Zarządzanie personelem – jak robić to efektywnie?

Zarządzanie personelem to złożone zadanie, które musi być perfekcyjnie zaplanowane, aby firma nie naraziła się na przestoje, a w skrajnych przypadkach również straty. Warto jednocześnie pamiętać, że zarządzanie zasobami ludzkimi nie powinno ograniczać się jedynie to wydawania określonych poleceń służbowych oraz egzekwowania wyników. Należy myśleć też o odpowiedniej komunikacji, która ma duży wpływ na morale zespołu, jak i narzędziach ułatwiających cały proces. Koniecznie sprawdź, jak wykorzystać tę wiedzę do efektywnego zarządzania!

Efektywne zarządzanie personelem a komunikacja wewnętrzna w miejscu pracy

Zarządzanie zasobami ludzkimi (ZZL), znane również jako zarządzanie personelem lub Human Resources Management (HRM), to dziedzina zarządzania, która koncentruje się na optymalnym wykorzystaniu potencjału ludzkiego w organizacji, aby wspierać realizację jej celów strategicznych i operacyjnych. Zarządzanie personelem obejmuje działania umożliwiające ludziom pracującym i zatrudniających ich organizacjom uzgodnienia w obszarze spraw pracowniczych. Do uzgodnień tych niezbędna jest skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie. Jest to proces, który polega na nieustannej wymianie informacji pomiędzy pracownikami, kadrą zarządzającą i zespołami. Dbanie o to, aby przebiegała ona płynnie, zapewnia całej firmie sprawne funkcjonowanie. Wszelkie problemy komunikacyjne podczas zarządzania personelem mogą generować duże problemy, a one niejednokrotnie mają negatywny wpływ na działanie całej struktury organizacyjnej. Mogą negatywnie oddziaływać na proces podejmowania decyzji, realizację określonych zadań, jak i kontakt w zespole. 

Metody komunikacji wewnętrznej w firmach

Istnieje wiele metod na zorganizowanie komunikacji wewnętrznej w firmie, aby wspierać efektywne planowanie zasobów ludzkich. Wybór odpowiedniej w dużej mierze zależy od typu firmy, ilości pracowników i branży – inaczej przebiega bowiem komunikacja w firmie produkcyjnej, inaczej w logistycznej, a jeszcze inaczej w agencji reklamowej, która działa projektowo. Istnieją jednak stałe elementy, o które warto zadbać, aby zarządzanie personelem przebiegało sprawnie.

Pamiętaj o regularnych spotkaniach

Pierwszym elementem zarządzania personelem, o którym warto pamiętać, są regularne spotkania. W zależności od specyfiki działań firmy i ilości pracowników mogą to być spotkania całej kadry lub tylko danego zespołu. Ważne, aby odbywały się one regularnie, a poruszane na nich tematy dotyczyły aktualnych wydarzeń z życia firmy, projektów i ewentualnych trudności. Tego typu spotkania, które można określić mianem operatywek, mają pozytywny wpływ zarówno na organizację pracy, jak i integrację całego zespołu.

Chcąc dowiedzieć się więcej na ten temat, warto zapoznać się z artykułem o zarządzaniu, a komunikacją wewnętrzną w firmie.

Chcesz efektywnie zarządzać personelem? Scentralizuj komunikację

Istotnym elementem, który wchodzi w zakres zarządzania zasobami ludzkimi, jest wybór oficjalnego kanału lub narzędzia wspomagającego komunikację. Można ustalić, że ważne informacje czy dokumenty przesyłane są wyłącznie drogą mailową, zaś bieżące rozmowy na temat aktualnych działań czy projektów odbywają się na firmowym czacie. Zbyt duża ilość programów do komunikacji sprawia, że jakaś informacja nie dociera w odpowiednim czasie do danej osoby, co może powodować trudności w bieżących działaniach. 

Grafik pracy to podstawa

Kolejnym elementem, wpisującym się w zakres zarządzania personelem, jest planowanie grafiku. Podczas jego tworzenia w pierwszej kolejności należy uwzględnić aktualne przepisy, które regulują tę kwestię, m.in. przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy, minimalne okresy odpoczynku między zmianami, dobę pracowniczą czy ilość godzin, które pracownik musi poświęcić na pracę w danym miesiącu, aby zmieścić się w normie etatu, na jaki jest zatrudniony.

Jednak oprócz przepisów prawnych, konieczne jest także dostosowanie harmonogramu do zapotrzebowania. Na rynku dostępne są dedykowane programy, takie jak Kadromierz, które umożliwiają stworzenie grafiku pracy na podstawie predykcji. Dzięki temu można łatwo zaplanować optymalną obsadę stanowisk według faktycznego zapotrzebowania na personel.

Jednocześnie warto pamiętać, że planowanie grafiku ma bezpośredni wpływ na codzienne życie pracownika, dlatego w miarę możliwości należy uwzględnić również życzenia urlopowe personelu, a także ewentualne prośby grafikowe odnośnie preferowanych godzin pracy w danym dniu – zwłaszcza w miejscach, w których praca odbywa się często w nieregularnych godzinach (sklepy, restauracje, hotele).

Należy również zadbać o to, aby pracownik miał stały wgląd w grafik pracy, a o wszelkich zmianach był informowany odpowiednio wcześnie.

Sprawdź, jak zaplanować grafik pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Dobrze zaplanuj poszczególne zadania

Gdy uregulowane zostaną wszelkie kwestie związane z grafikiem, przejść można do ogólnego planowania pracy i przydzielania zadań pracownikom. Sposób, w jaki firma podchodzi do tej kwestii, jest w dużym stopniu uzależniony od tego, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo. Niezależnie jednak od branży, czy specyfiki działania, istnieją stałe elementy, o które należy zadbać, jeżeli w grę wchodzi zarządzanie personelem. Przydzielanie zadań pracowników powinno się opierać na ich wiedzy, doświadczeniu, jak i odpowiednich kwalifikacjach. Ich umiejętności decydują o tym, jak będzie przebiegać realizacja poszczególnych zadań. Każdy pracownik powinien być dokładnie poinformowany o tym, jakie działania musi zrealizować w danym czasie, jakie są terminy, a także do kogo powinien zgłosić się w razie ewentualnych trudności. Jak radzić sobie w takiej sytuacji?

Narzędzia do efektywnego zarządzania personelem

Niewątpliwie z pomocą przychodzą wspomniane wcześniej operatywki oraz… internetowe narzędzia. Obecnie na rynku dostępnych jest mnóstwo platform, które w znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie zespołem pracowników. Większość z nich dostępna jest w wersji darmowej, lecz w bardzo okrojonej wersji. Chcąc zarządzać większą ilością pracowników, planować złożone projekty, czy dysponować zaawansowanymi funkcjami, zazwyczaj przedsiębiorca zmuszony jest do zaopatrzenia się w płatne wersje danego oprogramowania.

Warto pamiętać, że tego typu narzędzia często mogą okazać się wręcz niezbędne. Taka sytuacja ma miejsce zazwyczaj wtedy, gdy w firmie jednocześnie realizowanych jest wiele złożonych projektów, za których powodzenie odpowiedzialnych jest wielu pracowników – a czasem nawet zespołów. Może się wtedy okazać, że narzędzie, w którym będzie można w przejrzysty sposób zapisać wszystkie zadania i terminy, a także przypisać do danego zadania odpowiednią osobę, w bardzo dużym stopniu usprawni pracę. 

Zadbaj o komfort swoich pracowników

Zarządzanie personelem to niewątpliwie trudne zadanie. Istnieją jednak narzędzia, dzięki którym cały proces można znacznie ułatwić. Jednym z nich jest aplikacja mobilna Kadromierz, która umożliwia efektywne zarządzanie czasem pracy. Posiada ona takie funkcje jak: grafik pracy online, rejestracja czasu pracy, ewidencja czasu pracy czy elektroniczne wnioski urlopowe. Aplikacja poprawia komfort zarówno pracodawcom, jak i pracowników m.in. poprzez ułatwienie procesu wnioskowania o urlop, składnie próśb grafikowych, wymianę zmian między pracownikami czy błyskawiczne otrzymywanie powiadomień o nowym grafiku i jego zmianach.