Zmniejszenie etatu – kiedy możemy to zrobić?

Zmiana wymiaru czasu pracy, zwłaszcza jego zmniejszenia, to częsta sytuacja w relacjach pracodawca-pracownik. Istnieje kilka scenariuszy, w których może dojść do zmniejszenia etatu, zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy. W niniejszym artykule przeanalizujemy różne warianty tej sytuacji.

Kiedy pracodawca może zmniejszyć etat pracownikowi?

Dla wielu pracowników zmniejszenie etatu umowy o pracę stanowi ostateczny krok, który ma utrzymać ich na dotychczas zajmowanym stanowisku. Pracodawcy uznają taką procedurę za „bramkę”, dzięki której mogą oszczędzić zatrudnionemu zwolnienia. Nie da się zatem ukryć, że decyzja o wdrożeniu tego kroku zazwyczaj jest podejmowana przez przełożonego w kryzysowych sytuacjach. Co więcej, może on dokonać tego na dwa sposoby.

Porozumienie zmieniające a wypowiedzenie zmieniające

W każdej firmie zmniejszenie etatu pracy może odbywać się na dwóch zasadach. Pierwsza z nich – porozumienie zmieniające – zakłada zawarcie porozumienia między obydwoma stronami co do zmian, wprowadzanych w warunkach zatrudnienia. W tej sytuacji obniżenie etatu odbywa się więc za zgodą pracownika, poprzez przedstawienie mu nowych reguł umowy. Co więcej, ich wdrożenia nie musi poprzedzać żaden okres przejściowy, zatem zaczynają one obowiązywać w momencie podpisania stosownych dokumentów przez obie strony.

Nie każdy pracownik przychylnie podchodzi jednak do powyższego sposobu obniżenia wymiaru czasu pracy. Jeżeli więc przełożony spodziewa się komplikacji, może skorzystać z drugiego sposobu na obniżenie etatu – czyli wypowiedzenia zmieniającego. Jak sama nazwa wskazuje, operuje ono na rozwiązaniu dotychczas obowiązującej umowy i narzuceniu pracownikowi nowych warunków zatrudnienia. Co więcej, przełożony w żaden sposób nie musi wcześniej konsultować z pracownikiem wprowadzanych zmian. Podwładny zaś może zdecydować się na przyjęcie nowej wersji umowy lub ją odrzucić. W drugim przypadku jest to jednak tożsame z pożegnaniem się ze stanowiskiem pracy z upływem okresu wypowiedzenia, które obowiązuje na danej umowie.

Co ważne, jeśli pracownik nie złoży odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, wówczas uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Warto przy tym pamiętać, że takie pismo wypowiadające warunki pracy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. Jeśli pracodawca nie zamieści takiej informacji, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie.

Sprawdź, jak wygląda praca na pół etatu.

Zmniejszenie etatu pracy bez zgody pracownika

Oba z powyższych sposobów na zmniejszenie etatu pracy zakładają, że przełożony musi wcześniej poinformować pracownika o swoich poczynaniach. Niemniej jednak pandemia koronawirusa sprawiła, że reguły te uległy zmianom. Akceptowalne są dwa wyjątki, kiedy to etat zatrudnionego może zostać obniżony bez jego akceptacji. Zgodnie z art. 15gb. ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, przełożony może objąć pracownika okresem przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy, bez jego zgody. W przeciwnym razie obniżenie wymiaru etatu bez zgody pracownika będzie niemożliwe.

Zmniejszenie etatu na wniosek pracownika

Czasami zdarza się tak, że to pracownik wychodzi z inicjatywą zmiany wymiaru czasu pracy – i jak najbardziej ma do tego prawo. W tym celu musi złożyć odpowiedni wniosek o obniżenie wymiaru etatu. Jednak pracodawca może, ale nie musi wyrazić na niego zgody – chyba, że wniosek składa pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego. Wówczas wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy jest wiążący.

Składając wniosek do pracodawcy o obniżenie wymiaru etatu, należy zawrzeć w nim przede wszystkim:

• imię i nazwisko,
• proponowany nowy wymiar czasu pracy,
• okres, w którym ma obowiązywać zmiana wymiaru etatu,
• uzasadnienie wniosku obniżenia wymiaru etatu,
• podpis pracownika.

Ważne jest, aby wniosek odzwierciedlał realne potrzeby pracownika, które przedstawione będą w uzasadnieniu. Wówczas istnieje duża szansa, że pracodawca zaakceptuje podanie o zmniejszenie etatu.

Obniżenie wymiaru czasu pracy z powodu urlopu wychowawczego

Jednym z częstych powodów składania podania o zmniejszenie wymiaru etatu jest korzystanie z urlopu wychowawczego. W tym przypadku sytuacja wygląda zupełnie inaczej niż w zwykłym zmniejszeniu etatu na wniosek pracownika, gdyż jest to uregulowane przez Kodeks pracy. Zgodnie z przepisami, pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego ma prawo do zmniejszenia liczby godzin pracy, zachowując częściowy etat. Taka zmiana wymiaru pracy może być zastosowana aż do momentu, gdy dziecko osiągnie określony wiek.

Dokładnie mówi o tym art. 186. 7. § 1.:

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

W związku z powyższym pracodawca nie ma prawa odmówić obniżenia wymiaru czasu pracy pracownikowi uprawnionemu do urlopu wychowawczego, jeżeli złoży odpowiedni wniosek.

Wówczas zmniejszenie etatu po macierzyńskim urlopie stanowi ważne wsparcie dla rodziców, którzy nie chcą rezygnować całkowicie z aktywności zawodowej, jednocześnie poświęcając więcej czasu na opiekę nad dzieckiem.

Sprawdź, czy możliwe jest obniżenie wynagrodzenia pracownikowi.

Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy uprawnionych do urlopu wychowawczego

Zgodnie z Kodeksem pracy wniosek o obniżenie wymiaru etatu pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego należy złożyć na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy.

Wniosek powinien zawierać dane, takie jak:

• imię i nazwisko pracownika,
• imię i nazwisko dziecka, na które przysługuje urlop wychowawczy,
• wskazanie wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik zamierza wykonywać pracę,
• okres, w którym pracownik zamierza pracować w obniżonym wymiarze czasu pracy.

Oprócz tego pracownik ubiegający się obniżenia wymiaru czasu pracy powinien dołączyć do wniosku dokument potwierdzający urodzenie dziecka, na które przysługuje urlop wychowawczy.

Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku.