Lista płac – co powinna zawierać?

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników nie mają obowiązku sporządzania listy płac. Jednak dobrze jest ją prowadzić, chociażby dlatego, że stanowi podstawę dla prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej oraz dokumentów ubezpieczeniowych. Sprawdź, co powinno się znaleźć na liście płac!

Co zawiera przykładowa lista płac?

Lista płac to dokument, który potwierdza rozliczenie wynagrodzeń pracowników zatrudnianych przez dane przedsiębiorstwo wraz z należnymi składkami na rzecz ZUS oraz zaliczkami na podatek dochodowy. Aby stworzyć listę płac, pracodawca musi dysponować niezbędną dokumentacją. Należy posiadać:

• umowę o pracę,
• listę obecności,
• kartę ewidencji czasu pracy – która uwzględnia m.in. godziny nadliczbowe, godziny pracy w dni wolne i święta, godziny nocne czy godziny postojowe,
• oświadczenie PIT-2 – jest potrzebne do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia oraz dotyczy kosztów uzyskania przychodu,
• świadectwa pracy pracownika z wcześniejszych miejsc zatrudnienia (dokumentuje ono m.in. kwestię wykorzystania urlopów z tytułu wychowania dziecka),
• informacje dotyczące przysługujących pracownikowi premii.

Indywidualna lista płac sporządzana w przedsiębiorstwie powinna zawierać:

• nazwę firmy,
• okres, za który obowiązuje lista,
• imię i nazwisko pracownika,
• datę wypłaty wynagrodzenia,
• numer lub nazwę listy płac,
• podpisy osób sporządzających dokument,
• wynagrodzenie zasadnicze + poszczególne składniki.

Części składowe wynagrodzenia to:

• dodatki do wynagrodzenia, m.in. premie i prowizje,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• składki na ubezpieczenia społeczne — finansowane przez pracodawcę i pracownika,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne oraz kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne — wyliczona oraz odliczona od podatku dochodowego,
• koszt uzyskania przychodu,
• podstawa naliczania podatku dochodowego,
• obowiązująca kwota wolna od podatku,
• zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego,
• zrealizowane potrącenia, np. na rzecz komornika lub z tytułu uczestnictwa w ubezpieczeniu grupowym w zakładzie pracy,
• wysokość wynagrodzenia netto, „na rękę”.

Wzór listy płac powinien być tworzony na podstawie ewidencji czasu pracy, podpisaną przez strony umowę o pracę oraz zestawienie przysługujących pracownikowi dodatkowych składników wynagrodzenia.

Lista płac w formie elektronicznej

Podobnie, jak wiele innych rodzajów dokumentów, swoje odzwierciedlenie w formie elektronicznej może znaleźć także lista płac. Wzór w programie Excel – jeżeli jest odpowiednio sporządzony – będzie stanowił znaczne ułatwienie dla pracowników obsługi księgowo-kadrowej. Jeszcze więcej funkcjonalności oferują specjalne programy, zaprojektowane konkretnie dla osób zajmujących się tworzeniem i weryfikacją list płac, które można w łatwy sposób zintegrować z programami do układania grafiku pracy, takimi jak Kadromierz.

Do największych zalet takiego oprogramowania należy funkcja automatycznego wyliczania składek emerytalnych, rentowych, zdrowotnych, tych na ubezpieczenie chorobowe czy trafiających na fundusze pracy oraz gwarantowanych świadczeń pracowniczych. Dzięki temu pojedyncze dni urlopu bądź zwolnienia lekarskiego nie powodują konieczności liczenia wszystkiego od nowa. Aplikacja samodzielnie koryguje wartości zobowiązań. Wyświetla ona także stosowne komunikaty, jeżeli wynagrodzenie danego pracownika jest zwolnione z niektórych składek (zwłaszcza tych na Fundusz Pracy bądź Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Lista wynagrodzeń – o czym należy pamiętać?

Omawiany dokument może obejmować jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W przypadku wykonawców (umowa o dzieło) lub zleceniobiorców (umowa zlecenie) sporządza się rachunki i to one stanowią podstawę do wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli listę płac prowadzi się w formie elektronicznej, warto pamiętać o dostosowaniu jej do druku oraz przechowywaniu kopii na dysku zewnętrznym lub odpowiednio zabezpieczonym serwerze znajdującym się poza siedzibą firmy. Dzięki temu zapobiegnie się utracie dokumentacji na skutek zdarzeń losowych, np. zalania biura.

Sprawdź, jak wygląda lista płac w małych i średnich firmach.