Lista obecności pracowników – co powinieneś wiedzieć?

Prowadzenie listy obecności pracowników należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Stanowi ona podstawę do naliczenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń należnych pracownikowi. Jej poprawność może zostać zakwestionowana przez przedstawiciela Państwowej Inspekcji Pracy podczas kontroli.

Lista obecności godzinowa nie zastępuje karty ewidencji pracy

Warto wiedzieć, że – wbrew obiegowym opiniom – sam dokument z podpisami pracownika przy każdym z dni miesiąca nie jest wystarczający. Na pracodawcy ciąży bowiem także obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Dopiero, jeżeli lista obecności godzinowa będzie jednocześnie zawierała wszystkie informacje, jakie powinny znaleźć się we wspomnianej karcie, dokument może pełnić obie role. Jego dokładne i rzetelne prowadzenie pozwoli m.in. prawidłowo określić liczbę godzin nadliczbowych.

UWAGA: lista obecności nie zawsze jest tym samym, co karta ewidencji czasu pracy! Ten drugi dokument opisaliśmy tutaj: prowadzenie karty ewidencji czasu pracy.

Spisz procedury w regulaminie pracy

W kwestii potwierdzenia przybycia pracownika do pracy obowiązujące przepisy pozostawiają pewną przestrzeń dla pracodawców. Ważne jednak, by procedura została opisana w regulaminie pracy – dokumencie, który każda nowo zatrudniona osoba otrzymuje w terminie do 7 dni od zawarcia umowy o pracę. W wielu zakładach do monitorowania godzin pracy wykorzystuje się fakt zalogowania pracownika w systemie informatycznym czy wprowadzenia karty magnetycznej do czytnika. Niekiedy pracownik jest zobowiązany, by po prostu zgłosić się osobiście do przełożonego. Ten z kolei odnotowuje w prowadzonej przez siebie dokumentacji, które z zatrudnionych osób nie stawiły się danego dnia w pracy. Sporządzoną listę obecności pracownicy podpisują np. pod koniec tygodnia lub miesiąca.

Stwórz listę obecności w wersji elektronicznej

Jeżeli nie ma ścisłych wytycznych od ustawodawcy, wielu pracodawców zadaje sobie pytanie: jak powinna wyglądać optymalna lista obecności? Godzinowa wersja tego dokumentu wydaje się najlepszym rozwiązaniem, zwłaszcza w wersji elektronicznej. Dostępnych jest wiele aplikacji oraz interfejsów, które samodzielnie sumują czas pracy w danym miesiącu. Pozwalają one także wprowadzać dane dot. dyspozycyjności pracowników i wyświetlać je na etapie układania grafiku oraz wskazują ewentualne konflikty z przepisami Kodeksu pracy.

Lista obecności będzie zdecydowanie dokładniejsza, jeżeli wykorzysta się do jej tworzenia urządzenie elektroniczne. Zarejestruje ono precyzyjnie czas, w którym pracownik przychodzi do pracy lub opuszcza zakład. Dane te mogą być na bieżąco udostępniane kierownikowi, który aktualnie przebywa np. w delegacji. Pozwala to zachować większą kontrolę nad dyscypliną i skutecznie zwalcza zakusy niektórych pracowników, planujących szybsze wyjście z pracy, gdy ich przełożony nie znajduje się aktualnie na miejscu.

Przekonaj się sam o skuteczności takich rozwiązań korzystając z 14-dniowego darmowego okresu próbnego w platformie Kadromierz.