jak prowdzić kartę ewidencji czasu pracy - wpis

Prowadzenie karty ewidencji czasu pracy

Ewidencjonowanie czasu pracy nie jest jedynie czynnością, mającą ułatwić zapanowanie nad ilością przepracowanych godzin. To obowiązek, spoczywający na każdym pracodawcy i nie jest tożsamy z grafikiem pracy lub listą obecności. Dokumentację należy zachowywać w razie kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, w przeciwnym razie inspektor PIP może nałożyć grzywnę lub skierować sprawę do sądu.

Jak prowadzić karty ewidencji czasu pracy?

Dane pochodzące ze strony Państwowej Inspekcji Pracy jasno określają kto i w jakim celu powinien prowadzić takie zestawienie. Otóż zobowiązany jest do tego każdy szef firmy, bez względu na liczbę zatrudnionych osób i stosunek nawiązania pracy. Wyjątkiem są osoby:

  • Pracujące w systemie zadaniowym,
  • Zarządzające firmą w imieniu pracodawcy,
  • Otrzymujące ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Ewidencję należy prowadzić czytelnie i rzetelnie tak, by na jej podstawie móc określić prawidłową wartość wynagrodzenia, wskazując przy tym godziny i minuty faktycznego rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dokumentację można prowadzić elektronicznie za pomocą systemu np. Kadromierz, w arkuszu kalkulacyjnym albo w formie pisemnej. Liczba rubryk musi odpowiadać zapotrzebowaniu na ustalenie liczby godzin. Powinny być także zostać wyróżnione godziny, po których przepracowaniu osoba zatrudniona ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia czasu wolnego lub rekompensaty w postaci nadprogramowego dnia wolnego.

Ponadto istnieje także obowiązek ewidencjonowania wszystkich dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych. W przypadku zatrudniania osób młodocianych, należy także uwzględnić czas przy pracach wzbronionych młodocianym, w ramach odbycia praktyk i przygotowania zawodowego. Razem z ewidencją powinno się przechowywać niektóre dokumenty takie jak: pisemne wnioski o wolne za nadgodziny, czy zgody na wyjścia prywatne w godzinach pracy z propozycjami terminu odpracowania.

Przepisy natomiast nie ustalają, na jakie okresy musi być prowadzona taka ewidencja. Właściciel firmy sam może o tym zadecydować, ale zgodnie z art. 85 k.p. wynagrodzenie musi być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu. W praktyce najczęściej ewidencja czasu pracy jest ustalana właśnie na okresy miesięczne, gdyż to najwygodniejsze i najpraktyczniejsze rozwiązanie.

Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenie ewidencji czasu pracy

Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić ewidencję podwładnemu na jego żądanie oraz na wezwanie organów takich jak Państwowa Inspekcja Pracy. Oryginał jest zawsze własnością firmy i nie może zostać oddany, dlatego w takim wypadku należy wykonać kopię dokumentu lub udostępnić ewidencję do wglądu.

Zgodnie z art. 281 k.p. brak ewidencji lub naruszenie przepisów może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości do 2000 zł, a nawet do 30 000 zł, gdy Inspektor Pracy wystąpi w charakterze oskarżyciela przed sądem grodzkim. Dotkliwe kary stosowane są także w przypadku fałszowania ewidencji. Za takie przewinienie przedsiębiorcę spotka kara od 3 miesięcy do nawet 5 lat pozbawienia wolności.

Planowane zmiany

Resort pracy szykuje prawdziwą rewolucję, która w swoim projekcie zakłada m.in. wprowadzenie obowiązkowej ewidencji czasu pracy współpracowników. Do tej pory nie było takiego obowiązku – jak podkreślają sami eksperci, może on być uciążliwy dla przedsiębiorców. Nowe przepisy według resortu pracy powinny wejść w życie 1 lipca 2016 roku.

Więcej o planowanych zmianach przeczytasz tutaj.

Sprawdź również 10 praktycznych wskazówek na temat prowadzenia kart ewidencji czasu pracy.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.