Zastępstwo w pracy za nieobecnego pracownika

Nieobecność pracownika może być wynikiem choroby, urlopu, delegacji czy innych przyczyn losowych. W takiej sytuacji ważne jest, aby praca przedsiębiorstwa lub działu nie została zakłócona, co wymaga efektywnej organizacji i odpowiedzialnego podejścia ze strony zarówno pracodawcy, jak i zastępującego pracownika. W artykule omówimy kluczowe kwestie związane z zastępowaniem nieobecnych pracowników, w tym obowiązki pracodawców, wyzwania, jakie mogą napotkać, oraz prawa i obowiązki pracowników w takiej sytuacji.

Kodeks pracy a zastępstwo na czas urlopu

Według art. 152 Kodeksu pracy każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego pracownik nie może się zrzec.

Co do zasady, pracodawca powinien udzielać urlopu w terminie ustalonym w planie urlopów lub w porozumieniu z pracownikami. W obu przypadkach zatrudnieni powinni złożyć wnioski z określonym terminem planowanego wypoczynku.

Oczywiście, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w terminie określonym w planie urlopów. Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Za organizację pracy odpowiedzialny jest pracodawca. Według art. 94 pkt 2 Kodeksu pracy za zachowanie ciągłości pracy odpowiada pracodawca, zatem za wyznaczenie zastępstwa w pracy za pracownika odpowiada jego przełożony. Pracodawca nie może uzależnić udzielania urlopu pracownikowi od zobowiązania się innego współpracownika do przejęcia jego obowiązków.

Sprawdź, ile wynosi płaca minimalna w 2025 roku.

Zastępstwo pracownika na zwolnieniu lekarskim

Nieobecność pracownika z powodu zwolnienia lekarskiego może zakłócić ustalony plan pracy, stawiając pracodawcę przed wyzwaniem zarządzania pozostałym personelem. W takiej sytuacji często należy wprowadzić do zmiany w grafiku, aby zapewnić ciągłość procesów. W tym celu często należy przeorganizować zespoły, aby powierzyć obowiązki nieobecnego pracownika innym pracownikom. To z kolei utrudnia dostosowanie grafiku do wymogów Kodeksu pracy oraz wiąże się z koniecznością nadgodzin i wzrostem kosztów związanych z pracownikami.

Dlatego ważne jest, aby w sytuacji zwolnienia lekarskiego mądrze zarządzać grafikiem pracy, aby uniknąć naruszenia przepisów prawa, nadmiernych kosztów oraz nadmiernego obciążenia pracowników dodatkowymi obowiązkami.

Aby efektywnie tworzyć grafik pracy, warto skorzystać z narzędzi, które usprawnią ten proces. Kadromierz to specjalistyczny program, który umożliwia szybkie stworzenie harmonogramu czasu pracy. Pozwala on błyskawicznie układać grafik zgodnie z przepisami oraz na podstawie zapotrzebowanie i dyspozycyjność. Ponadto Kadromierz umożliwia wymianę zmiany. W sytuacji, gdy pracownik nie może przyjść w danym dniu do pracy, może stworzyć prośbę o wymianę zmiany oraz zaproponować pracowników, którzy mogliby przejąć zmianę.

Kogo wyznaczyć na zastępstwo w pracy?

Aby zapewnić prawidłową organizację pracy podczas nieobecności pracownika, pracodawca może skorzystać z obecnych członków zespołu, rozdzielając obowiązki nieobecnej osoby między nich. Jest to najprostszy i najbardziej ekonomiczny sposób na utrzymanie płynności pracy, zwłaszcza w okresie urlopowym. Jednakże ważne jest, aby przekazywane zadania mieściły się w zakresie kompetencji i uprawnień tych pracowników, ponieważ powierzenie im obowiązków wykraczających poza ich kwalifikacje może prowadzić do błędów lub problemów prawnych.

W celu zapobiegania takim sytuacjom wiele firm zatrudnia co najmniej dwie osoby na kluczowe stanowiska, aby mogły wzajemnie się zastępować w czasie nieobecności z powodu urlopu lub choroby. Chociaż takie rozwiązanie jest skuteczne, może prowadzić do pracy w godzinach nadliczbowych dla zastępującego pracownika, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami i koniecznością odpowiedniego wynagrodzenia za dodatkowy czas pracy.

Oddelegowanie pracownika w ramach zastępstwa w pracy

Pracodawca może też przekazać obowiązki nieobecnego pracownika innej osobie. Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, zastępca może wykonywać powierzone zadania przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia, a wykonywane zadania muszą odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Warto pamiętać, że Kodeks pracy nie wymaga szczególnej formy powierzenia obowiązków. Zatem polecenie służbowe w sprawie przesunięcia pracownika do innej pracy może zostać wydane w formie ustnej. Pracownik musi się zastosować do takiego polecenia ustnego, jeśli jest zgodne z obowiązującą umową o pracę i jego kwalifikacjami.

Odmowa zastępstwa w pracy

Pracownik nie może odmówić polecenia służbowego, które zakłada dodatkowe zadania w ramach jego kompetencji. Zatem pracownik na tym samym lub podobnym stanowisku, może zastępować współpracownika, mając odpowiednią wiedzę i kompetencje. 

Oczywiście pracodawca powinien wziąć pod uwagę czy pracownik jest dalej w stanie wykonywać swoją pracę efektywnie w obliczu nowych obowiązków. Należy również pamiętać, że dodatkowe zadania często wiążą się z godzinami nadliczbowymi, za które pracownikowi należy się dodatek do pensji.

Natomiast w przypadku powierzenia dodatkowych obowiązków wykraczających poza warunki pracy określone w umowie na okres dłuższy niż 3 miesiące, należy zawrzeć porozumienie zmieniające. Takie porozumienie wymaga jednoznacznej zgody pracownika, a zmiany w nim zawarte wchodzą w życie we wskazanym dniu.

Długotrwałe zastępstwo w pracy

Czasami jednak nieobecności pracowników mają charakter długotrwały. Wówczas zastępowanie pracownika może okazać się problematyczne. W takim przypadku dobrym pomysłem może okazać się zatrudnienie nowej osoby. Można to zrobić na dwa następujące sposoby:

Umowa na zastępstwo

Innym sposobem na zastąpienie nieobecnego pracownika podczas nieobecności jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na zastępstwo. Jest to szczególny rodzaj umowy o pracę zawierany na czas określony. Istotnym elementem umowy na zastępstwo jest określenie terminu jej zakończenia, który jest dniem powrotu zastępowanego pracownika.

Warto zauważyć, że umowa na zastępstwo nie podlega czasowym ani liczbowym limitom zawierania umów na czas określony. Oznacza to, pracodawca może przedłużyć lub zawrzeć nową umowę na zastępstwo bez ryzyka, że przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony. Jest to szczególnie pomocne, w przypadku gdy nieobecność zastępowanego pracownika się wydłuża.

Umowa o pracę na zastępstwo to rozwiązanie używane w przypadku dłuższych nieobecności pracowników takich jak zwolnienie lekarskie czy urlop macierzyński. Podpisanie umowy w celu zastępstwa nieobecnego pracownika może mieć miejsce także w przypadku innej usprawiedliwionej nieobecności. Jednak nie jest ona powszechnie stosowana w przypadku krótszych nieobecności takich jak urlopy wakacyjne.

Praca tymczasowa

Gdy potrzebne jest zastępstwo w pracy za nieobecnego pracownika, pracodawca może także skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Taka instytucja odpowiedzialna jest za znalezienie odpowiednich pracowników na czas nieobecności osób przebywających na urlopach wypoczynkowych. 

To rozwiązanie jest zdecydowanie najdroższe i wiąże się z dużą liczbą formalności. Pracodawca musi opłacić usługi agencji pracy tymczasowej, która przeprowadza za niego proces rekrutacyjny. Ponadto musi zapewnić odpowiednie wynagrodzenie pracownikowi tymczasowemu. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest zaoszczędzenie czasu i zasobów, które należy poświęcić na proces rekrutacyjny nowego pracownika.