Zwolnienie lekarskie a grafik pracy
Przeczytaj w: 3 minuty
ostatnia aktualizacja: 09/04/2024
Zwolnienie lekarskie to czas, kiedy pracownik ze względów zdrowotnych nie może wykonywać swoich obowiązków zawodowych. Zmusza to wówczas pracodawcę do modyfikacji harmonogramu pracy i reorganizację pracy innych członków zespołu. W niniejszym artykule wyjaśnimy związek między zwolnieniem lekarskim a grafikiem pracy oraz przedstawimy, jak zwolnienia lekarskie wpływają na planowanie pracy.
Sprawdź, co znajdziesz w artykule:
Jak zwolnienie lekarskie wpływa na grafik pracy?
Zwolnienie lekarskie nawet jednego pracownika potrafi zaburzyć ustalony grafik pracy, stawiając przed pracodawcą wyzwanie dostosowania zadań i obowiązków pracowniczych. Pracodawca musi wówczas szybko reorganizować zespoły, by zapewnić ciągłość procesów roboczych, co często oznacza przesunięcia w harmonogramie i zastąpienie nieobecnego pracownika innymi członkami zespołu. To z kolei powoduje problemy w dostosowaniu grafiku do wymogów Kodeksy pracy oraz wiąże się z potrzebą nadgodzin i zwiększeniem kosztów pracowniczych.
Z tego względu konieczne jest rozsądne zarządzanie grafikiem w kryzysowych sytuacjach, aby nie dopuścić do złamania przepisów prawa, znacznego zwiększenia kosztów oraz przeciążenia pracowników nadmiarem obowiązków.
Zwolnienie lekarskie a grafik pracy – czy możliwe są zmiany?
Zwolnienie lekarskie pracownika często wymusza na pracodawcy zmianę grafiku w zespole. Dotyczy to konieczności znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika. I choć przepisy prawa nakazują przekazanie grafiku pracownikom z minimum tygodniowym wyprzedzeniem, to dokonanie w nim nagłych zmian wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy m.in. zwolnienia lekarskiego, jest jak najbardziej dopuszczalne. Ważne jednak, aby wszelkie modyfikacje odbywały się zgodnie z Kodeksem pracy, przepisami wewnątrzzakładowymi oraz informacjami zawartymi w umowach z pracownikami.
Sprawdź, kiedy zmiana grafiku pracy jest możliwa.
Czy pracodawca może zmienić grafik pracy pracownika przybywającego na zwolnieniu lekarskim?
Mimo tego, że zmiana rozkładu czasu pracy w zakładzie pracy jest dopuszczalna przez pracodawcę, to nie dotyczy ona zmiany harmonogramu dla pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Z tego względu pracodawca może zmienić czas pracy innym członkom zespołu, aby zorganizować zastępstwo, ale nie powinien dokonywać zmian w harmonogramie pracy nieobecnego.
Przykład:
Adam ma zaplanowany grafik pracy na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy tak, że znaczna część wymiaru czasu pracy przypada w pierwszej połowie miesiąca. Z kolei w drugiej połowie pozostaje tylko kilka dni. Niestety pracownik z początkiem miesiąca rozchorował się i skorzystał z 2-tygodniowego zwolnienia lekarskiego. Wówczas za każdy dzień niezdolności do pracy spowodowanej zwolnieniem przysługuje wynagrodzenie chorobowe. Czy w takim przypadku pracodawca może zmienić pracownikowi harmonogram, aby po zwolnieniu lekarskim miał on jednak zaplanowaną większą liczbę dni pracujących? Nie, takie postępowanie nie jest zgodne z prawem. Należy bowiem pamiętać, że według art. 130 miesięczny wymiar czasu pracy pracownika, ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
W związku z tym zwiększenie liczby godzin pracy po zwolnieniu lekarskim jest niedopuszczalne. Możliwa natomiast byłaby w tym przypadku zmiana dni pracujących np. przeniesienie z wtorku na środę, jeśli zaszłaby taka konieczność.
Kogo wyznaczyć na zastępstwo w grafiku pracy, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim?
Niestety wyznaczenie zastępstwa do grafiku pracy za osobę przebywającą na zwolnieniu lekarskim nie jest łatwym zadaniem. Po pierwsze na umowie o pracę konieczne jest przestrzeganie dozwolonego czasu pracy czy dobowego i tygodniowego odpoczynku od pracy. Po drugie wydłużenie czasu pracy często wiąże się z nadgodzinami, które niestety zwiększają koszty pracownicze. Po trzecie pracownicy mogą nie być zadowoleni ze zmian i pokrzyżowania im planów prywatnych, co w dłuższej perspektywie może skutkować dużą rotacją pracowników.
Odpowiedzią na to pytanie mogą być pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy lub osoby na umowie zleceniu. W przypadku niepełnoetatowców zwiększenie liczby godzin nie powoduje pracy w godzinach nadliczbowych, a wyłącznie w ponadwymiarowych. Wyjątkiem są sytuacje, jeśli strony postanowiły inaczej i zawarły to w umowie. Podobnie wygląda to na umowie zlecenie – nadgodziny nie są dodatkowo płatne. Ponadto nie trzeba przestrzegać limitu czasu pracy, ponieważ nie obowiązuje on na umowach cywilnoprawnych. Konieczna natomiast jest wówczas zgoda zleceniobiorcy na wykonywanie pracy w zaproponowanym terminie, ponieważ to zleceniobiorca powinien decydować o czasie świadczenia zlecenia.
Jak zarządzać grafikami pracy w okresie wzmożonych zwolnień lekarskich?
Z pewnością warto zacząć od zapobiegania nieobecnościom w pracy. W tym celu kluczowe może okazać się wprowadzenie premii za frekwencję, comiesięczne zbieranie próśb grafikowych, czy wcześniejsze ustalanie planów urlopów z poszanowaniem preferowanych terminów zatrudnionych. Zdecydowanie pozytywnie wpłynie to na motywacje pracowników oraz ich równowagę między życiem prywatnym a zawodowym.
Kolejnym aspektem przygotowania firmy na nagłe zwolnienia lekarskie jest jasna polityka zastępstw i zmian w grafiku. Zmiany oraz konieczność zastępstwa muszą być komunikowane zespołowi w sposób transparentny, by zminimalizować niepewność i zachować morale pracowników. Wszystkie kwestie z tym związane powinny znaleźć się w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.
Dotyczy to m.in. takich informacji jak:
- sposób informowania o nieobecnościach, w tym zwolnieniach lekarskich np. za pomocą elektronicznych wniosków urlopowych,
- kto zostaje wyznaczony na zastępcę w grafiku pracy,
- z jakim wyprzedzeniem i w jaki sposób należy poinformować o zastępstwie.
Wymiana zmian i zastępstwa pracownicze w aplikacji Kadromierz
Rozwiązaniem na nagłe zwolnienia lekarskie zakłócające grafik pracy jest Kadromierz. Jest to narzędzie do układania grafików pracy, w którym możliwe są błyskawiczne modyfikacje oraz wymiana zmian między pracownikami. W przypadku, gdy pracownik nie będzie mógł pojawić się w pracy z powodu choroby, jednym kliknięciem powiadomi o tym pracodawcę za pomocą aplikacji zainstalowanej na swoim telefonie. Dzięki automatyzacji pracodawca ekspresowo zweryfikuje, który z pracowników jest dostępny i dokona niezbędnej modyfikacji grafiku. Zastępca wówczas niezwłocznie otrzyma powiadomienie w aplikacji i prośbę o potwierdzenie.
Podobnie wygląda to w przypadku wymiany zmian między pracownikami. Kiedy któryś z nich gorzej się poczuje przed rozpoczęciem zmiany, bez problemu wymieni się dniem pracy z kolegą lub koleżanką z zespołu. Oczywiście aplikacja zweryfikuje, czy zmiana jest zgodna z Kodeksem pracy.
Oprócz tego narzędzie umożliwia szereg innych funkcji, takich jak: rejestracja czasu pracy i ewidencja czasu pracy.