Zwolnienie lekarskie a grafik pracy

Zwolnienie lekarskie to czas, kiedy pracownik ze względów zdrowotnych nie może wykonywać swoich obowiązków zawodowych. Zmusza to wówczas pracodawcę do modyfikacji harmonogramu pracy i reorganizację pracy innych członków zespołu. W niniejszym artykule wyjaśnimy związek między zwolnieniem lekarskim a grafikiem pracy oraz przedstawimy, jak zwolnienia lekarskie wpływają na planowanie pracy.

Jak zwolnienie lekarskie wpływa na grafik pracy?

Zwolnienie lekarskie nawet jednego pracownika potrafi zaburzyć ustalony grafik pracy, stawiając przed pracodawcą wyzwanie dostosowania zadań i obowiązków pracowniczych. Pracodawca musi wówczas szybko reorganizować zespoły, by zapewnić ciągłość procesów roboczych, co często oznacza przesunięcia w harmonogramie i zastąpienie nieobecnego pracownika innymi członkami zespołu. To z kolei powoduje problemy w dostosowaniu grafiku do wymogów Kodeksy pracy oraz wiąże się z potrzebą nadgodzin i zwiększeniem kosztów pracowniczych.

Z tego względu konieczne jest rozsądne zarządzanie grafikiem w kryzysowych sytuacjach, aby nie dopuścić do złamania przepisów prawa, znacznego zwiększenia kosztów oraz przeciążenia pracowników nadmiarem obowiązków.

Zwolnienie lekarskie a grafik pracy – czy możliwe są zmiany?

Zwolnienie lekarskie pracownika często wymusza na pracodawcy zmianę grafiku w zespole. Dotyczy to konieczności znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika. I choć przepisy prawa nakazują przekazanie grafiku pracownikom z minimum tygodniowym wyprzedzeniem, to dokonanie w nim nagłych zmian wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy m.in. zwolnienia lekarskiego, jest jak najbardziej dopuszczalne. Ważne jednak, aby wszelkie modyfikacje odbywały się zgodnie z Kodeksem pracy, przepisami wewnątrzzakładowymi oraz informacjami zawartymi w umowach z pracownikami.

Sprawdź, kiedy zmiana grafiku pracy jest możliwa.

Czy pracodawca może zmienić grafik pracy pracownika przybywającego na zwolnieniu lekarskim?

Mimo tego, że zmiana rozkładu czasu pracy w zakładzie pracy jest dopuszczalna przez pracodawcę, to nie dotyczy ona zmiany harmonogramu dla pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Z tego względu pracodawca może zmienić czas pracy innym członkom zespołu, aby zorganizować zastępstwo, ale nie powinien dokonywać zmian w harmonogramie pracy nieobecnego.

Przykład:

Adam ma zaplanowany grafik pracy na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy tak, że znaczna część wymiaru czasu pracy przypada w pierwszej połowie miesiąca. Z kolei w drugiej połowie pozostaje tylko kilka dni. Niestety pracownik z początkiem miesiąca rozchorował się i skorzystał z 2-tygodniowego zwolnienia lekarskiego. Wówczas za każdy dzień niezdolności do pracy spowodowanej zwolnieniem przysługuje wynagrodzenie chorobowe. Czy w takim przypadku pracodawca może zmienić pracownikowi harmonogram, aby po zwolnieniu lekarskim miał on jednak zaplanowaną większą liczbę dni pracujących? Nie, takie postępowanie nie jest zgodne z prawem. Należy bowiem pamiętać, że według art. 130 miesięczny wymiar czasu pracy pracownika, ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

W związku z tym zwiększenie liczby godzin pracy po zwolnieniu lekarskim jest niedopuszczalne. Możliwa natomiast byłaby w tym przypadku zmiana dni pracujących np. przeniesienie z wtorku na środę, jeśli zaszłaby taka konieczność.

Kogo wyznaczyć na zastępstwo w grafiku pracy, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim?

Niestety wyznaczenie zastępstwa do grafiku pracy za osobę przebywającą na zwolnieniu lekarskim nie jest łatwym zadaniem. Po pierwsze na umowie o pracę konieczne jest przestrzeganie dozwolonego czasu pracy czy dobowego i tygodniowego odpoczynku od pracy. Po drugie wydłużenie czasu pracy często wiąże się z nadgodzinami, które niestety zwiększają koszty pracownicze. Po trzecie pracownicy mogą nie być zadowoleni ze zmian i pokrzyżowania im planów prywatnych, co w dłuższej perspektywie może skutkować dużą rotacją pracowników.

Odpowiedzią na to pytanie mogą być pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy lub osoby na umowie zleceniu. W przypadku niepełnoetatowców zwiększenie liczby godzin nie powoduje pracy w godzinach nadliczbowych, a wyłącznie w ponadwymiarowych. Wyjątkiem są sytuacje, jeśli strony postanowiły inaczej i zawarły to w umowie. Podobnie wygląda to na umowie zlecenie – nadgodziny nie są dodatkowo płatne. Ponadto nie trzeba przestrzegać limitu czasu pracy, ponieważ nie obowiązuje on na umowach cywilnoprawnych. Konieczna natomiast jest wówczas zgoda zleceniobiorcy na wykonywanie pracy w zaproponowanym terminie, ponieważ to zleceniobiorca powinien decydować o czasie świadczenia zlecenia.

Jak zarządzać grafikami pracy w okresie wzmożonych zwolnień lekarskich?

Z pewnością warto zacząć od zapobiegania nieobecnościom w pracy. W tym celu kluczowe może okazać się wprowadzenie premii za frekwencję, comiesięczne zbieranie próśb grafikowych, czy wcześniejsze ustalanie planów urlopów z poszanowaniem preferowanych terminów zatrudnionych. Zdecydowanie pozytywnie wpłynie to na motywacje pracowników oraz ich równowagę między życiem prywatnym a zawodowym.

Kolejnym aspektem przygotowania firmy na nagłe zwolnienia lekarskie jest jasna polityka zastępstw i zmian w grafiku. Zmiany oraz konieczność zastępstwa muszą być komunikowane zespołowi w sposób transparentny, by zminimalizować niepewność i zachować morale pracowników. Wszystkie kwestie z tym związane powinny znaleźć się w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

Dotyczy to m.in. takich informacji jak:

• sposób informowania o nieobecnościach, w tym zwolnieniach lekarskich np. za pomocą elektronicznych wniosków urlopowych,
• kto zostaje wyznaczony na zastępcę w grafiku pracy,
• z jakim wyprzedzeniem i w jaki sposób należy poinformować o zastępstwie.

Wymiana zmian i zastępstwa pracownicze w aplikacji Kadromierz

Rozwiązaniem na nagłe zwolnienia lekarskie zakłócające grafik pracy jest Kadromierz. Jest to narzędzie do układania grafików pracy, w którym możliwe są błyskawiczne modyfikacje oraz wymiana zmian między pracownikami. W przypadku, gdy pracownik nie będzie mógł pojawić się w pracy z powodu choroby, jednym kliknięciem powiadomi o tym pracodawcę za pomocą aplikacji zainstalowanej na swoim telefonie. Dzięki automatyzacji pracodawca ekspresowo zweryfikuje, który z pracowników jest dostępny i dokona niezbędnej modyfikacji grafiku. Zastępca wówczas niezwłocznie otrzyma powiadomienie w aplikacji i prośbę o potwierdzenie.

Podobnie wygląda to w przypadku wymiany zmian między pracownikami. Kiedy któryś z nich gorzej się poczuje przed rozpoczęciem zmiany, bez problemu wymieni się dniem pracy z kolegą lub koleżanką z zespołu. Oczywiście aplikacja zweryfikuje, czy zmiana jest zgodna z Kodeksem pracy.

Oprócz tego narzędzie umożliwia szereg innych funkcji, takich jak: rejestracja czasu pracy i ewidencja czasu pracy.