Wynagrodzenie za urlop – jak obliczyć?

Urlop wypoczynkowy to jedno z fundamentalnych praw pracowniczych, które zapewnia możliwość odpoczynku i regeneracji sił niezbędnych do efektywnego wykonywania obowiązków zawodowych. Obok samego prawa do urlopu, równie istotne jest prawo do wynagrodzenia za czas jego trwania. Sprawdź, jak w praktyce ustalać wynagrodzenie urlopowe, bazując na przepisach Kodeksu pracy oraz szczegółowych zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Urlop wypoczynkowy a Kodeks pracy

Urlop wypoczynkowy to podstawowe prawo pracownika gwarantowane przez Kodeks pracy. Zgodnie z art. 152 § 1 Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie można się zrzec. Długość urlopu zależy od stażu pracy i wynosi odpowiednio:

• 20 dni – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
• 26 dni – dla tych ze stażem co najmniej 10-letnim.

Ważne jest, aby pamiętać, że do stażu pracy wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia oraz inne okresy, np. studia wyższe (8 lat). Urlop wypoczynkowy jest przyznawany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że pracownicy zatrudnieni na część etatu mają prawo do urlopu proporcjonalnego do wymiaru ich czasu pracy.

Dowiedz się więcej na temat urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – podstawa prawna

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy powinno być ustalane według zasad określonych w art. 172 Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, określonych w § 6-12 tego rozporządzenia.

Zgodnie z art. 172 KP wynagrodzenie urlopowe powinno być takie samo, jak wynagrodzenie, które pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie normalnie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia za czas urlopu są obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego urlop. Zazwyczaj okres ten dotyczy ostatnich trzech miesięcy, jednak w przypadku znacznego wahania wynagrodzenia, może być wydłużony do 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop przy stałym wynagrodzeniu?

Dla pracowników otrzymujących stałe miesięczne wynagrodzenie, obliczenie wynagrodzenia urlopowego jest bardzo proste. Stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wynagrodzeniu za urlop w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 Rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie w miesiącu, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego, będzie takie samo, jak gdyby wyłącznie wykonywał pracę.

Wynagrodzenie za urlop a zmienne składniki wynagrodzenia

W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia, aby obliczyć wynagrodzenie za czas przysługującego Ci wypoczynku, musisz poznać podstawę wynagrodzenia urlopowego. Podczas wyliczeń wynagrodzenia za urlop należy wziąć pod uwagę nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, m.in. dodatki za pracę w nocy, premie regulaminowe czy dodatki za nadgodziny.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wymienia szereg składników zmiennych, których nie należy uwzględniać we wspomnianych obliczeniach. Zgodnie z § 6 wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy nie obejmuje:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• nagród jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop?

Zgodnie z § 9 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej, wynagrodzenie za urlop oblicza się:

• dzieląc podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,

• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przykład – stałe wynagrodzenie

Załóżmy, że pan Marek zatrudniony na pełny etat otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 7000 zł brutto oraz 500 zł brutto dodatku funkcyjnego. W czerwcu bierze 10 dni urlopu, co odpowiada 80 godzinom (10 dni × 8 godzin).

Bez względu jednak na liczbę dni czy godzin wykorzystanego urlopu Pan Marek otrzyma wynagrodzenie w wysokości – 7 000,00 zł oraz 500,00 zł brutto dodatku funkcyjnego za czerwiec.

Przykład – zmienne składniki wynagrodzenia

Pani Maria w maju 2024 bierze 5 dni urlopu. Jest zatrudniona na pełny etat i otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia:

• wynagrodzenie podstawowe – 5000 zł miesięcznie,
• premie w ostatnich trzech miesiącach poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu – 600 zł, 800 zł i 700 zł.

W każdym z tych miesięcy Pani Maria przepracowała 168 godzin.

1. W pierwszym kroku należy zsumować składniki zmienne (w tym przypadku premie) z ostatnich trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu.

Wynagrodzenie zmienne: 600 zł + 800 zł + 700 zł = 2100 zł

2. Następnie należy ustalić liczbę godzin roboczych w danym okresie:

168 godzin × 3 miesiące = 504 godzin

3. Dalej należy podzielić zmienne składniki wynagrodzenia uzyskane w ciągu ostatnich 3 miesięcy przez liczbę godzin przypadających w danym okresie.

2100,00 zł : 504 h = 4,17 zł (za godzinę)

4. Pani Maria bierze 5 dni urlopu, co odpowiada 40 godzinom (5 dni × 8 godzin). W związku z tym otrzymany wynik należy pomnożyć się przez liczbę godzin, które Maria przepracowałaby według obowiązującego ją rozkładu czasu pracy, gdyby nie korzystała z urlopu.

4,17 zł x 40 h = 166,80 zł

Wypłata dla Pani Marii za maj 2024 r. wynosi 5000 zł wynagrodzenia podstawowego oraz 166,80 zł zmiennych składników wyngarodzenia.

Poznaj przyszłość zarządzania urlopami dzięki innowacyjnym funkcjom Kadromierza. Elektroniczne wnioski urlopowe to sposób na uproszczenie i przyspieszenie procesu wnioskowania o urlop w Twojej firmie. Zamiast czasochłonnych papierowych formularzy, skorzystaj z nowoczesnej, intuicyjnej platformy, która umożliwia składanie wniosków o urlop w kilka kliknięć, bez względu na to, gdzie jesteś. Automatyczne powiadomienia o złożonych wnioskach natychmiast trafiają do odpowiednich osób, co pozwala na szybkie zatwierdzenie lub odrzucenie. Kadromierz sprawia, że zarządzanie czasem staje się prostsze, bardziej efektywne i przyjemniejsze zarówno dla pracowników, jak i działu HR. Postaw na wygodę, nowoczesność i oszczędność czasu – wybierz Kadromierz i zrewolucjonizuj sposób zarządzania urlopami w swojej firmie już dziś!