Dyspozycyjność pracownika – czym jest i jak ją zbierać?

Dyspozycyjność pracownika jest kluczowym elementem, który wpływa na efektywność firmy. W dzisiejszych czasach jednak coraz bardziej pożądana przez pracowników jest elastyczność w miejscu pracy. Jak zatem połączyć te dwie kwestie? W tym artykule odpowiemy na to pytanie oraz doradzimy, jak skutecznie zbierać dyspozycyjność pracowników do grafiku pracy.

Czym jest dyspozycyjność pracownika?

Dyspozycyjność pracownika można zdefiniować jako gotowość do podjęcia pracy w godzinach wyznaczonych przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno dostępności w ramach harmonogramu pracy, jak i wykonywanie pracy w nadgodzinach spowodowanymi np. szczególnymi potrzebami pracodawcy. Ten aspekt zatrudnienia jest szczególnie istotny w branżach wymagających elastyczności czasowej, takich jak handel, gastronomia czy usługi.

Dyspozycyjność pracownika a Kodeks pracy

Niestety definicji dyspozycyjności nie znajdziemy w Kodeksie pracy. Możemy natomiast przeczytać, że pracownik w ramach stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie pracy wyznaczonym przez pracodawcę. Oznacza to, że zatrudniony pozostaje w dyspozycji pracodawcy i jest zobowiązany do wykonywania jego poleceń zgodnie z zawartą umową oraz przepisami wewnątrzzakładowymi. Umowa powinna zawierać informacje o miejscu wykonywania pracy, wymiarze i systemie czasu pracy oraz o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy (jeśli są z góry ustalone). Jeżeli pracownik nie ma ustalonych dokładnych godzin pracy, powinien stosować się do grafiku pracy ustalonego przez pracodawcę.

W przypadku nagłych zmian grafiku czy konieczności pracy w godzinach nadliczbowych pracownik również pozostaje w dyspozycji pracodawcy, jeśli nie jest to sprzeczne z umową. Informacje o zasadach odbywania się takich zmian powinny jednak zostać zamieszczone w przepisach wewnątrzzakładowych.

Należy pamiętać, że wymagania pracodawcy muszą być zgodne z Kodeksem pracy. Konieczne jest zachowanie m.in. doby pracowniczej, odpoczynku dobowego czy tygodniowego oraz dopuszczalnych godzin nadliczbowych tygodniowych. W przypadku konieczności odbycia nadgodzin pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych 50% lub 100%.

Jeśli jednak pracodawca zażąda pozostania w pracy w nadgodzinach, kiedy limit tygodniowy został przekroczony lub nie został spełniony warunek dotyczący czasu wolnego, wówczas jest to niezgodne z prawem.

Czy pracodawca musi zbierać dyspozycyjność od pracownika i się do niej stosować?

Zbieranie dyspozycyjności od pracowników, którzy pracują w nieregularnych godzinach lub zmiennych dniach pracy, jest dobrą wolą pracodawcy. Wszak to pracownik powinien dostosować się do dni i godzin pracy, które wyznaczy pracodawca w zależności od potrzeb firmy. Jest to jednak szczególnie zalecane – zarówno dla dobra pracownika, jak i pracodawcy. Pracownik, który nie ma możliwości połączenia życia zawodowego z prywatnym, z pewnością nie zostanie na długo w zakładzie pracy. Firma może wówczas zmagać się z dużą rotacją pracowników z powodu nieprzyjaznego środowiska pracy .

Z tego względu zdecydowanie warto umożliwić zatrudnionym wykluczenie niedogodnych terminów w każdym miesiącu przed rozpoczęciem planowania pracy.

Sprawdź, czym jest work-life balance.

Dyspozycyjność zleceniobiorcy

Zupełnie inaczej wygląda kwestia związana z umowami cywilnoprawnymi. W takich przypadkach zleceniodawca powinien ustalać ze zleceniobiorcą godziny i dni świadczenia zlecenia. W przeciwnym wypadku może to spowodować naruszenie art. 22 §  1 (2) Kodeksu pracy. Artykuł ten mówi o tym, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków typowych dla umowy o pracę, czyli m.in. zobowiązanie do wykonywania pracy określonego rodzaju w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę i pod jego kierownictwem.

Jak zbierać dyspozycyjność pracowników do grafiku pracy?

Dyspozycyjność pracownika należy zbierać przed rozpoczęciem planowania grafiku pracy i na jego podstawie zaplanować harmonogram. Metod jest wiele – może to być wydrukowana tabela ze wszystkim dniami miesiąca, zwykła wiadomość SMS bądź e-mail czy specjalny program do grafików pracy, w którym możliwe jest składanie dyspozycyjności i wniosków urlopowych. Wszystko zależy od Twoich preferencji.

Dyspozycyjność pracownika – wzór

Stworzenie jasnego i zrozumiałego wzoru zgłaszania dyspozycyjności może być kluczowe dla efektywnego zarządzania czasem pracy. Taki dokument powinien zawierać przede wszystkim miejsce na daty, w których pracownik jest niedostępny np. z powodu studiów czy wyjazdu. Może to być forma tabeli ze wszystkimi datami miesiąca, w których pracownicy będą wpisywać swoje nazwiska w przypadku niedogodnych godzin pracy lub terminów. Oprócz tego warto także umożliwić pracowniom miejsce na ewentualne ograniczenia np. gdy pracownik ma zaplanowanego lekarza, ale wizyta zajmie tylko godzinę, więc mimo tego może pojawić się w pracy. Raz stworzony wzór może być wykorzystywany do regularnego zbierania dostępności od pracowników, na podstawie którego będzie planowany harmonogram każdego miesiąca.

Dyspozycyjność pracownika zbierana w aplikacji Kadromierz

Nowoczesne technologie oferują rozwiązania, które znacznie ułatwiają zarządzanie dyspozycyjnością pracowników i planowanie pracy. Jednym z przykładów jest program Kadromierz, który pozwala na łatwe zbieranie dostępności online. Dzieje się to za pomocą aplikacji mobilnej – w której pracownicy składają dyspozycyjność czy wnioski urlopowe. Informacje o dostępności pracowników po zatwierdzeniu przez menadżera bezpośrednio trafiają do danych w elektronicznym grafiku pracy. Kiedy będziesz planować kolejny rozkład czasu pracy, wszystkie wykluczone dni przez pracowników będą zablokowane. Dzięki temu błyskawicznie wybierzesz osobę na daną zmianę, bez zbędnego analizowania, kto jest dostępny. To samo dotyczy wniosków urlopowych. Jeśli pracownik zgłosi w aplikacji urlop – podczas planowania grafiku informacja o tym będzie wyraźnie oznaczona.

Kolejną istotną funkcją narzędzia jest możliwość wymiany zmian przez pracowników czy wysyłanie powiadomień o zmianach grafiku. Jest to niezwykle przydatne w nagłych sytuacjach, kiedy niezbędna jest błyskawiczna reakcja pracowników.

Oprócz tego aplikacja ma także szereg innych funkcji, które zdecydowanie pomogą Ci skutecznie zarządzać pracownikami.

Podsumowanie

Dyspozycyjność w pracy zatrudnionych pracowników należy do obowiązków pracowniczych. Wszak każdy osoba nawiązująca stosunek pracy zobowiązuje się do świadczenia pracy w miejscu i czasie określonym przez pracodawcę. Warto jednak pamiętać, że brak elastyczności w czasie pracy może negatywnie wpłynąć na pracowników i ich motywację. Jeśli zatem w Twoim zakładzie pracy praca odbywa się zgodnie z zaplanowanym grafikiem, zacznij umożliwiać pracownikom składanie dyspozycyjności. Dzięki temu zaplanujesz harmonogram, który będzie dogodny dla każdego z zatrudnionych.