Kiedy grafik pracy powinien być przekazany pracownikom?

Termin przekazania pracownikom grafiku pracy jest ściśle określony przez Kodeks pracy. Zobowiązuje to pracodawców do informowania zespołu o planowanych dniach i godzinach pracy z odpowiednim wyprzedzeniem. Jest to istotne zarówno dla organizacji pracy, jak i dla zapewnienia pracownikom możliwości zaplanowania sobie życia prywatnego. W niniejszym artykule dowiesz się, jak powinien być planowany grafik pracy, kiedy powinien być przekazany pracownikom oraz w jakich sytuacjach możliwa jest jego zmiana.

Kiedy grafik pracy jest obowiązkowy?

Grafik pracy jest niezbędnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi w wielu zakładach pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek sporządzania grafiku pracy, jeśli jest to wymagane ze względu na charakter pracy lub organizację. Dotyczy to zwłaszcza branż, gdzie praca odbywa się systemem zmianowym lub gdy wymagana jest elastyczność od pracownika w zakresie godzin pracy.

W myśl art. 129 § 4 pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia bądź z umowy o pracę,
• ustalony został indywidualny rozkład czasu pracy,
• pracownik pracuje w systemie zadaniowym,
• gdy obie strony stosunku pracy ustalą czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm Kodeksu pracy.

Z jakim wyprzedzeniem grafik pracy powinien być przekazany pracownikom?

Jak już wspomnieliśmy, Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek przekazania harmonogramu pracy pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem. Mówi o tym drugie zdanie art. 129 § 3:

Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

W związku z powyższym pracodawca ma obowiązek informowania pracowników o nowym grafiku zawsze minimum 1 tydzień przed jego wejściem w życie. Należy przy tym pamiętać, że każdy harmonogram pracy powinien być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak musi obejmować minimum 1 miesiąc. Forma przekazywania rozkładu czasu pracy może być zarówno pisemna, jak i elektroniczna. Informacje o sposobie informowania pracowników powinny znaleźć się w regulaminie danego zakładu pracy, obwieszczeniu lub układzie zbiorowym.

Grafik w pracy – ile wcześniej można dokonać zmiany?

Niestety, czasami zdarzają się sytuację, w których niezbędne są nagłe modyfikacje harmonogramu pracy. Najczęściej zdarzają się one w małych zakładach pracy, gdzie jedna nieobecność pracownika może prowadzić nawet do niemożliwości otwarcia firmy w danym dniu. Takiem przykładem jest np. mała restauracja, czy sklep osiedlowy. Jeśli kucharz lub ekspedient nagle się rozchorują i nie będą mogli pojawić się do pracy, wówczas konieczne jest zastępstwo, aby firma mogła normalnie funkcjonować. Jednak czy w ogóle taka zmiana jest zgodna z prawem?

Dokładnej odpowiedzi na to pytanie niestety nie znajdziemy w Kodeksie pracy. Możemy jednak przeczytać w art. 150 § 1 kp, że systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

Oznacza to, że zmiany w rozkładach czasu pracy są możliwe, jeśli informacje o nich znajdują się w regulaminie, obwieszczeniu lub układzie zbiorowym. W związku z tym, jeśli pracodawca przewiduje taką możliwość, powinien dokładnie określić, kiedy grafik pracy może ulec zmianie i ile czasu wcześniej należy powiadomić pracownika. Należy jednak pamiętać, że wprowadzone zmiany muszę być zgodne z wymiarem czasu pracy pracowników, a przyczyna zmiany jest naprawdę konieczna.

Ile wcześniej powinien być planowany grafik pracy?

Skoro grafik pracy powinien być przekazany pracownikom 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w danym okresie rozliczeniowym, trzeba zadbać, aby odpowiednio wcześniej go zaplanować. Warto więc z wyprzedzeniem zebrać informacje o dostępności pracowników i sprawdzić wnioski urlopowe. Pozwoli to przygotować się na niespodziewane zdarzenie i zaplanować harmonogram tak, aby nie kolidował z dostępnością pracowników. Warto, aby proces ten był regularny i przewidywalny, co zwiększy poczucie bezpieczeństwa, stabilności oraz zadowolenia wśród zespołu.

Jak szybko układać harmonogram czasu pracy z Kadromierzem?

Układanie grafiku pracy można łatwo zautomatyzować. Służą do tego specjalne narzędzia oferujące grafiki pracy online, takie jak Kadromierz. Program umożliwia tworzenie harmonogramu na podstawie wymiaru czasu pracy, dostępności pracowników, stanowiska czy lokalizacji. Co więcej, całość jest zgodna z aktualnymi przepisami Kodeksu pracy, więc po przekroczeniu jakiegoś limitu otrzymasz stosowny komunikat. Ponadto grafik jest zintegrowany z elektronicznymi wnioskami urlopowymi, dzięki czemu masz bezpośredni dostęp do obecności personelu.

To jeszcze nie wszystkie zalety narzędzia. Harmonogram pracy danego pracownika może być natychmiast przesłany na jego konto w aplikacji. To samo dotyczy wszelkich informacji o zmianie rozkładu czasu pracy. Dzięki temu pracownik błyskawicznie jest informowany o zmienionej godzinie rozpoczęcia pracy czy zastępstwa z prośbą o zatwierdzenie.

Podsumowanie

Mamy nadzieje, że już wiesz, z jakim wyprzedzeniem powinien być planowany grafik pracy i kiedy możliwe są jego modyfikacje. Planując harmonogram pracy, warto pamiętać nie tylko o obowiązkach wynikających z Kodeksu pracy, ale także o potrzebie zapewnienia pracownikom wystarczającego czasu na dostosowanie się do planowanych zmian.