Uproszczona ewidencja czasu pracy – kiedy można ją stosować?

Ewidencja czasu pracy to istotny element zarządzania kadrami, pozwalający na prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych. W niektórych przypadkach jednak pracodawcy mogą skorzystać z uproszczonej formy ewidencji, co znacząco ogranicza obowiązki administracyjne. W artykule przyjrzymy się, kiedy możliwe jest stosowanie uproszczonej ewidencji czasu pracy oraz jakie informacje należy w niej zawierać.

Ewidencja czasu pracy a Kodeks pracy

Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych dokumentów wymaganych przez prawo pracy. Obowiązek jej prowadzenia wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych. Według art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do rejestrowania czasu pracy swoich pracowników w sposób umożliwiający prawidłowe ustalanie wynagrodzenia oraz innych świadczeń. Ewidencja czasu pracy powinna być odpowiednio przechowywana w dziale kadr i zostać udostępniona pracownikowi na jego żądanie.

Sposób prowadzenia ewidencji i określają regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwanym rozporządzeniem dokumentacyjnym. Jest to dokument szczegółowo opisujący, jakie informacje powinny znaleźć się w karcie ewidencji czasu pracy oraz jakie inne dokumenty są potrzebne, aby ewidencjonować czas pracy zgodnie z prawem.

Jak wynika z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Powinna również przedstawiać liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej i godzin nadliczbowych.

W ewidencji czasu pracy pracownika należy również umieścić informację o dniach wolnych oraz powody ich udzielenia, np. dzień wolny z tytułu odpoczynku tygodniowego. Ewidencja czasu pracy powinna również zawierać informacje o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. W przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności należy odnotować ten fakt w dokumentacji. Ponadto, w określonych przypadkach, należy wykazać liczbę godzin dyżuru, godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego odbywania.

Kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji czasu pracy?

Kodeks pracy przewiduje pewne sytuacje, w których prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest konieczne. Art. 149 § 2 mówi, że dotyczy to:

• pracowników objętych zadaniowym czasem pracy,
• kadry kierowniczej oraz pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej.

Dla tych grup zatrudnionych nie ma prawnego obowiązku odnotowywania w sporządzanej ewidencji czasu pracy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Nie ma również wymogu szczegółowego odnotowywania liczby przepracowanych godzin, co znacznie upraszcza proces dokumentacyjny.

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z pozostałych formalności związanych z dokumentowaniem czasu pracy. Pomimo braku obowiązku prowadzenia klasycznej ewidencji, pracodawca powinien prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Uproszczona ewidencja czasu pracy to forma rejestracji ograniczona do niezbędnych informacji, stosowana w przypadkach określonych przepisami prawa, w szczególności przez art. 149 § 2 Kodeksu pracy oraz rozporządzeniu dokumentacyjnym. Pracodawcy mogą z niej korzystać w odniesieniu do wspomnianych wyżej grup pracowników, dla których nie ma obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji.

W uproszczonej ewidencji nie trzeba wpisywać godzin pracy, ale pracodawca nadal musi uwzględniać inne wymagane informacje. Zatem w karcie ewidencji czasu pracy muszą zostać odnotowane wszystkie dni wolne, zwolnienia od pracy, nieobecności nieusprawiedliwione i usprawiedliwione, czy urlop. Ważne, aby wszelkie nieobecności zawierały wskazanie tytułu ich udzielenia.

Aby odpowiednio ewidencjonować czas pracy w sposób uproszczony, dni pracy można wykazywać, np. symbolem, ale bez godzin pracy. Jednak udzielenie samej informacji o dniach wolnych, z podaniem tytułu ich udzielenia, może wystarczyć do ustalenia dni roboczych. Należy pamiętać, aby w dokumentacji znalazła się informacja o przesłankach uzasadniających prowadzenie uproszczonej ewidencji, np. wniosek pracownika o udzielenie zgody na pracę w systemie zadaniowym.

W przypadku uproszczonej ewidencji pracodawca nie musi odnotowywać każdego dnia liczby przepracowanych godzin, ale powinien uwzględniać informacje istotne dla ustalania uprawnień pracowniczych. Dzięki temu pracodawca może ograniczyć ilość dokumentacji, zachowując jednocześnie kontrolę nad organizacją pracy.

Dokumentacja poza kartą ewidencji czasu pracy pracownika

Choć karta ewidencji jest istotna dla prawidłowego ustalenia czasu pracy, aby poprawnie ewidencjonować czas pracy, pracodawca musi dopełnić jeszcze innych formalności. Na dokumentację związaną z ewidencją składają się także wnioski, zgody i inne dokumenty dotyczące czasu pracy, takie jak wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych czy zgoda pracownicy w ciąży na oddelegowanie jej poza stałe miejsce pracy. Są to dokumenty służące do ewidencjonowania czasu pracy i powinny być one przechowywane w jednym miejscu.

Oprócz samej ewidencji czasu pracy pracodawca powinien prowadzić inne dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak:

• umowy o pracę,
• listy obecności,
• wnioski urlopowe,
• ewidencja wypłacanych wynagrodzeń.

Choć uproszczona ewidencja zmniejsza obowiązki administracyjne, ważne jest, aby pracodawca dbał o pełną dokumentację, która może być potrzebna w razie kontroli PIP lub sporów pracowniczych. Na przykład, brak dokładnych zapisów o urlopach czy ewidencji godzin nadliczbowych może prowadzić do trudności w rozstrzygnięciu roszczeń pracownika dotyczących niewypłaconego wynagrodzenia lub nadgodzin.

Prowadzenie ewidencji

Karty ewidencji czasu pracy powinny być prowadzone na bieżąco, ponieważ umożliwiają prawidłowe rozliczenie czasu pracy. Analiza ewidencji czasu pracy, dokonywana w trakcie okresu rozliczeniowego jest również podstawą do ustalania czasu pracy w dalszej części okresu.

Przepisy nie określają jednolitego wzoru karty, dlatego pracodawca może dostosować ją do swoich potrzeb. Warto pamiętać, że lista obecności czy rejestr wyjść z pracy nie mogą jej zastąpić. Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie i składać się z jednego dokumentu.

Można również zastosować elektroniczną ewidencję czasu pracy, ale musi ona zawierać wymagane dane i być dostępna dla pracowników oraz organów kontrolnych. Brak lub nierzetelne prowadzenie ewidencji może skutkować konsekwencjami prawnymi. W przypadku nieścisłości ewentualne spory rozstrzyga sąd pracy.

Ewidencjonuj czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy razem z Kadromierzem

Kadromierz to nowoczesna aplikacja, która ułatwia zarządzanie czasem pracy, gromadząc wszystkie niezbędne dane w jednym miejscu. Umożliwia precyzyjną ewidencję godzin pracy, nadgodzin oraz nieobecności, zapewniając zgodność z Kodeksem pracy i eliminując ryzyko błędów. Dzięki temu pracodawcy oszczędzają czas, który wcześniej poświęcali na ręczne sprawdzanie dokumentacji.

Jeśli zależy Ci na wygodzie, precyzji i bezpieczeństwie w ewidencjonowaniu czasu pracy, Kadromierz to idealne rozwiązanie. Przekonaj się, jak proste może być zarządzanie grafikami online – załóż darmowe konto już dziś!