Rozpisz sobie zadania, czyli jak efektywnie zaplanować czas pracy

Skuteczne planowanie codziennej pracy sprawia, że działasz w sposób zorganizowany, a to pozwala osiągać ponadprzeciętne wyniki w swojej dziedzinie. W pierwszej kolejności ustalasz priorytety – zadania ważne i te mniej pilne. Musisz oszacować, ile czasu zajmie Ci ich realizacja. Dzięki temu jesteś w stanie przewidzieć czy możliwe będzie zrealizowanie wyznaczonego celu. Planowanie pracy pozwala oszczędzić czas, ale  też wywiązywać się z przyjętych zobowiązań. Sprawdź wskazówki dotyczące organizacji czasu pracy.

Wypisz ważne cele

Podczas załatwiania kolejnych codziennych drobnych spraw łatwo zgubić całościowy cel, do którego się dąży. Dla jednych jest to osiągnięcie pułapu sprzedaży gwarantującego wygraną w konkursie rocznym, dla innych natomiast ukończenie kluczowego, lukratywnego zlecenia w umówionym z kontrahentem terminie. Te cele strategiczne powinno się powiesić w widocznym miejscu lub wypisać na karteczce i schować w portfelu – tak, by niemal nie schodziły one z naszego pola widzenia.

Zapisz zadania

Dzień pracy zacznij od planu, jeśli nie zrobiłeś tego poprzedniego wieczora. Do zaplanowania działań można skorzystać z różnych narzędzi – zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Wybierz najwygodniejszy dla siebie system pracy, np. notatnik w telefonie, kalendarz, sticky notes, aplikacja z planerem, widżet itp. Zapisz sobie zadania i przewidywany czas ich trwania. Odhaczaj to, co udało Ci się zrobić –  to wpłynie pozytywnie na Twoje samopoczucie i zmobilizuje do dalszej pracy.

Oszacuj, ile czasu potrzebujesz

Dobra organizacja pracy własnej zawsze idzie w parze z umiejętnością poprawnego ocenienia swoich możliwości. Jeżeli na bieżąco przyjmujemy kolejne zlecenia i negocjujemy terminy z zamawiającymi, nie możemy brać zleceń ponad siły przerobowe. Jeśli natomiast podejdziemy do tematu zbyt ostrożnie, to kontrahent może zlecić daną pracę komuś innemu. Dlatego warto nie przyjmować automatycznie kolejnych zleceń, ale poświęcić kilka minut na oszacowanie tego, ile czasu będziemy potrzebować na ich wykonanie.

Hierarchia realizacji zadań

Planując, ustalaj hierarchię zadań i w pierwszej kolejności wykonuj te, które są najważniejsze, najpilniejsze i najtrudniejsze. To się sprawdza nie tylko w planowaniu. Planując Zadanie o największym stopniu trudności, powinno zostać wykonane jako pierwsze. Rano mamy zwykle najwięcej energii, umysł wypoczęty, organizm wyspany. Zwlekanie i odkładanie na później skutkuje tylko Twoim złym samopoczuciem, bo z tyłu głowy ciąży Ci myśl, że z czymś zalegasz. Pamiętaj o prawie Illicha, które mówi o tym, że po kilku godzinach intensywnej pracy nasza skuteczność, jak i koncentracja, zaczyna diametralnie spadać. Wtedy najlepiej wykonywać zadania rutynowe i proste.

Staraj się przewidzieć przeszkody

Gdy pracujesz na własną rękę i robisz wszystko, sam pamiętaj, że może przytrafić Ci się chwila niemocy twórczej. Kiedy wspomagasz się podwykonawcami, weź pod uwagę możliwe drobne opóźnienia po ich stronie. Często wynikają one z przyczyn losowych i są nieuniknione. Zastosuj pewien drobny margines czasowy – nie będziesz musiał tłumaczyć się przed zleceniodawcą z czyjegoś braku terminowości.

Podziel zadania

Jeśli jakiś projekt jest wymagający, podziel go na mniejsze etapy. Nie przytłoczy Cię w ten sposób skala zadania i zniwelujesz opór przed rozpoczęciem działania. Sukcesywnie krok po kroku skończysz go chętniej, szybciej i efektywnie niż rzucając się na głęboką wodę.

Pytaj

Kto pyta, nie błądzi i to powiedzenie się sprawdza. Jeśli czegoś nie wiesz, pytaj. Wprowadzanie poprawek, robienie czegoś dwa razy sprawia, że marnujesz czas i zwiększasz szansę na reprymendę od szefa.

Wyłącz to, co Ci przeszkadza

Efektywne wykorzystanie czasu pracy nie jest możliwe, gdy rozpraszają Cię powiadomienia z portali społecznościowych, prowadzisz prywatną dyskusję SMS ze znajomym, a w tle gra radio lub działa telewizor.

Wykorzystaj przydatne aplikacje

Do organizacji pracy możesz użyć czasomierza np. aplikację – Pomodoro. Czas, który mamy przeznaczyć na wykonanie zadania, to jedynie 25 minut. Jeżeli ten okres okaże się niewystarczający, to do czynności powracamy po 5-minutowej przerwie. Celem jest skoncentrowanie się na zadaniu przez pełne 25 minut i niepozwolenie by ktokolwiek lub cokolwiek mogło nam przerwać. Co 4-5 takich cykli zasłużymy na dłuższą, trwającą od 20 do 30 minut, przerwę.

Monitoruj stan pracy na bieżąco

Niemal zawsze zarządzanie czasem w organizacji jest oparte o stałe monitorowanie postępów. Największe światowe koncerny zatrudniają w tym celu całe sztaby fachowców. Zastosuj tę zasadę również u siebie – przy zachowaniu odpowiednich proporcji. Jeżeli przyjmujesz większe zlecenia, ustal plan na konkretne tygodnie, dni czy nawet godziny. Jeśli w danym momencie zobaczysz opóźnienie, masz jeszcze czas, by zareagować, renegocjować termin lub szukać pomocy u kogoś innego.

Unikaj bałaganu na biurku

Nie tylko social media czy telewizor mogą rozpraszać. Również nadmiar papierów na biurku powoduje, że czujesz się przytłoczony, trudniej jest coś znaleźć, łatwo jest coś zapodziać.

Myśl pozytywnie

Optymiści szukają dobrych stron w każdej sytuacji, z trudności wyciągają naukę, poszukują rozwiązania każdego problemu, myślą i mówią o swoich zamierzeniach.

Zarezerwuj czas na pracę i na odpoczynek

Na koniec bardzo ważna rada – bądź dla siebie wyrozumiały i pamiętaj, że kiedyś musisz też odpocząć. Jeżeli skuszony wizją dużych zysków weźmiesz na swoje barki więcej zleceń, niż jesteś w stanie wykonać, to czeka Cię podwójne rozczarowanie – nie zarobisz tyle, ile się spodziewałeś, a Twoje samopoczucie ulegnie drastycznemu pogorszeniu.