Rozliczanie czasu pracy – jak powinno się odbywać?

Rozliczanie czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Prawidłowa ewidencja pozwala uniknąć błędów, sporów z pracownikami i sankcji podczas kontroli. W artykule wyjaśniamy, jak powinno przebiegać rozliczanie czasu pracy, jakie obowiązki ma pracodawca oraz jak usprawnić ten proces w praktyce.

Rozliczanie czasu pracy – co wlicza się do czasu pracy?

Zgodnie z art. 128 § 1 KP, czasem pracy jest nie tylko okres faktycznego wykonywania obowiązków zawodowych, ale również każda sytuacja, w której pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy – zarówno w zakładzie pracy, jak i w innym wyznaczonym miejscu. Oznacza to, że do czasu pracy zalicza się także np. oczekiwanie na polecenia służbowe czy szkolenia z inicjatywy pracodawcy.

Rozliczenie czasu pracy a systemy czasu pracy

Art. 129 § 1 KP określa, że dobowy wymiar nie może przekraczać 8 godzin, a tygodniowy czas pracy łącznie – 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 4 miesiące. W praktyce dobowy wymiar czasu pracy może różnić się w zależności od przyjętego systemu czasu pracy.

Wśród systemów czasu pracy, obok podstawowego, wyróżnia się:

• równoważny system czasu pracy (art. 135 KP),
• system pracy w ruchu ciągłym (art. 138 KP),
• system przerywanego czasu pracy (art. 139 KP),
• system zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP),
• system pracy weekendowej (art. 144 KP).

Systemy, rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• w regulaminie pracy,
• w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

Okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy to przedział czasowy, w którym rozliczany jest przepracowany czas pracy. Zgodnie z art. 129 § 1 KP, okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy. Oznacza to, że średni tygodniowy czas pracy (maksymalnie 40 godzin) oraz dobowy czas pracy (do 8 godzin) muszą być zachowane w ujęciu uśrednionym w tym właśnie okresie. Zgodnie z art. 129 § 2 KP, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, związanych z rodzajem pracy lub jej organizacją, okres rozliczeniowy może być wydłużony do maksymalnie 12 miesięcy.

Rozkład czasu pracy a rozliczanie czasu pracy pracownika

Rozkład czasu pracy to szczegółowy plan określający, w jakie dni i w jakich godzinach pracownik ma wykonywać swoje obowiązki zawodowe. Powinien uwzględniać obowiązujące normy czasu pracy, dni wolne, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także zapewnić co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego (art. 132 § 1).

Zgodnie z art. 129 § 4 sporządzanie rozkładu czasu pracy nie jest konieczne, jeśli:

• wynika on z prawa pracy, obwieszczenia pracodawcy albo umowy o pracę – np. w sytuacji, gdy godziny pracy są stałe i jednoznacznie określone,
• czas potrzebny na wykonanie zadań ustalany jest indywidualnie z pracownikiem, z uwzględnieniem ogólnych norm czasu pracy – wówczas to pracownik sam ustala swój rozkład pracy (dotyczy np. systemu zadaniowego),
• pracownik złoży pisemny wniosek o zastosowanie wobec niego ruchomego czasu pracy,
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy.

Praca w godzinach nadliczbowych

Zgodnie z art. 151 KP, praca w godzinach nadliczbowych to każda praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Dopuszcza się ją jedynie w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Za każdą godzinę nadliczbową pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia, który wynosi:

• 100% – za nadgodziny przypadające w nocy, w niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy lub w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
• 50% – za nadgodziny przypadające w zwykłe dni robocze, w porze dziennej.

Zamiast wypłaty dodatku pracodawca może udzielić pracownikowi czasu wolnego:

• na wniosek pracownika – w tej samej liczbie godzin co nadgodziny (1:1),
• bez wniosku pracownika – w wymiarze o 50% wyższym (1,5:1).

Praca w porze nocnej

Zgodnie z art. 151⁷ § 1 KP, pora nocna obejmuje 8 godzin między godziną 21:00 a 7:00. Pracownik jest pracownikiem nocnym, jeśli spełnia jeden z następujących warunków:

• jego rozkład czasu pracy obejmuje co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej w każdej dobie,
• co najmniej 1/4 całkowitego czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną.

Za każdą godzinę pracy wykonywanej w porze nocnej przysługuje pracownikowi dodatek w wysokości co najmniej 20% stawki godzinowej, obliczanej na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Praca w dni wolne

Zgodnie z art. 151⁹ § 1 Kodeksu pracy, niedziele i święta są co do zasady dniami wolnymi od pracy. Dopuszczenie pracy w te dni możliwe jest wyłącznie w szczególnych przypadkach, określonych przez przepisy – i traktowane jest jako wyjątek od reguły.

Jeśli pracownik wykonuje pracę w niedzielę lub święto, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia dnia wolnego:

• w zamian za niedzielę – w ciągu 6 dni kalendarzowych przed lub po tej niedzieli,
• w zamian za święto – do końca okresu rozliczeniowego.

Jeżeli udzielenie dnia wolnego nie jest możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek 100% do wynagrodzenia, jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151¹ § 1 pkt 1 KP). Dodatkowo zgodnie z art. 151¹⁰ § 1 KP, pracownik powinien mieć co najmniej jedną niedzielę wolną od pracy w każdym czterotygodniowym okresie, chyba że pracuje w systemie weekendowym.

Rozliczenie czasu pracy – przykłady

Aby lepiej zrozumieć, jak w praktyce wygląda rozliczanie czasu pracy, warto przeanalizować konkretne sytuacje z różnych branż i systemów pracy. Poniższe przykłady pokazują, jak rozliczać czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy – z uwzględnieniem różnych okoliczności, takich jak praca w niedzielę handlową czy pełnienie obowiązków w porze nocnej.

Praca w niedzielę handlową

Przykład:

Pracownica sklepu odzieżowego pracowała w niedzielę handlową, 26 stycznia, w godzinach 10:00–18:00 (8 godzin). Pracodawca nie wypłacił dodatku, ale udzielił dnia wolnego we wtorek, 28 stycznia.

Zgodnie z art. 151⁹ § 1 Kodeksu pracy, praca w niedzielę handlową jest dozwolona w handlu, ale musi być zrekompensowana dniem wolnym w ciągu 6 dni poprzedzających lub następujących po tej niedzieli. Ponieważ dzień wolny został udzielony we wtorek, rekompensata nastąpiła prawidłowo – dodatek 100% nie przysługuje.

Praca w porze nocnej z dodatkiem

Pracownik magazynu pracował w nocy z czwartku (20.03) na piątek (21.03) w godzinach 22:00–6:00 (8 godzin). Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku wynosi 4666 zł brutto, a wymiar czasu pracy w marcu 2025 wynosi 168 godzin.

Zgodnie z art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy, pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00. Za każdą godzinę pracy w tym czasie przysługuje dodatek w wysokości co najmniej 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia.

Krok 1. Obliczamy stawkę godzinową

4666 zł ÷ 168 godz. = 27,77 zł/h

Krok 2. Obliczamy wysokość dodatku

27,77 zł x 20% = 5,55 zł

Krok 3. Mnożymy przez liczbę godzin pracy w porze nocnej

5,55 zł × 8 godzin = 44,40 zł brutto

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracownika

Zgodnie z art. 149 § 1 KP pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Dokumentacja ta powinna obejmować m.in.:

• liczbę przepracowanych godzin,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• pracę w porze nocnej,
• pracę w niedziele i święta,
• wszystkie nieobecności – zarówno usprawiedliwione (np. urlopy, zwolnienia lekarskie), jak i nieusprawiedliwione.

Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (np. za pomocą systemów RCP – rejestracji czasu pracy). W niektórych systemach – np. w zadaniowym czasie pracy – nie ewidencjonuje się godzin, lecz same dni pracy.

Rozliczanie czasu pracy bez stresu? Z Kadromierzem to możliwe

Rozliczanie czasu pracy to jeden z najbardziej czasochłonnych i ryzykownych obowiązków pracodawcy – a każda pomyłka może oznaczać niezadowolenie pracowników, błędne wypłaty, a nawet problemy podczas kontroli PIP. Dlatego zamiast żmudnych tabel, papierowych list obecności i ręcznych wyliczeń, warto postawić na narzędzie, które zrobi to za Ciebie – szybko, dokładnie i zgodnie z przepisami.

Kadromierz to nowoczesny system online, który automatyzuje cały proces ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pracowników. Rejestruje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, oblicza nadgodziny, dodatki za pracę nocną czy w święta, kontroluje obecności i nieobecności, a także ułatwia planowanie grafików – niezależnie od tego, czy prowadzisz kawiarnię, linię produkcyjną czy przychodnię zdrowia. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad czasem pracy swojego zespołu i jednocześnie oszczędzasz czas oraz unikasz kosztownych błędów.

Kadromierz wspiera różne systemy czasu pracy – również zmianowy i równoważny – co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm działających w trybie niestandardowym lub sezonowym. Zautomatyzowana ewidencja czasu pracy nie tylko przyspiesza pracę działu kadr, ale też zapewnia zgodność z Kodeksem pracy, co ma kluczowe znaczenie w razie kontroli lub sporów.

Wypróbuj Kadromierz za darmo i zobacz, jak proste może być rozliczanie czasu pracy.