RODO w hotelu – jak przetwarzać dane osobowe gości zgodnie z prawem?

Świadczenie usług hotelarskich wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych gości. Zasady dotyczące tego procesu określa Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Sprawdź, jakie dane gościa możesz przetwarzać, jak je zabezpieczyć, a także co powinna zawierać klauzula RODO dla hoteli.

Kiedy przetwarzanie danych osobowych w hotelu jest legalne?

Zgodnie z przepisami RODO (art. 6 ust. 1) przetwarzanie danych osobowych w hotelu jest legalne, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• Gość wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Przykładem może być zgoda na otrzymywanie ofert handlowych lub informacji o promocjach.
• Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, na przykład w celu rezerwacji pokoju lub świadczenia innych usług hotelowych.
• Przetwarzanie jest konieczne, aby spełnić obowiązki prawne hotelu. Może to obejmować przechowywanie danych np. w celach rachunkowych.
• Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony życia lub zdrowia gościa, lub innej osoby.
• Przetwarzanie jest konieczne do realizacji zadań publicznych (w kontekście hotelowym takie przypadki są rzadkie).
• Przetwarzanie danych jest niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów hotelu, na przykład w celu zabezpieczenia mienia lub dochodzenia roszczeń, pod warunkiem że nie narusza to praw i wolności gościa.

Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane w hotelu?

Wiele gości hotelowych zastanawia się m.in. czy hotel może żądać numeru dowodu osobistego. Choć prawo nie wskazuje wprost, jakie dane osobowe gościa hotelowego mogą być przetwarzane, należy sugerować się zasadą minimalizacji danych. Zgodnie z art. 5 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Oznacza, że hotel powinien zbierać tylko te dane, które są potrzebne do realizacji konkretnych zadań, takich jak zabezpieczenie płatności czy przestrzeganie przepisów prawa.

Przykładowo, podczas rezerwacji i zameldowania, hotel może wymagać podania takich informacji jak:

• imię i nazwisko,
• dane dotyczące adresu zamieszkania,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• numer PESEL,
• dane dotyczące dokumentu tożsamości (np. numer paszportu lub dowodu osobistego).

Pamiętaj jednak, że choć przetwarzanie informacji zawartych w dowodach osobistych czy paszportach jest możliwe, nie należy wykonywać ich kserokopii.

Ponadto, w zależności od usług oferowanych przez hotel, możesz zbierać dodatkowe dane, takie jak szczegóły dotyczące płatności (w tym dane karty kredytowej), numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku opłacania miejsca parkingowego), a także informacje o specjalnych potrzebach, np. dietetycznych czy zdrowotnych.

Sprawdź, jak zaplanować grafik pracy w hotelu.

Jak długo można przechowywać dane osobowe w hotelu?

Czas przechowywania danych osobowych w hotelu powinien być ograniczony do okresu niezbędnego do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Informacje związane z rezerwacją i pobytem mogą być przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie do momentu zakończenia niezbędnych procesów administracyjnych, takich jak rozliczenia finansowe lub obsługa ewentualnych reklamacji. W niektórych przypadkach przepisy prawa wymagają przechowywania danych przez określony czas, na przykład w celach podatkowych lub rachunkowych.

Po upływie okresu, w którym dane są potrzebne, hotel powinien usunąć lub zanonimizować je, aby uniemożliwić identyfikację osób, których dotyczą. Przechowywanie danych dłużej niż jest to konieczne, może prowadzić do naruszeń przepisów RODO i narażać hotel na ryzyko sankcji.

RODO w hotelu – jakie prawa mają goście hotelowi?

Zgodnie z RODO goście hotelowi mają prawo do ochrony swoich danych osobowych. Wśród kluczowych praw, które należy respektować, znajdują się:

• prawo dostępu – goście mają prawo wiedzieć, jakie ich dane są przetwarzane przez hotel, w jakim celu oraz na jakiej podstawie prawnej, a także mogą zażądać ich kopii,
• prawo do sprostowania – umożliwia gościom poprawienie wszelkich nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych, a hotel jest zobowiązany do ich aktualizacji,
• prawo do usunięcia danych – goście mogą zażądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli nie są one już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub jeśli przetwarzanie odbywało się niezgodnie z prawem,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – goście mogą zablokować przetwarzanie swoich danych w określonych sytuacjach,
• prawo do przenoszenia danych – pozwala gościom na przekazanie tych danych innemu administratorowi,
• prawo do sprzeciwu – goście mają prawo sprzeciwić się przetwarzaniu ich danych na podstawie uzasadnionych interesów hotelu, w tym w celach marketingowych,
• prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody gościa, mogą oni w każdej chwili wycofać tę zgodę, co jednak nie wpływa na legalność przetwarzania sprzed wycofania,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – przypadku naruszenia ich praw goście mogą złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kiedy zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w hotelu jest niezbędna w sytuacjach, gdy przetwarzanie danych nie może być oparte na innych przesłankach prawnych przewidzianych przez RODO. Udzielenie zgody jest wymagane, np. gdy dane osobowe mają być wykorzystywane w celach marketingowych, takich jak wysyłanie newsletterów, ofert specjalnych czy spersonalizowanych propozycji promocyjnych.

Zgoda musi spełniać określone wymagania, aby była ważna, czyli być:

• dobrowolna – gość musi mieć realny wybór i nie może być zmuszany do jej udzielenia, np. poprzez warunkowanie dostępu do podstawowych usług hotelowych,
• konkretna – odnosić się do jasno określonych celów przetwarzania,
• świadoma – gość musi być poinformowany o tym, kto przetwarza jego dane, w jakim celu, jakie dane będą przetwarzane oraz jakie prawa przysługują mu w związku z ich przetwarzaniem,
• jednoznaczna – wyrażona w formie wyraźnego działania potwierdzającego, takiego jak zaznaczenie pola wyboru na formularzu rezerwacyjnym lub oświadczenie woli.

Pamiętaj również, aby zapewnić gościom możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie. Proces wycofania zgody powinien być równie prosty, jak jej udzielenie. W praktyce oznacza to, że dostęp do informacji o sposobie wycofania zgody powinien być łatwodostępny, np. poprzez link w stopce wiadomości e-mail, regulaminie rezerwacji czy instrukcji dostępnej na stronie internetowej hotelu.

Jak dbać o RODO w hotelu?

Aby skutecznie chronić dane gości, zacznij od stworzenia kompleksowej polityki ochrony danych osobowych. Powinna ona jasno określać, jakie dane są zbierane, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej, a także jak są one przetwarzane i przechowywane. Warto w niej zawrzeć również obowiązki pracowników w zakresie ochrony danych oraz procedury postępowania w przypadku naruszeń bezpieczeństwa danych.

Kluczowym elementem dbania o RODO jest szkolenie personelu. Każdy pracownik, który ma dostęp do danych osobowych gości, musi być świadomy swojej odpowiedzialności oraz znać procedury dotyczące ochrony tych danych. Równie ważne jest informowanie gości o przysługujących im prawach oraz celach przetwarzania ich danych osobowych. Klienci muszą mieć pełną świadomość, jakie dane są zbierane w zakresie wyrażonej zgody, w jakim celu i przez kogo są przetwarzane, oraz jakie mają prawa w zakresie dostępu do swoich danych, ich poprawiania czy usuwania.

Od strony technicznej hotel musi zapewnić odpowiednie zabezpieczenia. Ważne jest, aby dostęp do danych osobowych w hotelu był ograniczony tylko do upoważnionych pracowników – dane powinny być przetwarzane tylko przez tych zatrudnionych, którzy rzeczywiście ich potrzebują do wykonywania swoich obowiązków.

Zarządzasz czasem pracy pracowników hotelu? Poznaj nasz innowacyjny program dla hoteli.