Rodo – pytania i odpowiedzi

Nie milkną dyskusje na temat RODO, czyli rozporządzenia o ochronie danych osobowych, wprowadzonego w życie 25 maja 2018 roku. Nic dziwnego więc, że internauci często wpisują w okno wyszukiwarki takie frazy, jak m.in.: „lista obecności w pracy a RODO” czy „lista obecności z klauzulą RODO”.

W poniższym artykule odpowiemy na najczęściej stawiane pytania, dotyczące kształtu listy obecności po RODO, a także innych podobnych zagadnień.

„W naszym zakładzie pracy na liście obecności zaznaczana jest przyczyna ewentualnej absencji pracownika. Może to być np. urlop wypoczynkowy, urlop rodzicielski bądź wychowawczy, zwolnienie lekarskie czy urlop na żądanie. Spotkaliśmy się z uwagami, że tak sporządzona lista jest niezgodna z RODO. Czy to prawda?”

Tak. Prowadzona w ten sposób lista obecności po wejściu RODO daje innym pracownikom dostęp do informacji, które stały się bardziej chronione. Chodzi mianowicie o stan zdrowia pracownika, który przebywa aktualnie na zwolnieniu L4. Zgodnie z regulacjami rozporządzenia o ochronie danych osobowych pracownik, którego choroba została wyjawiona innym osobom zatrudnionym, może wnieść skargę na pracodawcę ze względu na ten fakt. Dane dotyczące stanu zdrowia znajdują się bowiem w odrębnej, szczególnie chronionej kategorii.

„W branżowych serwisach informacyjnych aż roi się od informacji o grożących firmom sankcjach za nieprzestrzeganie RODO. Stąd moje konkretne pytanie: jak powinna wyglądać lista obecności po RODO?

Na takiej liście powinny znaleźć się jedynie: data oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu oraz podpis pracownika. Inne dane pracodawca gromadzi w ewidencji czasu pracy, która stanowi odrębny dokument.

„W naszym zakładzie pracy mamy w planach zorganizowanie dla zatrudnionych szkolenia wyjazdowego. Będzie ono prowadzone przez zewnętrzną firmę, a po jego zakończeniu uczestnicy otrzymają certyfikaty. Wydaje się więc oczywiste, że trener będzie musiał poznać dane osobowe naszych pracowników, by wypisać dokumenty oraz przekazać nam informacje o tym, kto był obecny. Interesuje nas więc zagadnienie pt. 'lista obecności na szkoleniu a RODO’. Jak mamy to zorganizować?”

Planując organizację szkolenia, powinniśmy zastosować się do zasad RODO tak samo, jak w każdym innym przypadku. Pracownicy powinni zostać poinformowani o tym, jakie ich dane są przetwarzane, przez kogo oraz w jakim celu, a także o tym, jakim podmiotom trzecim są one udostępniane. Warto więc sporządzić stosowną klauzulę informacyjną i przedstawić pracownikom do podpisu. Podobnie będzie m.in. w przypadku zlecania obsługi kadrowej czy księgowej zewnętrznym podmiotom. Również i wtedy mamy obowiązek poinformować pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych przez inne firmy. Ważne by pamiętać o głównych założeniach RODO, czyli m.in. gromadzić tylko tyle informacji nt. ludzi, ile jest konieczne.

Jak widać więc, prawidłowe wdrożenie przepisów wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych wymaga przede wszystkim stosowania się do kilku podstawowych reguł. Jeżeli podczas tworzenia firmowych procedur i dokumentów będziemy o nich zawsze pamiętać, powinniśmy uniknąć nieprawidłowości i ewentualnych kłopotów.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.