Praca zdalna w 2023 – zmiany w Kodeksie pracy

Dwa lata pandemii sprawiły, że wprowadzenie pracy zdalnej w większości firm stało się koniecznością. Od tego czasu część miejsc pracy na stałe zaadaptowała pracę w modelu home office. Zmieni się to jednak po nadchodzącej nowelizacji Kodeksu pracy. Rada ministrów przyjęła projekt nowelizacji Kodeksu pracy 1 grudnia 2022 roku. Zmiany wejdą w życie 2 miesiące po publikacji w Dzienniku Ustaw. Oprócz zapisów dotyczących pracy zdalnej modyfikacje w Kodeksie pracy umożliwią również m.in. kontrolę trzeźwości pracowników.

Czym jest praca zdalna? Kodeksowa definicja

Zgodnie z planowanym rozporządzeniem praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Warunki wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• w regulaminie ustanowionym po konsultacjach z przedstawicielami pracowników,
• poleceniu pracodawcy bądź porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Praca zdalna – kto ma prawo o nią wystąpić?

Zmiana pracy stacjonarnej na pracę zdalną może odbyć się z inicjatywy pracodawcy bądź pracownika. Taki rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika może zostać również uzgodniony podczas zawierania umowy lub w trakcie zatrudnienia. Jeśli zmiana pracy stacjonarnej na pracę zdalną wystąpi podczas dotychczasowego stosunku pracy, każda ze stron będzie miała prawo do złożenia wniosku (papierowego lub elektronicznego) o przywrócenie poprzednich warunków pracy.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna na polecenie pracodawcy ma być możliwa:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Obie strony umowy mogą uzgodnić możliwość wykonywania pracy zdalnej na etapie podpisywania umowy lub już w trakcie zatrudnienia.

Będzie to jednak możliwe, pod warunkiem że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Odwołanie polecenia pracy zdalnej może odbyć się z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. W razie zmiany warunków niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić swój zakład pracy, aby pracodawca mógł wycofać polecenie pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Jeśli nie jest to spowodowane przez organizację pracy lub jej rodzaj, wniosek pracownika dotyczący wprowadzenia pracy zdalnej nie może zostać odrzucony przez pracodawcę w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej.

O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika pisemnie w postaci papierowej bądź elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

W przypadku pracy zdalnej pracodawca zyskuje szereg nowych zobowiązań. Pracodawca ma obowiązek:

• zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy,
• pokryć koszty energii elektrycznej,
• pokrycia innych kosztów niż określonych w regulaminie, porozumieniu bądź poleceniu pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznych niezbędnych do wykonywania zadań.

W przypadku używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy przysługuje ekwiwalent pieniężny, który będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Sprawdź, jak zmienią się obowiązki pracodawcy w 2023 roku.

Okazjonalna praca zdalna – Kodeks pracy

Okazjonalna praca zdalna może wystąpić z powodu potrzeb konkretnego pracownika. Chcąc z niej skorzystać, należy złożyć stosowny wniosek. Podobnie jak w przypadku m.in. urlopu, wymiar takiej pracy został ograniczony i wynosi 24 dni w roku.

Należy jednak pamiętać, że okazjonalna praca zdalna powinna mieć zastosowanie w szczególnych i uzasadnionych interesem pracownika okolicznościach, takich jak konieczność doraźnej opieki nad członkiem rodzinny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych. Możliwość okazjonalnej pracy zdalnej zostaje również zachowana w przypadku pracy hybrydowej.

Kto nie może pracować w formie zdalnej?

Należy pamiętać, że nie każda praca może zostać wykonana w formie zdalnej. Podczas pracy zdalnej nie mogą zostać wykonane prace:

• szczególnie niebezpieczne,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujące intensywne brudzenie.

Kontrola pracy zdalnej

Zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej będą wyglądać podobnie do, określonej już w przepisach, telepracy. Pracodawca będzie miał prawo do kontroli pracownika m.in. w zakresie BHP. Szczegółowe zasady dotyczące kontroli powinny zostać określone w regulaminie, porozumieniu ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku – poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem.

Kontrola pracownika może zostać przeprowadzona w miejscu wykonywania pracy zdalnej jedynie w sposób, by nie naruszała praw pracownika do prywatności. Będzie można ją przeprowadzić za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się, np. poprzez telefon, służbowy mail bądź czat, lub miejscu wykonywania pracy zdalnej, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę.

Pracownik nieprzestrzegający przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, opuszczający pracę bez usprawiedliwienia lub stawiający się w pracy w stanie nietrzeźwości, po spożyciu alkoholu, spożywający alkohol czy zażywający środki działające podobnie do alkoholu może zostać obciążony karą pieniężną przez pracodawcę.

Sprawdź, czy pracodawca może dokonywać prewencyjnej kontroli trzeźwości.