Planowane zmiany w rozliczaniu stażu pracy – co musisz wiedzieć?

Staż pracy pracownika ma bezpośredni wpływ na niektóre świadczenia pracownicze wynikające z Kodeksu pracy. Od 2026 roku wejdą w życie nowe przepisy dotyczące stażu pracy, które zmuszą pracodawców do uwzględniania w nim m.in. umów zlecenia czy działalności gospodarczej. Już teraz warto sprawdzić, jak zmiany wpłyną na Twoją firmę i przygotować się do nowych zasad. Dowiedz się, jak prawidłowo naliczać staż pracy po nowelizacji i uniknąć błędów w rozliczeniach kadrowych.

Staż pracy pracownika – co mówią obecne przepisy Kodeksu pracy?

Staż pracy pracownika to jeden z najważniejszych elementów systemu prawa pracy. To właśnie od niego zależy wiele uprawnień pracowniczych – m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z obecnymi regulacjami Kodeksu pracy, do okresu stażu pracy zalicza się przede wszystkim zatrudnienie wynikające z klasycznego stosunku pracy. Mówi o tym art. 25 § 1 KP zgodnie z którym stosunek pracy nawiązuje się na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Okres stażu pracy – zakładowy i ogólny

Mówiąc o stażu pracy pracownika, warto odróżnić jego dwa podstawowe rodzaje.

Pierwszy to staż pracy zakładowy, który obejmuje wyłącznie okres zatrudnienia u jednego pracodawcy. To właśnie ten staż brany jest pod uwagę przy ustalaniu praw wynikających z regulaminów i układów obowiązujących w danym zakładzie pracy – np. prawa do dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej. Im dłużej pracownik związany jest z jedną firmą, tym większe znaczenie ma jego zakładowy staż pracy.

Drugi rodzaj to ogólny staż pracy, czyli łączny czas wszystkich udokumentowanych okresów zatrudnienia w różnych miejscach pracy. Ten okres stażu pracy jest ważny z punktu widzenia praw wynikających bezpośrednio z Kodeksu pracy – przykładowo to od niego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Co jeszcze wlicza się do stażu pracy?

Poza samym zatrudnieniem na etacie przepisy przewidują również wliczanie okresów pracy i aktywności, które nie są bezpośrednio związane z zatrudnieniem u danego pracodawcy. Do ustalenia stażu pracy należy wziąć pod uwagę także m.in.:

• czas nauki w szkołach zawodowych i wyższych – zgodnie z art. 155 KP (np. ukończenie studiów wyższych daje 8 lat stażu pracy),
• okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych (sam status bezrobotnego bez prawa do świadczenia nie jest brany pod uwagę),
• okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracę w gospodarstwie rolnym należącym do współmałżonka,
• czas zawodowej służby wojskowej oraz okres bycia żołnierzem zawodowym,
• okresy służby w policji i innych formacjach mundurowych,
• wykonywanie pracy nakładczej,
• udokumentowane okresy pracy za granicą,
• okresy urlopu szkoleniowego.

Staż pracy a umowa zlecenie

Jednym z najczęściej pojawiających się pytań wśród pracowników i zleceniobiorców jest to, czy umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy pracownika. Obecne przepisy są w tej kwestii jednoznaczne – Kodeks pracy reguluje wyłącznie stosunki pracy, natomiast umowa zlecenie to forma zatrudnienia uregulowana w Kodeksie cywilnym, a więc nie jest traktowana jako stosunek pracy. Zatem okres wykonywania zlecenia nie wpływa na naliczanie stażu pracy w rozumieniu prawa pracy.

Warto jednak dodać, że istnieje wyjątek od tej zasady. Jeśli warunki wykonywania zlecenia w rzeczywistości odpowiadają stosunkowi pracy (np. praca odbywa się pod kierownictwem, w określonym miejscu i czasie, za wynagrodzeniem), sąd pracy może uznać, że mamy do czynienia z tzw. pozorną umową cywilnoprawną. W takiej sytuacji na podstawie art. 22 § 1^1 Kodeksu pracy, zlecenie zostaje „przekwalifikowane” w umowę o pracę, a okres ten zostanie doliczony do okresu pracowniczego stażu pracy.

Obecny system powoduje, że osoby pracujące przez wiele lat wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych nie nabywają uprawnień wynikających z długiego stażu – np. prawa do 26 dni urlopu czy dłuższych okresów wypowiedzenia. To jedna z głównych przyczyn planowanej nowelizacji Kodeksu pracy.

Umowa zlecenia a staż pracy – dowiedz się więcej.

Nowe zasady dotyczące stażu pracy – co się zmieni?

Rząd przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który wprowadzi długo oczekiwane zmiany w zakresie ustalania i naliczania stażu pracy. Nowe przepisy zostały zaakceptowane przez Radę Ministrów 24 czerwca 2025 r. i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r.

Zgodnie z projektem do okresu stażu pracy będą wliczane m.in.:

• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
• wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, agencyjna, o świadczenie usług),
• praca w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i kółkach rolniczych,
• udokumentowana praca zarobkowa za granicą, również w formach innych niż umowa o pracę.

Podstawą do wliczania okresów pracy ma być przede wszystkim potwierdzenie opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. W przypadku, gdy składki nie były odprowadzane (np. przy pracy za granicą poza systemem ZUS), konieczne będzie przedłożenie dodatkowych dokumentów – umów, rachunków, zaświadczeń od kontrahentów czy zagranicznych pracodawców.

Co więcej, projekt przewiduje, że nowe przepisy będą miały zastosowanie również do okresów sprzed ich wejścia w życie.

Ustalanie stażu pracy – jak potwierdzić okresy wykonywania pracy?

Obecnie ustalanie stażu pracy opiera się głównie na dokumentach dostarczanych przez pracownika i gromadzonych w jego aktach osobowych. Najczęściej są to:

• świadectwa pracy – podstawowy dokument potwierdzający okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (art. 97 KP),
• zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, które pracodawca może wystawić na wniosek pracownika,
• dokumenty dotyczące szczególnych okresów zaliczanych do stażu (np. książeczka wojskowa, dyplom ukończenia szkoły wyższej, zaświadczenie o prowadzeniu gospodarstwa rolnego).

Potwierdzanie okresów pracy – nowe przepisy

Od 1 stycznia 2026 r. podstawową instytucją odpowiedzialną za potwierdzanie okresów zatrudnienia będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. ZUS posiada dane o okresach opłacania składek od 1 stycznia 1999 roku i na tej podstawie będzie wystawiał zaświadczenia potwierdzające okresy wykonywania pracy. Takie zaświadczenie stanie się głównym dokumentem, który pracownik będzie mógł przedłożyć pracodawcy w celu uzupełnienia swojego stażu pracy.

W przypadku, gdy dane nie są dostępne w ZUS, pracownik będzie musiał samodzielnie udokumentować swoje doświadczenie. Potwierdzanie stażu pracy będzie możliwe poprzez np.:

• kopie umów cywilnoprawnych (zlecenie, agencyjna, kontrakt B2B),
• faktury i rachunki wystawiane w ramach działalności gospodarczej,
• zaświadczenia od pracodawców lub kontrahentów,
• dokumenty z zagranicznych instytucji potwierdzające zatrudnienie i opłacanie składek,
• potwierdzenia przelewów wynagrodzenia.

Projekt nowelizacji przewiduje, że pracownicy będą mieli określony czas na zgłoszenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy wykonywania pracy. Zgodnie z założeniami ma to być 24 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2026 roku.

Nowe zasady naliczania stażu a opłacanie składek ZUS

W projekcie nowelizacji Kodeksu pracy przyjęto, że podstawą do zaliczenia danego okresu do stażu pracy będą przede wszystkim składki odprowadzane do ZUS. Co do zasady więc, do stażu wliczą się te lata, w których pracownik podlegał ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.

Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątek – do okresu zatrudnienia będą mogły zostać wliczone także udokumentowane okresy aktywności zawodowej, w których dana osoba nie podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Dotyczy to przede wszystkim uczniów i studentów do 26. roku życia, którzy wykonywali pracę na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej czy innej umowy o świadczenie usług.

Trzeba jednak pamiętać, że nauka i praca wykonywana równolegle nie sumują się. W takim przypadku do stażu uwzględnia się tylko jedno z tych okresów – albo naukę, albo zatrudnienie – w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika. Na przykład: jeśli pracownik studiował pięć lat, ale po trzech latach obronił licencjat (co automatycznie daje 8 lat stażu pracy), to pozostałe dwa lata studiów mogą zostać rozliczone jako okres zatrudnienia, o ile w tym czasie pracował na podstawie wcześniej wymienionych umów.