Pełna księgowość — co to jest? Limit przychodów, niezbędne informacje

Pełna księgowość to najbardziej złożony i skomplikowany system ewidencyjny. Podstawową jej zasadą jest to, że w organizacji, która ją prowadzi, musi być rejestrowane każde zdarzenie gospodarcze. W tym artykule wyjaśnimy, co to jest pełna księgowość, jaki limit obowiązuje na uproszczonej księgowości oraz w jakich sytuacjach pełna księgowość jest wymagana.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość to system ewidencyjny ukazujący pełen obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Wyróżniamy dwie możliwe formy księgowości:

1. Księgowość uproszczona – podatkowa księga przychodów i rozchodów, karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany;
2. Pełna księgowość – księgi rachunkowe.

Prowadzenie pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych) dotyczy dużych firm oraz takich, które obracają znacznymi kwotami. Jest ona gwarancją transparentności prowadzonych przez przedsiębiorstwo działań finansowych, a także skutecznym narzędziem zapobiegającym nieuczciwościom w tym obszarze. W związku z tym do pełnej księgowości obliguje limit przychodu, charakter prowadzonej działalności oraz posiadanie siedziby na terytorium Polski.

Księgi rachunkowe to również obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych:

• sporządzania bilansów,
• sporządzania rachunków zysków i strat,
• dostarczania informacji wprowadzającej do każdego sprawozdania,
• konieczność dostarczania dodatkowych informacji i objaśnień.

Od jakiej kwoty jest pełna księgowość? Limit 2024

Podstawową zasadą obligującą przedsiębiorców do przejścia uproszczonej księgowości na pełną księgowość jest osiągnięcie lub przekroczenie przychodu w wysokości 2 000 000 euro w skali roku.

Limit na rok 2024 został ustalony 2 października 2023 roku przez Narodowy Bank Polski w tabeli NBP nr 190/A/NBP/2023. Kurs euro wynosił wtedy 4,6091 zł i w związku z tym pełna księgowość od stycznia 2024 roku musiały wdrożyć firmy, które w 2023 osiągnęły limit 9 218 200 zł (tj. 2 000 000 euro x 4,6091 zł/euro). Wysokość przychodu, po której przekroczeniu na przedsiębiorstwo nałożony zostanie obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2025 r., będzie ustalony w październiku 2024 roku.

Kiedy pełna księgowość staje się obowiązkiem przedsiębiorcy?

Do prowadzenia pełnej księgowości ustawowo zobligowane są:

• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki akcyjne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Do takiej ewidencji są zobowiązane również samorządy oraz niektóre przedsiębiorstwa działające dzięki dotacjom i subwencjom. W 2016 r. ten obowiązek został nałożony także na osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej.

Dodatkowo każdy przedsiębiorca, który dotychczas prowadził uproszczoną księgowość, a w ubiegłym roku kalendarzowym przekroczył ustalony limit, ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Księgi rachunkowe przy pełnej księgowości

Każde przedsiębiorstwo jest ustawowo zobligowane do ewidencjonowania przeprowadzanych operacji gospodarczych. W firmach prowadzących pełną księgowość systemem stosowanym w tym celu są księgi rachunkowe. Na księgi rachunkowe składa się m.in.

• dziennik,
• księga główna wraz z zestawieniem obrotów i sald przypisanych do niej kont bankowych,
• księgi pomocnicze wraz z zestawieniem sald przypisanych do nich kont bankowych,
• inwentarz składników aktywów oraz pasywów.

Księgi rachunkowe mogą być tworzone przez działający w firmie dział księgowy lub ich prowadzenie może być zlecane podmiotom zewnętrznym. Pomimo swojej nazwy, księgi rachunkowe wcale nie muszą mieć formy papierowej i mogą być prowadzone w odpowiednim systemie elektronicznym.

Pełna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jeśli przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i nie przekracza ustawowego limitu, czyli 2 000 000 euro, nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Jeśli jednak zdecyduje się przekształcić swoją działalność w spółkę akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytową lub komandytowo-akcyjną, będzie na niego nałożony obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Przejście na pełną księgowość

Przekroczenie limitu uproszczonej księgowości zobowiązuje do przejścia na pełną księgowość. Wiąże się to ze złożonym procesem, w którym należy dopełnić wszelkich formalności. W pierwszym kroku powinno się zamknąć księgi przychodów i rozchodów. W tym celu należy:

• wykonać podsumowanie roczne kolumn księgi,
• sporządzić spis z natury oraz obliczyć go i wpisać do księgi,
• ustalić dochód roczny lub stratę zgodnie z zasadami określonymi w art. 24 ust. 2 ustawy o pdof.

Księga przychodów i rozchodów rejestruje jednak jedynie przychody i koszty. Nie zawiera więc informacji, które muszą być uwzględnione w utworzonym bilansie otwarcia tj. aktywa i pasywa – określające posiadany przez firmę majątek. Dlatego jedynym rozwiązaniem, które umożliwia określenie bilansu otwarcia, jest sporządzenie inwentarza na podstawie m.in. spisania pełnej inwentaryzacji rzeczywistego stanu środków finansowych i rzeczowych, a także kapitałów własnych i obcych, jeśli takie są zaangażowane w działalność.

Kolejnym krokiem rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości jest opracowanie dokumentacji opisującej politykę rachunkowości w języku polskim.

Dla kogo uproszczona księgowość?

Uproszczona księgowość jest znacznie częściej spotykanym sposobem ewidencji. To, czy jest ona możliwa, zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Tzw. mała księgowość jest przeznaczona dla:

• osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich.

Prowadzenie księgowości uproszczonej wymaga znaczniej mniej pracy, niż prowadzenie ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie, koszta są również odpowiednio niższe. Dlatego właśnie to zwykle mała księgowość jest wybierana przed przedsiębiorców (chyba że rodzaj prowadzonej działalności albo przekroczenie limitu przychodów im na to nie pozwala).

Co zamiast pełnej księgowości?

Jeśli przedsiębiorstwo ma możliwość prowadzenia małej księgowości, wówczas może zdecydować się na jedną z trzech form prowadzenia ewidencji:

• księga przychodów i rozchodów – przedsiębiorstwo rozlicza się na zasadach ogólnych (podatek 17% lub 32%) lub przez podatek liniowy (wynoszący 19%). Podatek odliczany jest od dochodu (przychód pomniejszony o koszty);
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – przedsiębiorstwo opłaca stałą składkę, która jest zależna od rodzaju wykonywanej działalności. Podatek odliczany jest od przychodu;
• karta podatkowa – odprowadzanie do urzędu skarbowego stałej kwoty ustalonej przez odpowiedniego naczelnika US. Z tej formy opodatkowania może skorzystać wąska grupa przedsiębiorstw.