Optymalizacja kosztów zatrudnienia – jak radzić sobie po podniesieniu minimalnej krajowej?

Wzrost minimalnej krajowej skłania przedsiębiorców z różnych sektorów – od gastronomii, poprzez hotelarstwo, aż do handlu detalicznego – do optymalizacji kosztów zatrudnienia personelu. W tym celu kluczowe staje się wykorzystanie specjalistycznych narzędzi, które pomogą w efektywny sposób zarządzać kosztami pracy, nie tracąc przy tym na jakości świadczonych usług. Kadromierz wychodzi naprzeciw tym potrzebom, zapewniając intuicyjny program, który zwiększy efektywność pracy Twojego zespołu.

Zaplanuj grafik pracy zgodnie z zapotrzebowaniem

Najczęściej źródłem największych kosztów zatrudnienia jest nieoptymalnie zaplanowany grafik. Zbyt duża liczba pracowników na zmianie w czasie małego ruchu to przepalanie Twojego budżetu. Z kolei zapewnienie zbyt małej liczby pracowników w okresie wzmożonego obłożenia również nie będzie dobrym pomysłem – przemęczeni pracownicy nie będą zadowoleni ze swojej pracy, a jakość świadczonych usług znacząco spadnie.

Aby uniknąć takich sytuacji, możesz wykorzystać funkcję automatycznego grafiku pracy w aplikacji Kadromierz, która umożliwi Ci dokładne dostosowanie liczby pracowników do aktualnych potrzeb operacyjnych. Program weźmie pod uwagę określone przez Ciebie zapotrzebowanie na pracowników w zależności od ruchu, prognozowanej sprzedaży i innych czynników wpływających na zapotrzebowanie na pracę. Dzięki temu układając grafik pracy, zaplanujesz większą liczbę pracowników na okresy większego zapotrzebowania, jednocześnie redukując ich liczbę, gdy ruch w lokalu będzie stosunkowo mniejszy. W przypadku zmiany zapotrzebowania łatwo wprowadzisz zmiany w harmonogramie, a zatrudnieni zostaną poinformowani o tym fakcie za pomocą powiadomienia.

Samo zaplanowanie grafiku pracy zgodnie z zapotrzebowaniem przyniesie Ci znaczne oszczędności, warto jednak rozważyć inne działania, które będą pomocne na drodze optymalizacji kosztów zatrudnienia.

Sprawdź, czy pracodawca może płacić mniej niż najniższa krajowa? 

Mierz efektywność pracy na podstawie metryk budżetu

Dzięki naszej nowej funkcji zaplanujesz pracę na podstawie realnych danych – zaimportowanych bądź wprowadzonych ręcznie. Metryki budżetu spełniają funkcję wskaźników KPI, które umożliwią Ci zweryfikowanie, czy realizujesz założone przez siebie cele. W przypadku, gdy zaplanowane wskaźniki będą zbyt odbiegać od tych faktycznie dokonanych, będziesz mógł(a) szybko podjąć stosowne działania.

W Kadromierzu możesz analizować różnego rodzaju wartości – od standardowych metryk takich jak prognozowany grafik, planowana sprzedaż, udział procentowy kosztów sprzedaży czy sprzedaż na roboczogodzinę, po własne metryki np. efektywność pracowników, liczba zamówień bądź klientów. Co sprawdzisz dzięki poszczególnym wskaźnikom?

Prognozowany grafik oraz planowana sprzedaż umożliwią Ci dostosowanie liczby pracowników do realnego zapotrzebowania lokalu w poszczególnych dniach czy porach. Z kolei udział procentowy kosztów pracy w sprzedaży wyliczy, jaki procent przychodów osiągniętych ze sprzedaż zostanie przeznaczony na koszty zatrudnienia personelu, co pozwoli Ci lepiej zarządzać ustalonym budżetem. Dzięki obliczeniu sprzedaży na roboczogodzinę sprawdzisz, jaki Twoja firma osiągnęła utarg w poszczególnych godzinach. Na tej podstawie zweryfikujesz, czy nie należy skrócić bądź przedłużyć godzin otwarcia lokalu.

Korzystanie z funkcji metryk budżetu w aplikacji Kadromierz pomoże Ci zmniejszyć koszty pracy przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności i poprawie jakości usług. Przy pomocy metryki prognozowanego grafiku możliwe jest dokładne zaplanowanie potrzebnej liczby personelu, adekwatnie do rzeczywistego zapotrzebowania Twojego lokalu w konkretnych dniach i godzinach. Dzięki temu zyskujesz możliwość optymalizacji liczby zatrudnionych pracowników w danym czasie, co bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów pracy. Zwiększając efektywność poprzez zaplanowanie grafiku pracy zgodnie z metrykami, maksymalnie wykorzystasz potencjał zasobów ludzkich w swojej firmie. Odpowiednie rozłożenie obowiązków zapobiega zbędnym przestojom, które mogą wynikać z nadmiernego zatrudnienia w okresach mniejszego natężenia pracy. Ponadto inteligentne planowanie grafiku pracy gwarantuje, że w kluczowych momentach działalności Twojego lokalu zawsze dostępna jest właściwa liczba pracowników na odpowiednich stanowiskach. To klucz do skrócenia czasu oczekiwania na usługę i podniesienia jej jakości, co nie tylko zwiększa zadowolenie klientów, ale również zachęca ich do ponownych odwiedzin w przyszłości.

Rejestruj czas pracy za pomocą fotorejestracji

Wiele firm, zwłaszcza tych pracujących zmianowo, boryka się z problemem tzw. buddy punchingu. Jest to zjawisko, gdy jeden pracownik odbija kartę za innego. Jeśli ten problem brzmi znajomo, to czas, aby zrezygnować z tradycyjnych metod rejestrowania czasu pracy i przerzucić się na skuteczniejsze rozwiązanie.

W Kadromierzu możesz rejestrować czas pracy swoich pracowników z wykorzystaniem fotorejestracji. Funkcja ta polega na wykorzystaniu urządzeń z aparatem, które pozwalają na zrobienie zdjęcia pracownika w momencie rejestracji. Takie działanie gwarantuje, że zarejestrowany czas pracy jest tym faktycznie przepracowanym, a pracownik loguje się na zmianie w momencie, gdy jest gotowy do rozpoczęcia swoich obowiązków. Rejestracja czasu pracy z Kadromierzem znacząco podnosi poziom przejrzystości i dokładności w monitorowaniu obecności pracowników.

Oszczędzaj czas i pieniądze dzięki automatyzacji procesów zarządzania zespołem

Kadromierz usprawni i uprości wiele Twoich codziennych zadań związanych z zarządzaniem pracownikami, dzięki czemu oszczędzisz czas i pieniądze, a także zredukujesz ryzyko możliwych błędów. System przeanalizuje dane dotyczące zapotrzebowania na pracę oraz dostępności pracowników, a następnie na tej podstawie automatycznie wygeneruje optymalny harmonogram dla Twojego zespołu. Całość zajmie tylko 2 minuty!

Kolejnym procesem, który warto usprawnić, jest zarządzanie urlopami. W Kadromierzu pracownicy mogą składać wnioski urlopowe online bezpośrednio w aplikacji i przesyłać je do akceptacji przez menadżerów. Takie działanie znacznie upraszcza i przyspiesza całą procedurę.

Kadromierz oferuje również rozwiązania do elektronicznej ewidencji czasu pracy, w tym wspomnianą wcześniej fotorejestrację. Automatyzacja tego aspektu pozwala na dokładne i bezproblemowe śledzenie godzin pracy, co jest niezbędne dla prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy. Pomaga też uniknąć godzin spędzonych na żmudnym rozliczaniu czasu pracy pracowników.

Platforma Kadromierz umożliwia także usprawnienie komunikacji wewnętrznej dzięki funkcjom umożliwiającym szybką wymianę informacji między menedżerami a pracownikami. Automatyczne powiadomienia o nowych grafikach, zmianach w harmonogramie czy zatwierdzonych wnioskach urlopowych gwarantują, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco z ważnymi informacjami bez konieczności poświęcania dodatkowego czasu na informowanie zatrudnionych.

Załóż darmowe konto i skorzystaj z 14-dniowego okresu próbnego. To idealna okazja, aby przekonać się, jak Kadromierz może przyczynić się do zwiększenia efektywności zarządzania zasobami ludzkimi w Twojej firmie, minimalizując przy tym koszty zatrudnienia.