Notatka służbowa wzór [DOC/PDF]

Chociaż Kodeks pracy nie definiuje pojęcia notatki służbowej, to zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą tworzyć takie dokumenty. Do czego służy notatka służbowa i jak ją prawidłowo sporządzić?

Notatka służbowa – co to jest?

Notatka służbowa to rodzaj dokumentu, który zwykle spisuje pracodawca lub pracownik i zawiera w nim informacje na temat jakiegoś zdarzenia. Może ona mieć formę sprawozdania ze spotkania lub zawiadomienia o podjętych postanowieniach. Dodatkowo notatki służbowe są pomocne w przekazywaniu informacji wewnątrz firmy.

Do czego służy notatka służbowa?

Kodeks pracy nie definiuje podjęcia notatki służbowej, a co za tym idzie, nie określa jej celu. Pracownicy i właściciele działalności gospodarczych najczęściej wykorzystują notatki służbowe do przekazywania sobie nawzajem ważnych informacji. Dodatkowo mogą one służyć do podsumowywania ustaleń podejmowanych podczas zebrań zarządów spółek lub innych spotkań w zakładach pracy. Warto zaznaczyć, że również osoby współpracujące z firmą mogą sporządzać notatki służbowe. Taka sytuacji ma miejsce np. w przypadku, gdy przedsiębiorstwo zleca wykonywanie części zadań podmiotom trzecim lub korzysta z umów cywilnoprawnych.

Notatka dyscyplinująca jest szczególnym rodzajem notatki służbowej. Pracodawcy mogą sporządzić taki dokument w następujących przypadkach:

• wielokrotnego łamania przez pracownika zasad Bezpieczeństwa i Higieny Pracy,
• częstych nieuzasadnionych nieobecności i spóźnień do pracy,
• nienależytego wykonywania obowiązków służbowych.

Sprawdź, co musisz wiedzieć o karach porządkowych dla pracowników. 

Jak napisać notatkę służbową?

Żeby prawidłowo sporządzić notatkę służbową, jej twórca powinien zamieścić w niej następujące informacje:

• miejsce sporządzenia notatki,
• data jej sporządzenia,
• nazwisko autora,
• lista podjętych decyzji,
• dane odbiorcy (jeśli taki jest).

Osoby tworzące notatki służbowe muszą pamiętać, żeby nie umieszczać w nich osobistych uwag, wyrazów sympatii czy antypatii. Również pracodawca, spisując notatkę dyscyplinującą dotyczącą pracownika, powinien skupić się na umieszczeniu w niej faktów bez zabarwienia emocjonalnego. Dokument ma być rzeczowy, zwięzły i przejrzysty.

Notatka służbowa ze spotkania

Pracownicy przedsiębiorstw często dostają polecenie sporządzenia notatki służbowej z ważnych dla firmy spotkań służbowych. Poniżej znajduje się przykład, jak taki dokument może wyglądać.

Warszawa, 10.06.2022 r.

Do: Zespół Managerów restauracji Domowe obiady
Od: Kamil Nowak, Sekretarz

Postanowienia spotkania dotyczącego
zwiększenia wydajności pracy kelnerów

Dnia 10 czerwca 2022 r. odbyło się spotkanie właściciela restauracji Domowe obiady – Pana Jana Kowalskiego z Sekretarzem restauracji Panem – Kamilem Nowakiem oraz Kierowniczką działu HR. – Panią Barbara Wiśniewską. Podczas spotkania przedyskutowano możliwości zwiększenia wydajności pracy kelnerów oraz obniżenia kosztów zatrudnienia na tym stanowisku. W rezultacie podjęto następująco postanowienia:

1. managerowie będą planować zmiany kelnerskie na postawie prognozowanej sprzedaży, korzystając z raportów sprzedaży z ubiegłych lat;
2. managerowie przygotują dziennie, tygodniowe oraz miesięczne listy zadań na stanowisku kelnerskim, a następnie wydrukują je, umieszczą w widocznym miejscu i będą dbać o ich realizowanie.

Postanowienia zaczynają obowiązywać od 1 lipca 2022 roku.

Sporządził: Kamil Nowak (podpis)

Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej

Kolejną sytuacją, w której często spisuje się notatki służbowe, są ważne rozmowy telefoniczne np. z kluczowymi dla firmy klientami. Wówczas pracownicy tworzą takie dokumenty, żeby przekazać najważniejsze informacje przełożonemu lub pozostałym zatrudnionym. Notatka służbowa sporządzona na taką okoliczność może wyglądać następująco:

Kraków, 05.03.2022 r.

Do: Adam Kowalczyk, Kierownik Działu Sprzedaży firmy Selling kings
Od: Joanna Zielińska, Specjalistka sprzedaży bezpośredniej w firmie Selling kings

Postanowienia rozmowy telefonicznej
z przedstawicielem sieci kawiarni Love Cafe

Dnia 5 marca 2022 r. Joanna Zielińska, Specjalistka sprzedaży bezpośredniej w firmie Selling kings, przeprowadziła rozmowę telefoniczną z CEO sieci kawiarni Love Cafe. W trakcie rozmowy nastąpiły negocjacje warunków zakupienia przez sieć kawiarni ekspresów do kawy. W wyniku negocjacji podjęto następujące postanowienia:

1. sieć kawiarni Love Cafe zakupi od firmy Selling kings 10 ekspresów do kawy marki Coffe Machines model X za cenę 7 000 zł brutto za sztukę;
2. ekspresy zostaną wysłane za pomocą przesyłki kurierskiej do lokalu Love Cafe przy ul. Marszałkowskiej w Warszawie w ciągu 7 dni od zaksięgowania wpłaty zaliczki w wysokości 2 000 złotych.
3. Podpisanie umowy nastąpi dnia 15.03.2022 r. o godz. 15:00 w siedzibie firmy Selling Kings.

Sporządziła: Joanna Zielińska (podpis)

Jak przechowywać notatki służbowe?

Jako że w Kodeksie pracy nie ma zapisu dotyczącego notatek służbowych, to nie istnieją również przepisy regulujące w sposób bezpośredni zasady przechowywania tych dokumentów. W zakładach pracy często pracownicy wyznaczają specjalne miejsce takie jak np. pudełko czy szufladę, w którym przechowują notatki służbowe. Stosują w tym celu segregatory i organizery, żeby utrzymać porządek i zapewnić łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów.

Jeśli natomiast notatka służbowa dotyczy w sposób wyraźny jakiegoś konkretnego pracownika, wówczas stanowi ona część jego dokumentacji pracowniczej. Przykładem tego typu dokumentu jest notatka dyscyplinująca. W tym przypadku dokument powinien być przechowywany w ściśle określony sposób. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 roku. Sprawdź, co zawiera rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Notatka służbowa – wzór DOC/PDF

Poniżej znajdziesz darmowy szablon notatki służbowej, z którego możesz skorzystać w swojej firmie. 

Notatka służbowa.doc Notatka służbowa.pdf

Sprawdź wielofunkcyjne narzędzie do zarządzania czasem pracy w firmie. Grafiki pracy, ewidencja czasu pracy, rcp online i elektroniczne wnioski urlopowe – w jednym zintegrowanym systemie.