Monitoring w pracy a przepisy prawne

Monitoring w pracy jest tematem, który budzi wiele kontrowersji oraz wątpliwości, zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. W ostatnim czasie stał się niezwykle popularnym narzędziem stosowanym w zakładach pracy. Należy jednak wiedzieć, że wprowadzenie kamer wizyjnych musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, aby nie naruszać prywatności i praw pracowników. W tym artykule sprawdzimy, co o monitoringu w pracy mówi Kodeksu pracy oraz wyjaśnimy kiedy i gdzie jest on dozwolony.

Czym jest monitoring w pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy monitoring w pracy to szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Oznacza to, że monitoring dotyczy wyłącznie nagrywania obrazu, ale bez dźwięku. Niedopuszczalne jest stosowanie kamer z mikrofonami czy rozmieszczenie samych mikrofonów w miejscu pracy.

Należy również wiedzieć, że wprowadzenie monitoringu w pracy nie jest dobrowolne. Konieczne jest bowiem przestrzeganie przepisów prawa. Określają one m.in. kiedy możliwe jest posiadanie monitoringu w pracy, w jakich pomieszczeniach oraz jak przeprowadzić proces wdrożenia. Oprócz tego należy także poinformować wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu do zakładu pracy.

Kiedy można wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?

Według art. 22 (2) Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu umożliwiającego rejestrację obrazu, jeżeli jest to niezbędne dla:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• kontroli produkcji,
• zapewnienia ochrony mienia,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W związku z tym monitoring w pracy nie może być stosowany, jeśli nie spełnia się przynajmniej jednego z wymienionych kryteriów. Warto przy tym wspomnieć, że zasadność jego wprowadzenia oraz zapisy w przepisach zakładowych mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Gdzie nie można stosować monitoringu w miejscu pracy?

Monitoring w zakładzie pracy nie obejmuje pomieszczeń:

• udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
• pomieszczeń sanitarnych,
• szatni,
• stołówek,
• palarni.

Wyjątek stanowią sytuacje, w których stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji czy zachowania tajemnicy informacji. Należy jednak pamiętać, że rejestracja obrazu nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Aby wprowadzić monitoring w pracy, należy zamieścić informacje o jego stosowaniu w przepisach wewnątrzzakładowych – w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy albo w obwieszczeniu. Regulamin monitoringu w pracy powinien uwzględniać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu w pracy pracodawca jest zobowiązany do poinformowania o tym pracowników w sposób przyjęty w jego zakładzie pracy np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, organizację stand-upu czy po prostu poprzez wysłanie wiadomości e-mail. Ponadto nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu należy widocznie oznaczyć pomieszczenia oraz teren monitorowany za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

W przypadku nowych zatrudnień pracodawca ma obowiązek przekazania wszelkich informacji o monitoringu przed dopuszczeniem pracowników do pracy.

Należy pamiętać również, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania wcześniejszej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy taka organizacja nie występuje – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Kto może przeglądać monitoring w pracy?

Nagrania z monitoringu w pracy mogą być przeglądane przez pracodawcę oraz osoby upoważnione np. zarząd czy osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo. Dostęp do danych powinien być ściśle ograniczony i kontrolowany, ponieważ materiały zawierają dane osobowe, które podlegają przepisom RODO.

Co ważne, jeśli kamera zarejestrowała zdarzenie, które może być dowodem w sprawie np. wypadek lub przestępstwo, wówczas policja oraz osoby poszkodowane mają prawo zażądać nagrań.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu w pracy?

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane przez okres maksymalnie 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie określonego czasu materiały zawierające dane osobowe muszą ulec zniszczeniu.

Jeśli jednak nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu prawnym lub mogą stanowić dowód w postępowaniu – termin przechowywania materiałów ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Inne formy monitoringu w pracy

Warto wiedzieć, że są także inne formy monitoringu w pracy np. monitoring poczty elektronicznej, GPS w samochodzie służbowym czy monitoring czasu pracy za pomocą programu RCP.

Ostatnia forma jest świetnym sposobem na kontrolę czasu pracy pracowników. Umożliwia rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy za pomocą zdjęcia, karty lub kodu PIN. Za pomocą programu można zautomatyzować ewidencję czasu pracy oraz wyliczanie wynagrodzeń. Zachęcam zatem do sprawdzenia programu Kadromierz, który oferuje te funkcjonalności.