Monitoring w pracy a przepisy prawne

Monitoring w pracy a przepisy prawne

Autor: Wiktoria Markiewicz

wpis dodany: 26/02/2024

Przeczytaj w: 2 minuty

ostatnia aktualizacja: 26/02/2024

Monitoring w pracy jest tematem, który budzi wiele kontrowersji oraz wątpliwości, zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. W ostatnim czasie stał się niezwykle popularnym narzędziem stosowanym w zakładach pracy. Należy jednak wiedzieć, że wprowadzenie kamer wizyjnych musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, aby nie naruszać prywatności i praw pracowników. W tym artykule sprawdzimy, co o monitoringu w pracy mówi Kodeksu pracy oraz wyjaśnimy kiedy i gdzie jest on dozwolony.

Monitoring w pracy

Czym jest monitoring w pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy monitoring w pracy to szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Oznacza to, że monitoring dotyczy wyłącznie nagrywania obrazu, ale bez dźwięku. Niedopuszczalne jest stosowanie kamer z mikrofonami czy rozmieszczenie samych mikrofonów w miejscu pracy.

Należy również wiedzieć, że wprowadzenie monitoringu w pracy nie jest dobrowolne. Konieczne jest bowiem przestrzeganie przepisów prawa. Określają one m.in. kiedy możliwe jest posiadanie monitoringu w pracy, w jakich pomieszczeniach oraz jak przeprowadzić proces wdrożenia. Oprócz tego należy także poinformować wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu do zakładu pracy.

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Kiedy można wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?

Według art. 22 (2) Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu umożliwiającego rejestrację obrazu, jeżeli jest to niezbędne dla:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
  • kontroli produkcji,
  • zapewnienia ochrony mienia,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W związku z tym monitoring w pracy nie może być stosowany, jeśli nie spełnia się przynajmniej jednego z wymienionych kryteriów. Warto przy tym wspomnieć, że zasadność jego wprowadzenia oraz zapisy w przepisach zakładowych mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Gdzie nie można stosować monitoringu w miejscu pracy?

Monitoring w zakładzie pracy nie obejmuje pomieszczeń:

  • udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
  • pomieszczeń sanitarnych,
  • szatni,
  • stołówek,
  • palarni.

Wyjątek stanowią sytuacje, w których stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji czy zachowania tajemnicy informacji. Należy jednak pamiętać, że rejestracja obrazu nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Aby wprowadzić monitoring w pracy, należy zamieścić informacje o jego stosowaniu w przepisach wewnątrzzakładowych – w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy albo w obwieszczeniu. Regulamin monitoringu w pracy powinien uwzględniać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu w pracy pracodawca jest zobowiązany do poinformowania o tym pracowników w sposób przyjęty w jego zakładzie pracy np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, organizację stand-upu czy po prostu poprzez wysłanie wiadomości e-mail. Ponadto nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu należy widocznie oznaczyć pomieszczenia oraz teren monitorowany za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

W przypadku nowych zatrudnień pracodawca ma obowiązek przekazania wszelkich informacji o monitoringu przed dopuszczeniem pracowników do pracy.

Należy pamiętać również, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania wcześniejszej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy taka organizacja nie występuje – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Kto może przeglądać monitoring w pracy?

Nagrania z monitoringu w pracy mogą być przeglądane przez pracodawcę oraz osoby upoważnione np. zarząd czy osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo. Dostęp do danych powinien być ściśle ograniczony i kontrolowany, ponieważ materiały zawierają dane osobowe, które podlegają przepisom RODO.

Co ważne, jeśli kamera zarejestrowała zdarzenie, które może być dowodem w sprawie np. wypadek lub przestępstwo, wówczas policja oraz osoby poszkodowane mają prawo zażądać nagrań.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu w pracy?

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane przez okres maksymalnie 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie określonego czasu materiały zawierające dane osobowe muszą ulec zniszczeniu.

Jeśli jednak nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu prawnym lub mogą stanowić dowód w postępowaniu – termin przechowywania materiałów ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Inne formy monitoringu w pracy

Warto wiedzieć, że są także inne formy monitoringu w pracy np. monitoring poczty elektronicznej, GPS w samochodzie służbowym czy monitoring czasu pracy za pomocą programu RCP.

Ostatnia forma jest świetnym sposobem na kontrolę czasu pracy pracowników. Umożliwia rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy za pomocą zdjęcia, karty lub kodu PIN. Za pomocą programu można zautomatyzować ewidencję czasu pracy oraz wyliczanie wynagrodzeń. Zachęcam zatem do sprawdzenia programu Kadromierz, który oferuje te funkcjonalności.

Grafika przedstawiająca tablet i laptopa.

4.9/5 - (7 opinie)
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

14-dniowy darmowy okres próbny. Testujesz plan Premium. Nie wymagamy karty.