Fałszowanie ewidencji czasu pracy – co za to grozi?

Jeżeli prowadzisz własną firmę, z pewnością wiesz, że jako pracodawca masz wiele obowiązków względem swoich pracowników. Jednym z nich jest prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych – to właśnie ona stanowi podstawę do wyliczania comiesięcznego wynagrodzenia czy przysługujących dni wolnych od zajęć służbowych. Fałszowanie ewidencji czasu pracy lub jej brak prowadzi do konsekwencji prawnych. Zobacz, co może za to grozić!

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Na wstępie warto zwrócić uwagę na jedną z najbardziej problematycznych kwestii: różnicę pomiędzy ewidencją czasu pracy a listą obecności. Bardzo wielu przedsiębiorców traktuje bowiem te pojęcia jako synonim, co w praktyce przekłada się na błędne monitorowanie czasu pracy zatrudnionych. W przypadku listy obecności mamy do czynienia wyłącznie z dokumentem, który potwierdza przyjście i wyjście pracownika do i z miejsca pracy.

Coraz częściej jednak zamiast osobistego podpisu na kartce stosuje się do tego różnorodne karty elektroniczne czy czytniki linii papilarnych. Lista obecności pracowników ma funkcję czysto informacyjną dla przedsiębiorcy i nie może stanowić podstawy do wyliczania wynagrodzenia czy dni wolnych od pracy. Co więcej, przełożony nie ma obowiązku prowadzenia takiej listy w swojej firmie – jej wdrożenie zależy wyłącznie od własnych preferencji.

Ewidencja pracowników – kiedy jest obowiązkowa?

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Świadczy o tym fakt, iż jej zasady są ściśle regulowane przez Kodeks pracy (art. 149 § 1). Według zawartych w nim treści ewidencja pracowników pozwala na ustalanie wszelkich świadczeń, związanych z pracą – w tym wynagrodzenia, wypłaty dodatków czy godzin nadliczbowych. Tak sporządzony dokument nie wymaga podpisu pracownika. Niemniej jednak może on zażądać wglądu w dokumentację.

Od każdej reguły istnieją jednak pewne wyjątki – nie inaczej jest i w tym wypadku, o czym mówi art. 149 § 2 Kodeksu pracy. Według niego pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających firmą w jego imieniu, jak również pracowników, którzy za godziny nadliczbowe lub pracę nocną otrzymują wynagrodzenie w postaci ryczałtu.

Niemniej jednak w każdym z powyższych przypadków w dalszym ciągu obowiązuje konieczność ewidencjonowania urlopów, dyżurów czy zwolnień chorobowych, opiekuńczych oraz wszelkich usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy – co grozi?

Zgodnie z Kodeksem pracy nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest uznawane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, jakie przysługują mu z tytułu umowy zawartej z przedsiębiorcą (art. 281 §1 pkt 6 k.p.). Wobec tego przełożony musi liczyć się z możliwością nałożenia na niego kary grzywny. Jej wysokość może sięgać od 1000 zł do 30 000 zł. Oprócz tego celowe fałszowanie ewidencji pracowników może zaś zakończyć się nawet karą pozbawienia wolności do 5 lat.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy przez pracownika

Pracownicy czasem podejmują próbę fałszowania ewidencji czasu pracy w celu otrzymania wyższej wypłaty. Dotyczy to zazwyczaj zamieszczania nieprawdziwych informacji w liście obecności, na podstawie której sporządzany jest dokument ewidencji. Należy jednak zdawać sobie sprawę, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy oraz przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy pracodawca może stosować karę upomnienia lub karę nagany, a także zwolnienie dyscyplinarne. Oprócz tego pracodawca może zawiadomić odpowiednie służby (policję lub prokuraturę), które będą prowadziły odpowiednie postępowanie. Akt oskarżenia wówczas może zostać skierowany do sądu karnego, gdzie sąd karny wymierzy karę za fałszowanie ewidencji czasu pracy przez pracownika.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy przez pracodawcę

Niektórzy pracodawcy lub osoby działający w ich imieniu również dopuszczają się nieuczciwych praktyk, które są wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Próby fałszowania ewidencji czasu pracy przez pracodawcę mają zwykle na celu uniknięcie płacenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych czy porze nocnej oraz zatajanie przekroczenia dopuszczalnych norm czasu pracy. Takie działania ma jednak swoje konsekwencje. Państwowa Inspekcja Pracy może zażądać wglądu w dokumentację pracowniczą i wykryć nieprawidłowości. Ich sprawca podlega wówczas grzywnie w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł zgodnie art. 282 § 1 pkt 1 k.p. w związku z bezpodstawnym obniżeniem wynagrodzenia. Jeśli jednak spełnione zostaną przesłanki odpowiedzialności karnej, sprawca podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Jak ograniczyć ryzyko fałszowania ewidencji czasu pracy?

Aby ograniczyć szansę na wystąpienie fałszowania ewidencji czasu pracy najlepszym sposobem będzie korzystanie z elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy. Taki program rejestruje czas spędzony przez pracownika w zakładzie pracy, na podstawie którego automatycznie generowana jest ewidencja. Dodatkowo, program pozwala na zrobienie zdjęcia pracownikowi podczas potwierdzania wejść i wyjść z pracy. Dzięki temu masz pewność, że zatrudniony zrobił to osobiście, a nie przekazał np. kartę lub kod PIN koledze bądź koleżance.

Kolejną ważną kwestią jest sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Bez względu na to, czy robisz to w formie papierowej lub elektronicznej – konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa przed osobami nieupoważnionymi, zniszczeniem lub zgubieniem. Ochrona dokumentacji pracowniczej należy do obowiązków pracodawcy, więc nie należy jej bagatelizować.

Sprawdź, jak długo i gdzie przechowywać ewidencję czasu pracy.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w firmie jest ściśle regulowane przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według niego pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnej dokumentacji dla każdego z zatrudnianych przez siebie pracowników.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje na temat:

• liczby przepracowanych godzin,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczby godzin przepracowanych w nocy,
• liczby godzin nadliczbowych,
• dni wolnych od pracy,
• liczby godzin dyżuru (wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem pełnienia),
• rodzaju i wymiaru zwolnień z pracy,
• rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja pracowników może przyjmować zarówno formę np. miesięczną, kwartalną lub roczną. Warto jednak pamiętać, iż powinna być ona prowadzona na bieżąco oraz osobno dla każdego zatrudnionego. Tylko wtedy pracodawca zyskuje bowiem możliwość comiesięcznego wyliczenia pensji każdemu ze swoich podwładnych. Powyższe rozporządzenie nie narzuca jednak jednolitego wzoru ewidencji czasu pracy, dlatego też może być ona prowadzona na kilka różnych sposobów.

Wybór najkorzystniejszego w dużej mierze zależy od preferencji i możliwości danego przedsiębiorcy, jak również rodzaju prowadzonej działalności czy liczby zatrudnianego personelu.

Ewidencja czasu pracy z Kadromierzem

Najlepszym sposobem na ewidencjonowanie czasu pracy jest wdrożenie do firmy specjalnego programu, który automatycznie zbiera informacje i przeprowadza wszelkie niezbędne rozliczenia. W zakres funkcji, jakie oferuje Kadromierz wchodzi właśnie ewidencja czasu pracy. Dzięki niemu właściciele zarówno dużych, jak i małych przedsiębiorstw, mogą uniknąć konieczności żmudnego ewidencjonowania pracowników.

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Łukasz Dej