Ewidencja urlopów – jak prowadzić?

Prawidłowa ewidencja zarówno obecności jak i nieobecności to obowiązek każdego pracodawcy. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala uniknąć nieporozumień z pracownikami oraz ewentualnych problemów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. W tym artykule wyjaśniamy, jak prowadzić ewidencję urlopów, jakie są jej elementy i gdzie ją przechowywać.

Czym jest ewidencja urlopów?

Ewidencja urlopów to zestaw dokumentów prowadzonych przez pracodawcę, w których rejestrowane są informacje dotyczące przysługujących i wykorzystanych przez pracowników urlopów. W zależności od rodzaju urlopu będą one przechowywane w innej części dokumentacji:

• urlopy wypoczynkowe (podstawa prawna: § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zgodnie z tym przepisem urlopy wypoczynkowe powinny stanowić część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzoną odrębnie dla każdego pracownika.

• urlopy macierzyńskie, rodzicielskie, wychowawcze i ojcowskie (podstawa prawna: § 3 ust. 2 punkt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zgodnie z tym przepisem dokumenty związane z wykorzystaniem tego typu urlopów przechowywane są w części B akt osobowych.

• urlopy bezpłatne (podstawa prawna: § 3 ust. 2 punkt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zgodnie z tym przepisem dokumenty związane z wykorzystaniem tego typu urlopów przechowywane są w części B akt osobowych.

Ewidencja urlopów jest elementem ogólnej karty ewidencji czasu pracy. To w karcie ewidencji czasu pracy powinny być wykazane wszelkie usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika. Natomiast, w zależności od rodzaju urlopów, wnioski i szczegółowe informacje ich dotyczące będą przechowywane w indywidualnej dokumentacji pracownika lub w części B jego akt osobowych. Częstą praktyką jest również tworzenie indywidualnych zestawień absencji, czyli kartotek urlopowych lub osobnych arkuszy w systemach kadrowych, które zbierają dane wyłącznie o nieobecnościach pracownika z tytułu urlopów.

Rodzaje urlopów a ewidencja urlopów pracowników

Prawidłowo prowadzona ewidencja urlopów pracowników powinna uwzględniać wszystkie typy urlopów, które mają wpływ na przebieg zatrudnienia i rozliczenie czasu pracy. Każdy rodzaj urlopu powinien być rejestrowany osobno, z podaniem daty rozpoczęcia i zakończenia oraz liczby dni nieobecności. W poniżej tabeli znajdziesz podsumowanie informacji dotyczących najważniejszych urlopów, które dotyczą pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Dowiedz się więcej o rodzajach urlopów pracowniczych.

Co zawiera ewidencja urlopów pracowników?

Ewidencja urlopów pracowników powinna zawierać komplet informacji umożliwiających dokładne śledzenie, ile dni urlopu przysługuje danemu pracownikowi, ile już wykorzystał oraz jakie wnioski złożył. Zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w dokumentacji tej powinny znaleźć się wszystkie dokumenty potwierdzające korzystanie z urlopu wypoczynkowego – przede wszystkim wnioski urlopowe, zgody przełożonych, potwierdzenia udzielenia urlopu oraz ewidencja faktycznie wykorzystanych dni wolnych.

Choć przepisy nie przedstawiają szablonu kartotek urlopowych, typowa ewidencja urlopów obejmuje zazwyczaj:

• imię i nazwisko pracownika,
• rok kalendarzowy, którego dotyczy zapis,
• wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku,
• daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych urlopów,
• określenie charakteru urlopu,
• liczbę wykorzystanych dni oraz pozostały limit urlopowy,
• podpis pracownika i osoby zatwierdzającej urlop.

Kto jest odpowiedzialny za ewidencję urlopów?

Za prawidłowe prowadzenie ewidencji urlopów pracowników odpowiada bezpośrednio pracodawca. Obowiązek ten wynika m.in. z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę konieczność prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia, w tym ewidencji urlopów wypoczynkowych.

Brak prowadzenia ewidencji urlopów lub jej nieprawidłowe prowadzenie (np. brak aktualizacji, niepełne dane, błędy w naliczaniu limitów) może skutkować poważnymi konsekwencjami. Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli sprawdza nie tylko ewidencję czasu pracy, ale również dokumentację urlopową. W przypadku niezgodności inspektor może nałożyć na pracodawcę karę grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł (na podstawie art. 281 pkt 6 KP).

Ewidencja urlopów – jak prowadzić ją poprawnie?

Aby ewidencja była zgodna z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, w sposób przejrzysty, systematyczny i umożliwiający szybki dostęp do informacji. Dokumentacja ta powinna obejmować pełną historię urlopową danego pracownika, z uwzględnieniem rodzaju urlopów, ich wymiaru, terminu, liczby wykorzystanych dni oraz pozostałego limitu.

Ewidencja urlopów może mieć formę papierową – najczęściej przybiera wtedy postać kartoteki urlopowej lub stanowi część karty ewidencji czasu pracy. W takim przypadku ważne jest, aby karta była aktualizowana na bieżąco, opatrzona datami i podpisami oraz archiwizowana przez wymagany okres, czyli 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

Coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej – za pomocą systemów kadrowo-płacowych, arkuszy Excel lub dedykowanych platform HR. Jednym z popularnych rozwiązań tego typu jest Kadromierz – intuicyjny system do planowania czasu pracy i urlopów, który automatycznie aktualizuje dostępny limit urlopowy, pozwala składać wnioski urlopowe online, a także generuje zestawienia zgodne z wymogami prawa. Zaletą Kadromierza jest również to, że umożliwia integrację z ewidencją czasu pracy oraz innymi procesami kadrowymi, co znacząco usprawnia codzienną organizację pracy.

Wersja elektroniczna – niezależnie od wybranego narzędzia – musi spełniać określone warunki:

• być chroniona przed nieuprawnionym dostępem (zgodnie z RODO),
• umożliwiać wygenerowanie dokumentów na potrzeby kontroli lub wydruk,
• zapewniać ciągłość i kompletność zapisów (nie można usuwać danych bez śladu).

Ewidencja urlopów – jak wypełnić?

Jeśli zastanawiasz się, jak wypełnić ewidencję urlopów krok po kroku, pierwszym i najważniejszym krokiem jest ustalenie, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Przykładowo w przypadku urlopu wypoczynkowego, w zależności od stażu pracy (liczonego łącznie z edukacją), wymiar ten wynosi 20 lub 26 dni – a w przypadku niepełnego etatu należy proporcjonalnie go przeliczyć.

Następnie, przy każdej nieobecności urlopowej, w ewidencji należy odnotować:

• datę złożenia wniosku urlopowego – najlepiej z numerem wniosku lub innym oznaczeniem referencyjnym, które ułatwia jego późniejsze odnalezienie,
• typ urlopu – oznaczenie, czy chodzi o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego, urlopu macierzyńskiego itp.
• daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu,
• liczbę dni urlopu wykorzystanych oraz pozostałych do wykorzystania.

W sytuacji, gdy urlop zostaje przerwany – na przykład z powodu choroby pracownika lub konieczności jego odwołania – fakt ten powinien zostać wyraźnie zaznaczony w ewidencji, wraz z odpowiednią adnotacją oraz załączoną dokumentacją uzasadniającą zmianę. Warto również osobno oznaczać przypadki korzystania z urlopu zaległego z poprzedniego roku.