Ewidencja godzin nadliczbowych – jak ją prowadzić?

Kodeks pracy jasno określa limity godzin nadliczbowych, których należy przestrzegać. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, aby monitorować przestrzeganie tych limitów oraz prawidłowo rozliczać i rekompensować nadgodziny. W artykule wyjaśniamy, czym są godziny nadliczbowe oraz jak skutecznie prowadzić ich ewidencję, wykorzystując różne metody i narzędzia.

Co to są godziny nadliczbowe?

Godziny nadliczbowe, potocznie nazywane nadgodzinami, to czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki ponad ustalone normy czasu pracy. Dla pełnego etatu, w podstawowym systemie czasu pracy normy te nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Zgodnie z art. 151 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy w Polsce nadgodziny mogą one wystąpić w dwóch przypadkach. Praca w godzinach nadliczbowych może być spowodowana szczególnymi potrzebami pracodawcy lub w sytuacją awaryjną, taką jak ochrona mienia lub życia. Nadgodziny nie są standardowym elementem czasu pracy, lecz formą dodatkowego zaangażowania pracownika, który za swoją pracę poza normatywnym wymiarem godzin powinien otrzymać odpowiednie wynagrodzenie lub czas wolny.

Limity pracy w godzinach nadliczbowych

Zgodnie z przepisami, obowiązują limity dotyczące liczby godzin nadliczbowych, które pracownik może przepracować w danym okresie.

Limit nadgodzin w ciągu dnia wynika z przepisów Kodeksu pracy o odpoczynku dobowym. Pracodawca ma obowiązek zagwarantowania 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby, co sprawia, że czas pracy wraz z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać 13 godzin.

Jeśli chodzi o limit tygodniowy, czas pracy wraz z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać 48 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Ustalenie nadgodzin następuje jednak po zakończeniu obowiązującego okresu rozliczeniowego.

W skali roku pracownik może mieć maksymalnie 150 godzin nadliczbowych, chyba że w regulaminie pracy lub w umowie zawarto inne ustalenia.

Jednak powyższe limity nie dotyczą pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Kadra zarządzająca może wykonywać pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca nie prowadzi również ewidencji czasu pracy kadry zarządzającej.

Przekroczenie tych limitów może skutkować naruszeniem przepisów, co może mieć konsekwencje prawne dla pracodawcy. Ważne jest zatem, aby prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy.

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

Rozliczanie godzin nadliczbowych jest zależne od momentu ich powstania. Dodatek wysokości 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych należy się pracownikom pełniącym obowiązki zawodowe:

• w nocy,
• w niedziele i święta , które nie  dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Natomiast pracownik wykonujący obowiązki zawodowe w dni robocze otrzyma dodatek wysokości 50% swojej pensji. Na przykład, jeśli pracownik zarabia 20 zł brutto za godzinę i przepracował 5 godzin nadliczbowych, w dniu roboczym otrzyma wynagrodzenie w wysokości 150% podstawowej stawki, co daje łącznie 150 zł brutto.

Czas wolny za nadgodziny

W ramach wynagrodzenia za pracę poza normalnymi godzinami pracy pracownik może uzyskać czas wolny od pracy w takim samym wymiarze jak ilość nadgodzin. W takiej sytuacji pracownik składa pisemny wniosek do pracodawcy o udzielenie czasu wolnego i jednocześnie zrzeka się dodatku do pensji za nadgodziny.

Pracodawca może również z własnej inicjatywy udzielić wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Pracownik musi jednak wyrazić zgodę na odbiór czasu wolnego w zamian za nadgodziny. W takiej sytuacji pracodawca udziela czasu wolnego od pracy w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, np. za 2 godziny pracy można otrzymać 3 godziny wolnego. Musi to zrobić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.
Należy pamiętać, że pracodawca nie ma prawa obniżyć wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Ewidencja nadgodzin

Ewidencja czasu pracy zawiera informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Według art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać dokładną liczbę godzin przepracowanych powyżej wymiaru czasu pracy. Ponadto pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

Z punktu widzenia pracodawcy, dokumentowanie nadgodzin jest istotne z perspektywy określenia potrzeb kadrowych i optymalizacji czasu pracy, co może przyczynić się do zwiększenia wydajności i efektywności działania. Ponadto dokładna ewidencja ogranicza ryzyko sporów z pracownikami, dotyczących wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jak prowadzić ewidencję nadgodzin?

Metody ewidencji mogą się różnić w zależności od kilku kluczowych czynników. Jednym z najważniejszych jest liczba zatrudnionych pracowników. Dla małych firm bez skomplikowanych potrzeb papierowa karta ewidencji czasu pracy może być wystarczająca. W przypadku większych wymagań lepszym wyborem mogą okazać się inne metody, takie jak system rejestracji czasu pracy (RCP).

Istotnym czynnikiem jest również specyfika wykonywanej pracy. W firmach, gdzie czas pracy bywa nieregularny, systemy RCP lub raportowanie z projektów są bardziej efektywne niż tradycyjne metody. Umożliwiają one precyzyjne rejestrowanie godzin, szerokie możliwości analizy danych oraz szybkie i bezbłędne obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny.

Wybrane rozwiązanie powinno być również intuicyjne i dostępne dla wszystkich użytkowników. Ważnym aspektem jest również budżet, jaki firma może przeznaczyć na wdrożenie systemu monitorowania godzin nadliczbowych, co należy wziąć pod uwagę podczas porównywania dostępnych opcji.

Poniżej przedstawiamy kilka skutecznych sposobów na zarządzanie nadgodzinami.

1. Karta ewidencji czasu pracy

To podstawowy dokument, w którym pracodawca zapisuje liczbę godzin przepracowanych przez pracownika, w tym nadgodzin. Karty te są przechowywane w dokumentacji pracowniczej i stanowią podstawę do obliczenia wynagrodzenia.

2. Arkusz kalkulacyjny

Wiele małych i średnich firm korzysta z arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel. To proste, ale skuteczne narzędzie do rejestracji czasu pracy. Przy pomocy formuł można automatyzować obliczenia wynagrodzeń i limitów godzin nadliczbowych.

3. E-mailowe powiadomienia

W firmach, w których praca w godzinach nadliczbowych jest sporadyczna, zgłaszanie nadgodzin przez e-mail może być wystarczającą metodą. Każde zgłoszenie powinno zawierać datę, liczbę godzin i uzasadnienie.

4. Systemy RCP (Rejestracji Czasu Pracy)

Rejestratory czasu pracy to narzędzia, które rejestrują automatycznie czas pracy za pomocą metod takich jak:

• karty zbliżeniowe,
• kod PIN,
• aplikacje mobilne, które zastępują kartę zbliżeniową,
• Beacony (bikony).

Dzięki temu można łatwo śledzić czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy oraz nadgodziny, eliminując ryzyko błędów ludzkich. Kadromierz ma w swojej ofercie intuicyjną aplikację do rejestracji czasu pracy do zainstalowania na dowolnym urządzeniu. Dzięki niej zyskasz dostęp do listy obecności w czasie rzeczywistym i łatwo zweryfikujesz nadgodziny.

5. Raporty z projektów

W firmach realizujących projekty czas pracy może być rejestrowany na podstawie raportów projektowych. To metoda szczególnie przydatna w branżach kreatywnych, IT czy konsultingowych, gdzie godziny nadliczbowe są związane z konkretnymi zadaniami.

Podsumowując, godziny nadliczbowe są nieodłącznym elementem rynku pracy, ale wymagają precyzyjnej ewidencji i zgodności z przepisami. Niezależnie od metody, jaką wybiera firma, kluczowe jest zapewnienie przejrzystości i sprawiedliwego rozliczania pracowników.