Czas pracy rejestratorki medycznej – ile wynosi?

Rejestratorka medyczna to pierwsza osoba, z którą kontaktuje się pacjent – od jej pracy zależy sprawna organizacja wizyt i płynność działania całej placówki. Dlatego managerowie i pracodawcy często pytają, ile godzin pracuje rejestratorka medyczna i jakie przepisy regulują jej czas pracy. W artykule wyjaśniamy, jakie normy obejmują to stanowisko, jak rozliczać nadgodziny oraz jak prawidłowo prowadzić grafik i ewidencję czasu pracy w podmiotach leczniczych.

Obowiązki rejestratorki medycznej

Charakter pracy rejestratorki medycznej jest złożony. Z jednej strony jest to stanowisko administracyjno-biurowe – obejmuje obsługę systemów komputerowych, dokumentacji oraz procesów związanych z zapisami. Z drugiej strony wiąże się z intensywnym i często wymagającym kontaktem z pacjentami, którzy nierzadko są zestresowani, chorzy lub zdenerwowani. Dlatego rejestratorka musi łączyć umiejętności organizacyjne z wysokim poziomem kompetencji interpersonalnych.

Zadania rejestratorki medycznej obejmują przede wszystkim:

• przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń pacjentów,
• umawianie wizyt i koordynację terminarza,
• obsługę telefoniczną i mailową,
• prowadzenie dokumentacji w systemie EDM,
• wsparcie obiegu skierowań i zezwoleń,
• organizację przepływu informacji między personelem a pacjentem.

Rejestratorki medyczne muszą dodatkowo dbać o zgodność z przepisami RODO, punktualność obiegu dokumentów oraz poprawność danych medycznych i administracyjnych. Warto podkreślić, że praca rejestratorki nie ogranicza się do czysto administracyjnych czynności. Umawiając pacjentów na wizyty specjalistyczne czy zabiegi, pracownica rejestracji powinna posiadać podstawową wiedzę medyczną, aby prawidłowo zakwalifikować zgłoszenie, zadać pacjentowi właściwe pytania i skierować go do odpowiedniego specjalisty. Wiedza ta nie zastępuje kompetencji lekarza, ale jest niezbędna dla zachowania płynności obsługi i uniknięcia błędów organizacyjnych.

Praca w rejestracji to również odpowiedzialność za rozkład czasu pracy placówki w zakresie zapisów pacjentów. Błędy popełnione na tym etapie mogą prowadzić do opóźnień, niezadowolenia pacjentów, a nawet konsekwencji prawnych (np. w przypadku niedotrzymania terminów świadczeń gwarantowanych).

Dowiedz się, jak dbać o RODO w placówce medycznej.

Czas pracy pracowników administracji w służbie zdrowia

Wątpliwości budzi często to, do jakiej grupy pracowników zalicza się rejestratorka medyczna. W podmiotach publicznych sprawa została jednoznacznie rozstrzygnięta – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 10 lipca 2023 r. stanowisko rejestratorki medycznej przypisano do grupy „pracowników działalności podstawowej”. Oznacza to, że czas pracy wynosi tu 7 godzin 35 minut dziennie i przeciętnie 37 godzin 55 minut tygodniowo (art. 93 ust. 1 UDL).

Inaczej wygląda sytuacja w podmiotach prywatnych, które nie mają obowiązku stosowania wspomnianego rozporządzenia. W ich przypadku decyzja o kwalifikacji pracownika do danej grupy wynika z regulacji wewnątrzzakładowych lub umowy o pracę. Teoretycznie więc pracodawca mógłby zaliczyć rejestratorki do grupy „pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych”, dla których norma to 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo (art. 93 ust. 2 UDL). Jednak – jak podkreślają prawnicy – takie podejście jest ryzykowne, gdyż charakter pracy rejestratorki nie ogranicza się do prostych zadań technicznych. Jej stanowisko wymaga wiedzy specjalistycznej, obejmuje udzielanie pacjentom informacji o procedurach medycznych i ścisłą współpracę z personelem. Dlatego zarówno w placówkach publicznych, jak i prywatnych, najbardziej uzasadnione jest traktowanie rejestratorek medycznych jako pracowników działalności podstawowej, z krótszą normą czasu pracy, jak w przypadku wymiaru czasu pracy pracowników medycznych.

Nadgodziny w pracy rejestratorki medycznej

Nadgodziny w pracy rejestratorki medycznej są rozliczane na podstawie przepisów Kodeksu pracy (art. 151–151¹ KP), ale ich interpretacja wymaga uwzględnienia szczególnych norm czasu pracy określonych w ustawie o działalności leczniczej. W przypadku pracowników działalności podstawowej, do których zalicza się stanowisko rejestratorki medycznej w podmiotach publicznych, dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin 35 minut, a tygodniowy czas pracy – 37 godzin 55 minut (art. 93 ust. 1 UDL).

Każda godzina przekraczająca te normy stanowi pracę nadliczbową i musi być rozliczona poprzez wypłatę wynagrodzenia powiększonego o dodatek (50% lub 100%, zgodnie z art. 151¹ KP) albo poprzez udzielenie czasu wolnego w zamian.

Warto podkreślić, że błędem pracodawców jest rozliczanie nadgodzin rejestratorek dopiero po 8 godzinach pracy dziennie lub po przekroczeniu 40 godzin tygodniowo – taka praktyka pomija specyfikę norm czasu pracy w ochronie zdrowia i może prowadzić do roszczeń pracowniczych. Dlatego prowadząc ewidencję czasu pracy rejestratorek, trzeba stosować skrócone normy wynikające z art. 93 UDL, a nie tylko ogólne przepisy Kodeksu pracy.

Grafik i ewidencja czasu pracy rejestratorek medycznych

Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do ustalenia grafiku pracy (rozkładu czasu pracy) w taki sposób, aby zapewnić przestrzeganie norm dobowych i tygodniowych oraz prawa pracownika do odpoczynku. Harmonogram powinien być sporządzany co najmniej na 1 miesiąc z wyprzedzeniem i podany do wiadomości pracowników nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.

Grafik rejestratorek musi być dostosowany do godzin pracy placówki oraz do harmonogramu przyjęć lekarzy. W wielu przychodniach stosuje się system zmianowy (np. poranny i popołudniowy), aby zapewnić obsługę pacjentów przez cały dzień. Tam, gdzie organizacja na to pozwala, możliwe są również elastyczne godziny pracy.

Każda rejestratorka medyczna zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowi ujęcia w ewidencji czasu pracy (art. 149 KP). Ewidencja ta powinna obejmować:

• liczbę przepracowanych godzin,
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• pracę w niedziele i święta,
• dyżury pracownicze (jeśli występują),
• urlopy i nieobecności,
• czas wolny udzielony w zamian za nadgodziny.

Aby ułatwić sobie prowadzenie grafiku i ewidencji czasu pracy rejestratorek medycznych, warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak Kadromierz. System automatycznie generuje harmonogramy zgodne z obowiązującymi przepisami, uwzględnia limity czasu pracy (w tym skrócone normy dla pracowników podmiotów leczniczych), a także pozwala w prosty sposób rozliczać nadgodziny. Kadromierz umożliwia tworzenie i publikowanie grafików online, co eliminuje ryzyko błędów i nieporozumień, a także prowadzi pełną ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej – dostępną dla managera i pracowników w każdej chwili.

Sprawdź, jak Kadromierz może usprawnić organizację pracy w Twojej placówce i wypróbuj go bezpłatnie już dziś!