Braki kadrowe – jak sobie z nimi radzić?

Coraz więcej firm zmaga się z problemem braków kadrowych, a jak wiadomo, ograniczona liczba pracowników może utrudniać sprawne funkcjonowanie i realizację zadań. W artykule wyjaśniamy, czym są braki kadrowe i jak radzić sobie z nimi na co dzień. Podpowiadamy też, jak wykorzystać Kadromierz do efektywnego planowania pracy nawet przy ograniczonym zespole.

Braki kadrowe – co to jest?

Braki kadrowe to sytuacja, w której firma nie dysponuje wystarczającą liczbą pracowników, by zapewnić ciągłość i efektywność działań operacyjnych. Niedobór pracowników może mieć charakter przejściowy, np. sezonowy wzrost zapotrzebowania, urlopy, choroby, lub długoterminowy spowodowany m.in. trudnościami rekrutacyjnymi, wysoką rotacją pracowników czy niedopasowaniem kandydatów do potrzeb firmy.

Na polskim rynku pracy największe niedobory kadrowe dotyczą branż takich jak gastronomia, handel detaliczny, produkcja czy logistyka. Powodem często bywa nie tylko brak kandydatów, ale także brak narzędzi, które pozwalają mądrze zarządzać dostępnością już zatrudnionych osób. Dlatego coraz większe znaczenie zyskują rozwiązania umożliwiające prognozowanie zapotrzebowania i planowanie pracy z wyprzedzeniem.

Dowiedz się, jak radzić sobie z brakiem pracowników w gastronomii.

Konsekwencje braków kadrowych w firmie

Brak odpowiedniej liczby pracowników to problem, który może odbić się na każdej sferze działalności firmy – od efektywności po wizerunek. Oto najważniejsze zagrożenia:

• Wzrost kosztów – gdy brakuje pracowników, w firmach często występują nadgodziny, które są kosztowniejsze dla pracodawcy.
• Obniżenie jakości usług – przeciążeni pracownicy mogą nie utrzymywać standardów, co wpływa na zadowolenie klientów i wizerunek firmy.
• Spadek wydajności pracy – przeciążenie pracowników prowadzi do obniżenia efektywności.
• Częste rotacje personelu – długotrwałe braki kadrowe prowadzą do częstych odejść pracowników, co destabilizuje zespoły i powoduje utratę wiedzy specjalistycznej. Ponadto generuje dodatkowe koszty rekrutacji i szkoleń, tworząc błędne koło trudne do przerwania.

Jak sobie radzić z brakami kadrowymi?

Problemy kadrowe nie muszą oznaczać spadku efektywności ani ciągłych trudności z organizacją zmian. Choć brak pracowników stanowi realne wyzwanie, nie musi prowadzić do dezorganizacji czy frustracji w zespole. Wiele zależy od sposobu, w jaki firma podejdzie do planowania pracy, komunikacji oraz wykorzystania dostępnych narzędzi.

Ważne jest tutaj odpowiednie zarządzanie – oparte na danych, elastyczności i dobrej komunikacji z zespołem. Tradycyjne metody, takie jak układanie grafików na kartce czy kontakt telefoniczny w razie nieobecności, nie są już wystarczające. Menedżerowie potrzebują rozwiązań, które pozwalają działać szybko, sprawnie i z wyprzedzeniem. Poniżej znajdziesz praktyczne sposoby, które pomogą firmie funkcjonować sprawnie mimo ograniczonej liczby pracowników – niezależnie czy chodzi o braki kadrowe w firmie produkcyjnej, restauracji czy sklepie.

Planuj mądrze dzięki prognozowanemu grafikowi pracy

Jednym z największych wyzwań przy brakach kadrowych jest odpowiednie rozplanowanie dostępnych godzin pracy. Nawet jeśli w danym momencie firma dysponuje mniejszym zespołem, można znacząco poprawić efektywność operacyjną, dopasowując zmiany do rzeczywistego zapotrzebowania. Problem w tym, że tradycyjne metody – planowanie „na oko” lub kopiowanie grafików z poprzednich tygodni – często prowadzą do marnowania czasu lub braku wykwafilikowanych pracowników w krytycznych momentach.

Tutaj z pomocą przychodzi Kadromierz. Funkcja prognozowanego grafiku pracy pomoże Ci przeanalizować dane historyczne z działalności firmy (takie jak obroty z kasy, liczba klientów, poziom sprzedaży) i na tej podstawie prognozuje zapotrzebowanie kadrowe na konkretny dzień i godzinę. Dzięki temu menedżerowie mogą tworzyć grafiki dopasowane nie tylko do dostępności pracowników, ale przede wszystkim do realnych potrzeb operacyjnych firmy.

Dzięki temu w godzinach szczytu masz wystarczająco dużo rąk do pracy, by obsłużyć klientów bez kolejek i chaosu, natomiast w spokojniejszych momentach nie przepłacasz za nadmiar personelu, który nie ma co robić. Zespół pracuje sprawniej, a Ty zyskujesz większą kontrolę nad kosztami i organizacją czasu pracy.

Wykorzystaj otwarte zmiany

W firmach z ograniczoną liczbą pracowników każda nieobecność może zaburzyć funkcjonowanie całego zespołu. Niespodziewane zwolnienie lekarskie, pilny urlop czy inna sytuacja losowa to codzienność – szczególnie w branżach takich jak gastronomia, handel. Dlatego tak ważne jest, by mieć sprawny i przejrzysty mechanizm reagowania na nagłe braki kadrowe w grafiku.

Tu z pomocą przychodzi funkcja otwartych zmian w Kadromierzu. Menedżer może w kilka sekund oznaczyć wolne godziny jako „otwarte”, a system automatycznie poinformuje o tym wszystkich dostępnych pracowników. Z kolei oni mogą samodzielnie zgłosić chęć przejęcia zmiany – bez konieczności indywidualnych rozmów czy wymiany wiadomości.

Rozwiązanie to znacząco skraca czas reakcji – zamiast wykonywać dziesiątki telefonów, wystarczy opublikować zmianę i poczekać, aż ktoś ją zaakceptuje. Zwiększa to szanse na szybkie uzupełnienie grafiku bez nerwów i nieporozumień. Co więcej, pracownicy mają realny wpływ na swój grafik i mogą elastycznie dobierać dodatkowe godziny zgodnie z własnymi możliwościami. Wszystko odbywa się w jednym, uporządkowanym systemie, bez chaotycznych wiadomości w komunikatorach czy nieczytelnych arkuszy Excel.

Planuj urlopy z wyprzedzeniem

Braki kadrowe przedsiębiorstw bardzo często nie wynikają wyłącznie z niewystarczającej liczby etatów, ale z nieefektywnego zarządzania dostępnością pracowników. Nawet najlepiej zaplanowany grafik może się rozsypać, jeśli kilka osób weźmie urlop w tym samym czasie albo menedżer zostanie poinformowany o nieobecności w ostatniej chwili. W firmach z mniejszym zespołem każda nieplanowana absencja może sparaliżować działanie – zwłaszcza w sezonie wysokiego obłożenia.

Dlatego jednym z ważniejszych elementów wpływających na zmniejszenie braków kadrowych jest planowanie urlopów z wyprzedzeniem. W aplikacji Kadromierz pracownicy mogą składać wnioski urlopowe online, a menedżer z kolei ma pełen podgląd kalendarza nieobecności, dzięki czemu może szybko ocenić, czy dany termin jest realny do zaakceptowania. Każdy grafik tworzony w systemie automatycznie uwzględnia zatwierdzone nieobecności, nie pozostawiając miejsca na pomyłki.

Braki pracowników – podsumowanie

Braki pracowników nie muszą paraliżować firmy – przy odpowiednim zarządzaniu nawet ograniczony zespół może działać sprawnie i skutecznie. Narzędzia takie jak Kadromierz pomagają firmom zachować płynność działania dzięki inteligentnemu planowaniu pracy, reagowaniu na nagłe zmiany i przejrzystemu zarządzaniu urlopami. Zamiast godzić się na dezorganizację, warto wdrożyć rozwiązania, które ułatwiają codzienność i pozwalają skupić się na rozwoju firmy, a nie na gaszeniu pożarów.