5 wskazówek, jak lepiej zarządzać czasem

W obecnych realiach zarządzanie czasem staje się jedną z kluczowych kompetencji, jakich oczekują pracodawcy oraz kontrahenci. Coraz częściej pojawiają się bowiem zadania, które trzeba wykonać w możliwie najkrótszym terminie, a jego dotrzymanie jest jednym z głównych warunków umowy. Niezależnie, czy jesteś pracownikiem, czy managerem, łatwiej będzie Ci spełnić te cele, gdy zadbasz o odpowiedni grafik pracy.

Właściwe umiejscowienie obowiązków w czasie to zadanie zarówno dla osoby zarządzającej zespołem, jak i dla każdego z pracowników z osobna. Tworzenie planu i jego konsekwentna realizacja będą miały niebagatelny wpływ na ostateczny sukces.

Poniżej przedstawiamy kilka porad, dzięki którym będziesz kończyć zlecenia w terminie, Twoja firma zadziała bardziej harmonijnie, a to wszystko przełoży się przy okazji na wyższe przychody.

Stwórz macierz Eisenhowera

Narysuj kwadrat i podziel go na 4 części. W każdej z nich umieść najbardziej pasujące do niej czynności.

Jeżeli zarządzasz ludźmi, możecie stworzyć macierz wspólnie. W czasie dyskusji dojdziecie do wartościowych wniosków. Zdemaskujecie te czynności, które „zaśmiecają” Wasz grafik do pracy – poświęcacie im sporo czasu, ale wcale nie są aż tak bardzo ważne ani pilne. Zyskacie też dodatkową motywację, by skupić się na najważniejszych, najpilniejszych zadaniach.

Spójrz na grafik pracy w różnych ujęciach czasowych

Zastanów się nad obowiązkami i zadaniami do wykonania w skali dnia, tygodnia czy miesiąca. Część prac trzeba wykonywać codziennie, a nawet kilka razy dziennie, podczas gdy inne dotyczą nas jedynie raz w tygodniu czy miesiącu (np. tworzenie raportów). Znając dokładnie specyfikę każdego zadania zyskasz większą elastyczność – w wyjątkowych sytuacjach szybko podejmiesz decyzję o tym, którą rzecz możesz „przesunąć”, a którą trzeba wykonać niezwłocznie.

Zaplanuj przerwy

Dostępne są liczne badania naukowców, które wskazują, że krótkie przerwy mogą zdecydowanie poprawić efektywność pracy. Co więcej, część z nich jest i tak wymagana przez kodeks pracy. Więcej na temat przerw w pracy przeczytasz tutaj.

Zostaw sobie rezerwy

Przygotowując swój grafik pracy do druku, musisz być gotowy na nieprzewidziane sytuacje. W przypadku zarządzania zespołem może to dotyczyć np. wykorzystania urlopu na żądanie przez kluczowego pracownika w „najgorętszej” części miesiąca. U freelancerów podobna sytuacja ma miejsce np. przy wystąpieniu nagłej awarii domowej albo chorobie dziecka – akurat w czasie, gdy jedno z ważniejszych zleceń czeka na szybkie ukończenie. Rada jest jedna: patrz realnie na terminy, planuj z wyprzedzeniem oraz zostawiaj sobie wspomniane rezerwy.

Daj się wypowiedzieć pracownikom

Jeżeli prowadzisz zespół, to poznaj zdanie samych pracowników nt. sposobów pracy i obowiązujących procedur. Nawiążesz w ten sposób do „kół jakości”, pochodzących z koncepcji zarządzania poprzez jakość (TQM – Total Quality Management). Osoby mające wkład w tworzenie procesów w firmie będą bardziej zaangażowane podczas codziennej pracy. Pamiętaj również o tym, że pracownicy na danym stanowisku znają swoje problemy lepiej od Ciebie, gdyż zmagają się z nimi każdego dnia, oraz szybciej dostrzegają możliwe innowacje.

Powyższe pomysły to tylko kilka spośród możliwych sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Jeżeli uważasz, że poradzenie sobie z tym zagadnieniem stanowi dla Ciebie problem, lub jeżeli widzisz, że Twoi pracownicy uporczywie popełniają te same błędy, zastanów się nad wynajęciem trenera, który przeprowadzi stosowne szkolenie.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.