Co zawiera rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Pojęcie dokumentacji pracowniczej oznacza wszystkie akta osobowe, umowy, formularze, zaświadczenia i zgody zebrane podczas przebiegu zatrudnienia pracownika. W 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które reguluje przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się jakie obowiązki w tym zakresie mają pracodawcy.

Czym dokładnie jest dokumentacja pracownicza i jak ją przechowywać?

Do dokumentacji pracowniczej ustawowo zaliczane są wszystkie akta osobowe, ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy związane z zatrudnieniem, a także dokumenty płacowe. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może zdecydować czy chce przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej, czy elektronicznej. W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:

• z papierowej na elektroniczną – pracodawca powinien sporządzić cyfrowe odwzorowanie danego dokumentu, a następnie opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną w celu potwierdzenia zgodności dokumentu z papierowym oryginałem,
• z elektronicznej na papierową – pracodawca powinien wydrukować dany dokument, a następnie podpisać go, żeby potwierdzić jego zgodność z dokumentem elektronicznym.

O zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca jest zobowiązany poinformować zatrudnionych. Dodatkowo powinni oni zostać zaznajomieni z możliwością odbioru dokumentów w formie papierowej, jeśli zostały one przeniesione do elektronicznej bazy danych.

Niezależnie od formy przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek zachować porządek chronologiczny, a także odpowiednio numerować formularze. Układ przechowywania dokumentacji pracowniczej został określony w Rozporządzeniu. Znajduje się w nim zapis mówiący o tym, że akta osobowe powinny być podzielone na cztery kategorie. Przed każdą z nich ma zostać umieszczony wykaz formularzy i dokumentów, które znajdują się w danej części. Każdy pracownik powinien mieć prowadzone oddzielne akta osobowe.

Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy dokumentację pracowniczą pracodawca powinien przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez kolejne 10 lat. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Powyższe przepisy dotyczą pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku.

Dane osobowe i dokumenty zgromadzone podczas ubiegania się o zatrudnienie

Wszystkie dokumenty związane z ubieganiem się zatrudnionego o pracę stanowią część A aktów osobowych. Są to np. przesyłane do pracodawcy CV, listy motywacyjne, wystawione skierowania do lekarza medycyny pracy oraz wypełnianie przez pracownika kwestionariusze. Również dokumenty związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi powinny znaleźć się w tej części.

Umowy i formularze dotyczące nawiązania stosunku pracy

W części B aktów osobowych zgodnie z przepisami Rozporządzenia należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty zgromadzone podczas nawiązywania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Należą do nich m.in. umowy o pracę, umowy zlecenia, wszelkie inne rodzaje umów i kontraktów, a także aneksy do nich. Dodatkowo ta część aktów osobowych obejmuje dokumenty potwierdzające odbycie i ukończenie szkoleń BHP, karty urlopowe oraz dokumentację związaną z przyznawaniem pracownikowi nagród i wyróżnień oraz wymierzaniem kar porządkowych.

Oświadczenia i formularze związane z rozwiązaniem umowy

Wszystkie dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy stanowią część C aktów osobowych. W tej kategorii powinny znaleźć się również: oświadczenie o wypowiedzeniu umowy oraz kopia świadectwa pracy wydanego pracownikowi.

Dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej

Część D aktów osobowych stanowi dokumentacja sporządzana w związku z wymierzaniem pracownikowi kar porządkowych. Należy w niej zamieścić zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz inne dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Chociaż dokument potwierdzający fakt nałożenia na pracownika kary ma swoje miejsce w części B jego akt osobowych, to wszelkie pozostałe formularze w tej sprawie powinny się znaleźć w części D.

Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej

W momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o czasie przechowywania jego dokumentacji, a także o możliwości jej odbioru. Informacja ta może zostać przekazana w formie ustnej lub pisemnej i zwykle ma to miejsce przy okazji odbioru przez pracownika świadectwa pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik ma możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania. Jeśli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w ciągu kolejnych 12 miesięcy, pracodawca powinien ją zniszczyć.

Gdy zakład pracy albo jakaś jego część zostaną przeniesione do innej firmy, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracownika oraz całą dokumentację zatrudnionego nowemu pracodawcy, który przejmie danego pracownika. Odbiór dokumentacji pracowniczej jest wówczas możliwy w nowym miejscu pracy.