Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy to podstawowy dokument określający zasady organizacji i porządku w zakładzie oraz prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Nie każdy przedsiębiorca ma jednak obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, dlatego warto wiedzieć, kiedy jego przygotowanie jest konieczne. Sprawdź, co powinna zawierać treść regulaminu pracowników i jakie przepisy regulują jego wprowadzenie.

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to wewnętrzny akt prawny obowiązujący w zakładzie pracy, który określa prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawcy. Dokument ten reguluje zasady organizacji pracy, systemy i rozkłady czasu pracy, sposób potwierdzania obecności, a także konsekwencje za złamanie regulaminu pracy. Jego głównym celem jest ujednolicenie zasad funkcjonowania firmy i zapewnienie przejrzystości w relacjach pomiędzy stronami stosunku pracy.

Regulamin pracy nie może być mniej korzystny dla pracowników niż przepisy prawa pracy. Dzięki temu pracownicy mają pewność, że ich prawa są chronione, a pracodawca ma jasno określone narzędzia do organizacji procesów wewnętrznych. Z kolei, jeśli jakaś kwestia nie została opisana w regulaminie, wówczas stosuje się przepisy Kodeksu pracy. Regulaminy w poszczególnych firmach z założenia mają przede wszystkim precyzować te kwestie, które nie znajdują odzwierciedlenia w przepisach prawa lub są w nich opisane tylko pobieżnie i wymagają dokładniejszego wyjaśnienia dla danego zakładu.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Zgodnie z art. 104¹ KP treść regulaminu pracowników musi obejmować podstawowe zasady związane z organizacją pracy i porządkiem w zakładzie. Dzięki temu pracownicy wiedzą, jakie obowiązki na nich ciążą, a pracodawca ma jasno określone procedury zarządzania zespołem.

Do najważniejszych przepisów regulaminu pracy należą:

• organizacja pracy oraz warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie i po zakończeniu pracy,
• wyposażenie pracowników, w tym środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze,
• systemy i rozkłady czasu pracy, a także okresy rozliczeniowe,
• pora nocna,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• sposób potwierdzania obecności w pracy oraz procedury usprawiedliwiania nieobecności,
• informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Kto ma obowiązek stworzenia regulaminu pracy?

Zgodnie z art. 104 § 2 KP obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy= dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. W takiej sytuacji pracodawca ustala regulamin pracy, a jego postanowienia stają się wiążącym aktem wewnętrznym regulującym zasady funkcjonowania zakładu.

W mniejszych firmach, w których liczba zatrudnionych nie przekracza 50 osób, tworzenie regulaminu pracy nie jest wymagane. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności – w takim przypadku konieczne staje się przekazywanie informacji o warunkach zatrudnienia pracownika, takich jak: normy i rozkłady czasu pracy, długość okresu wypowiedzenia czy częstotliwość wypłaty wynagrodzenia (art. 104 § 3 KP).

Szczególna sytuacja występuje wtedy, gdy w zakładzie działa zakładowa organizacja związkowa. Jeśli złoży ona wniosek o utworzenie regulaminu pracy, a firma zatrudnia więcej niż 20 pracowników, pracodawca ma prawny obowiązek przygotowania i ogłoszenia regulaminu.

Dodatkowo, gdy w przedsiębiorstwie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który obejmuje kwestie przewidziane dla regulaminu, sporządzanie osobnego dokumentu nie jest konieczne – niezależnie od liczby zatrudnionych.

Treść regulaminu pracy – kto go ustala?

Zgodnie z art. 104² § 1 KP projekt regulaminu powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową, która opiniuje dokument i może go zaakceptować lub odrzucić. W sytuacji, gdy w zakładzie działa kilka organizacji związkowych, muszą one przedstawić wspólne stanowisko w terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia, pracodawca może samodzielnie podjąć decyzję o przyjęciu regulaminu pracy i jego ogłoszeniu. A co, jeśli w firmie nie działa żadna organizacja związkowa? W takim przypadku – zgodnie z art. 104² § 2 Kodeksu pracy – to pracodawca ustala regulamin pracy samodzielnie, a uzgodnienie treści regulaminu z pracownikami nie jest konieczne.

Jak poinformować pracowników o wprowadzeniu regulaminu pracy?

Zgodnie z art. 104³ § 2 KP regulamin pracy obowiązuje po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie.

Każda nowo zatrudniona osoba musi zostać zapoznana z dokumentem – zapoznanie pracowników powinno nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem pracy na danym stanowisku. Regulamin pracy musi być dostępny w przejrzystej i łatwo dostępnej formie.

Najczęściej stosowane sposoby ogłoszenia regulaminu to:

• wywieszenie dokumentu na tablicy ogłoszeń lub w innym miejscu ogólnodostępnym na terenie zakładu pracy,
• rozesłanie regulaminu drogą elektroniczną (np. mailowo),
• osobiste przekazanie egzemplarza wraz z podpisaniem regulaminu pracy przez pracownika na potwierdzenie zapoznania się z jego treścią.

Dzięki temu pracodawca spełnia swój obowiązek informacyjny, a pracownicy mają jasność co do zasad i postanowień regulaminu pracy, które ich obowiązują.

Zmiana regulaminu pracy – kiedy jest konieczna?

Zmiana regulaminu pracy może być wymagana w różnych sytuacjach – np. po nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzeniu nowych rozwiązań organizacyjnych w firmie czy w związku z pojawieniem się nowych obowiązków pracodawcy wobec pracowników. Jeżeli zmiany dotyczą warunków zatrudnienia, regulamin musi zostać odpowiednio zaktualizowany, aby był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Zgodnie z art. 104³ KP zmiany dotyczące regulaminu przeprowadza się w takim samym trybie, w jakim nastąpiło jego pierwotne przyjęcie regulaminu pracy.

Każda nowelizacja powoduje, że dotychczasowy regulamin pracy traci moc w dniu wejścia w życie nowego dokumentu. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zmianach – np. poprzez wywieszenie ich na tablicy ogłoszeń, przekazanie drogą mailową lub wręczenie w formie papierowej.

Kary za łamanie wewnątrzzakładowych przepisów

Przestrzeganie regulaminu pracy jest obowiązkiem każdego zatrudnionego. Złamanie przepisów regulaminu pracy może prowadzić do konsekwencji przewidzianych w przepisach prawa pracy. Zgodnie z art. 108 KP za naruszenie zasad opisanych w dokumencie pracodawca ma prawo zastosować wobec pracownika kary porządkowe.

Do przewidzianych sankcji należą:

• upomnienie lub nagana – stosowana m.in. za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów BHP i ppoż., przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
• kara pieniężna – nakładana m.in. w przypadku opuszczenia stanowiska pracy bez usprawiedliwienia, stawienia się w pracy w stanie nietrzeźwości, spożywania alkoholu w czasie pracy lub naruszenia zasad BHP i ppoż.

Informacje o karach i trybie ich nakładania powinny znaleźć się w samym regulaminie, tak aby pracownicy mieli jasność co do konsekwencji swoich działań. Każda kara musi być nałożona zgodnie z procedurą opisaną w Kodeksie pracy – pracownik powinien zostać wcześniej wysłuchany i poinformowany na piśmie o przyczynach jej zastosowania.