6 powodów, dla których warto sporządzać elektroniczną listę obecności

Papierowa lista obecności nie zdaje egzaminu? Z pomocą przychodzi lista obecności online. W dobie cyfryzacji rejestracji rozpoczęcia i zakończenia pracy można dokonywać wirtualnie. Elektroniczna lista obecności oszczędzi czas i ułatwi codzienną pracę pracodawcom czy specjalistom HR w Twojej firmie. Pamiętaj jednak, że lista obecności w pracy, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowa. Warto jednak rozważyć jej prowadzenie. Z artykułu dowiesz się, jakie zalety ma lista obecności online.

Kontroluj obecności pracowników z każdego miejsca na świecie

Niezależnie od tego, czy jesteś w domu, w delegacji czy w znacznej odległości od miejsca pracy, dzięki systemowi rejestracji czasu pracy z łatwością sprawdzisz stan Twojej kadry. Z tej możliwości chętnie korzystają menadżerowie oraz szefowie małych, średnich i dużych firm.

Dzięki tej funkcji sprawdzisz, m.in.

• czy lista obecności pracowników została w danym dniu prawidłowo wypełniona,
• czy widnieje na niej elektroniczny podpis pracownika,
• jak wygląda kwestia absencji i usprawiedliwiania nieobecności.

Jeśli okaże się, że braki w personelu są zbyt duże, możesz błyskawicznie podjąć środki zaradcze i przeorganizować pracę zakładu. Pogląd w czasie rzeczywistym i możliwość szybkiego reagowania to jedna z wielu zalet elektronicznej listy obecności.

Ogranicz prawdopodobieństwo błędu i możliwość oszustwa

Papierowe dokumenty mogą zawierać mnóstwo błędów, zwłaszcza jeżeli w firmie pracuje większa grupa osób. Często zdarza się, że pracownik wpisze się w nieprawidłowej rubryce lub pomyli datę, nawet jeśli przygotowany został doskonały wzór listy obecności.

W przypadku wykorzystywania elektronicznej listy obecności ryzyko błędu jest natomiast ograniczone do minimum. Trudno pomylić się np. przy odbijaniu karty magnetycznej, skanowania kodu QR czy wpisywania swojego kodu PIN.

Sprawdź, jakie są sposoby potwierdzania obecności w pracy.

Zapobiegaj oszustwom w swojej firmie

Odrębną kwestię stanowią próby oszustwa, jakich dopuszczają się niektórzy pracownicy w przypadku papierowej listy obecności. Narzędzie do rejestracji czasu pracy, można ustawić w taki sposób, by robiło zdjęcie osobie wpisującej kod. Dzięki temu nie ma ryzyka, że ktoś inny zarejestruje obecność za pracownika przy jego nieobecności.

Inną metodą, np. w przypadku pracy zdalnej, jest zastosowanie lokalizatora GPS, który wskazuje aktualne położenie pracownika. Taka funkcja umożliwia pracodawcy sprawdzenie, czy zatrudniony znajduje się w miejscu, które zadeklarował.

Chroń dokumentację pracowniczą przed uszkodzeniem

Wykorzystując nowoczesną technologię w sprawie dokumentacji pracowniczej, możesz być pewnym, że nawet pożar nie spowoduje utraty danych. Papier może ulec zniszczeniu, ale w przypadku elektronicznej listy obecności do wszystkich informacji mamy dostęp w chmurze. Dzięki temu w razie zdarzeń losowych bądź kradzieży nie ma problemu z odtworzeniem zniszczonej lub uszkodzonej listy obecności

Uzyskaj łatwy dostęp do archiwalnych danych z listą obecności online

Istnieją sytuacje, w których trzeba sięgnąć daleko wstecz, by potwierdzić czyjąś obecność w pracy lub zakwestionować ją – np. w przypadku roszczeń odszkodowawczych z tytułu wypadku przy pracy. Gdy w zakładzie funkcjonują papierowe listy obecności, może to zająć sporo czasu. Dedykowane aplikacje dostarczają potrzebnych danych o wiele szybciej. Wystarczy kilka kliknięć, by dostosować filtr, zamiast przekładać całe sterty dokumentów czy segregatorów.

Chroń środowisko i odstaw papierową listę obecności pracowników

Różnicę widać zwłaszcza w większych firmach – do dokumentowania czasu pracy w tradycyjny sposób zużywa się mnóstwo papieru. Przenosząc listy obecności pracowników i inne dokumenty na nowoczesne nośniki, przyczyniamy się do ratowania tysięcy drzew.

Oszczędzaj czas i pieniądze z listą obecności online

Elektroniczna lista obecności online pozwoli Ci na zmniejszenie ilości obowiązków Twoich menadżerów, którzy teraz wygenerują raporty czasu pracy jednym kliknięciem. Ewidencja obecności pracowników, może być też podstawą do stworzenia ewidencji czasu pracy, na podstawie której pracownicy dostaną wynagrodzenie za wykonaną pracę.

Oszczędność pieniędzy w Twoim lokalu

Dzięki systemowi RCP zaoszczędzisz również pieniądze. W łatwy sposób wygenerujesz funkcjonalny raport, który wskaże Ci spóźnienia czy czas, w którym pracownik szybciej opuścił miejsce pracy, niż wskazywałby na to grafik pracy – np. w przypadku szybszego wyjścia na pociąg. Sprawdzisz też, czy pracownik przestrzega czasu wyznaczonego na przerwy.

Elektroniczna lista obecności w aplikacji mobilnej Kadromierz

Aplikacja Kadromierz oferuje prosty w obsłudze i wygodny sposób zarządzania czasem pracy w Twojej firmie, który jest uzupełniony o elektroniczne listy obecności wraz z ewidencją czasu pracy oraz listy płac. Niezależnie od liczby pracowników, wielkości firmy czy umowy program prowadzi rejestrację czasu pracy wyposażoną w moduł fotorejestracji zdarzeń.

Jak działa elektroniczna lista obecności w Kadromierz?

Kadromierz zlicza przepracowane godziny, nadgodziny, spóźnienia czy nieobecności i generuje raporty, na podstawie których wyliczona zostaje dokładna kwota wynagrodzenia pracownika. Elektroniczna lista obecności oraz prowadzona ewidencja czasu pracy jest dostępna w formie online, dzięki czemu wszystkie informacje są zapisywane na bieżąco. Właściciel firmy, a także jego menadżer (jeśli zostaną mu nadane takie prawa), ma możliwość wglądu w listę obecności swoich pracowników oraz ich grafiki. Aplikacja jest dostępna przez komputer lub na urządzenia mobilne.