Founder’s Update #3

Jeżeli kiedykolwiek pracowałeś w firmie, w której występuje rotacja czasu pracy, zapewne spotkałeś się z metodą zapisywania godziny wejścia i wyjścia z pracy na kartce papieru. Ta archaiczna metoda wciąż jest wykorzystywana w wielu przedsiębiorstwach, a system RCP zazwyczaj kojarzy się z kartami magnetycznymi i zakupem drogiego sprzętu hardware. W dobie oprogramowania w chmurze, rejestratorem obecności pracowników może być dowolny tablet na miejscu pracy, który przetwarza wszystkie dane w czasie rzeczywistym, a dostęp do nich mamy z przeglądarki internetowej.

Papierowe listy obecności to przeżytek

Dotychczasowe formy ewidencji czasu pracy pracowników kojarzą się z zawieszonymi kartkami papieru na tablicy korkowej w pomieszczeniu socjalnym. Pracownik potwierdza swoje przybycie do pracy własnoręcznym podpisem na liście obecności, jednocześnie zapisując godzinę danego zdarzenia. Taka forma sprawdzania obecności jest narażona na oszustwa ze strony pracownika i jest mało odporna na wszelkie próby manipulowania. Pracodawca nigdy nie ma pewności czy godzina wejścia/wyjścia pracownika została prawidłowo zanotowana i może polegać jedynie na zaufaniu do pracowników.

Zaufanie jest dobre, ale kontrola jest lepsza.

Kolejną problematyczną kwestią są przerwy pracowników, które nie są zapisywane na liście obecności. Codzienne przedłużanie przerwy o 10 minut daje w skali roku 37 godzin, a jest to niespełna tydzień pracy pracownika! Brak kontroli nad czasem pracy pracowników wiąże się ze zmniejszeniem produktywności pracownika, a co za tym idzie, zmniejszeniem konkurencyjności firmy. Poza generowaniem zbędnych kosztów osoba odpowiedzialna za rozliczenie pracowników poświęca masę czasu na sporządzenie raportu przepracowanych godzin. Cały proces rozliczenia pracowników wymaga zebrania wszystkich list obecności, przepisania poszczególnych godzin pracy do skoroszytu Excel, a na końcu podliczenia i zweryfikowania zestawienia przepracowanych godzin danego pracownik. Papierowe listy obecności są przeżytkiem i w dobie oprogramowania w chmurze najwyższy czas zastąpić je czymś bardziej bezpiecznym i wygodniejszym zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Ewidencja czasu pracy prosta jak nigdy!

Projektując nasz moduł rejestracji czasu pracy, wzięliśmy pod uwagę 3 istotne cechy. Ma on być prosty, wygodny i wiarygodny. Sprawiliśmy, że system można uruchomić na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu, dzięki czemu pozbyliśmy się potrzeby zakupu drogiego sprzętu hardware. Wystarczy dowolny tablet, smartphone lub komputer na miejscu pracy, aby zamienić to urządzenie w rejestrator czasu wejść/wyjść pracowników. Każdy z pracowników ma przydzielony swój indywidualny 4-cyfrowy PIN, który służyła do odbicia godziny wejścia i wyjścia. Dodatkowo postanowiliśmy uzbroić nasz moduł RCP w funkcje foto-rejestracji, co sprawiło ze nasz system jest wiarygodny i wyeliminowaliśmy możliwość oszukania pracodawcy. Przy każdej rejestracji obecności pracownika w momencie rozpoczęcie lub zakończenia zmiany, aplikacja automatycznie robi zdjęcia, które jest później widoczne w liście obecności oraz w zestawieniu przepracowanych godzin pracownika.

Lista obecności w chmurze

Wyobraź sobie, że jesteś poza firmą i za pomocą komórki masz dostęp do aktualnej listy obecności pracowników uzupełnionej o spóźnienia, nadgodziny czy wyjścia przed czasem. Nasi użytkownicy tak właśnie robią. Z pomocą naszej aplikacji, z każdego miejsca na ziemi możesz sprawdzić, o której godzinie został otwarty czy zamknięty lokal lub ilu pracowników się spóźniło danego dnia. Dzięki foto-rejestracji zdarzeń, możesz sprawdzić, czy dany pracownik w godzinie rozpoczęcia pracy był ubrany w strój służbowy, czy nie. Wszystkie zapisane zdarzenia są edytowalne z poziomu administratora konta, dlatego też każde spóźnienie czy nieobecność może zostać usprawiedliwiona.

Zestawienie przepracowanych godzin na jedno kliknięcie

Wszystkie zarejestrowane obecności pracownika trafiają do tzw. Karty pracownika. W zestawieniu przepracowanych godzin dokładnie widzimy:

• w jakich dniach pracował pracownik
• na jakich lokalizacjach
• na jakim stanowisku

Dodatkowo możemy przypisać danemu pracownikowi premie lub zapisać informację o wpłaconej zaliczce. Taką funkcjonalność jest przydatna zarówno dla kierownika kadry jak i dla księgowej, na której spoczywa odpowiedzialność podliczenia wynagrodzenia dla pracownika. Raport przepracowanych godzin dla pracownika lub całej firmy można pobrać na komputer lub wydrukować.

Zminimalizuj straty, zmaksymalizuj efektywność.

Wprowadzenie naszego modułu Ewidencji czasu pracy to szereg oszczędności związanych z kosztami, jakie generują papierowe metody zliczania czasu pracy. Nasz system pozwala na dokładne zliczanie czasu pracy pracownika, który może zostać zaokrąglony do godziny, pół godziny, kwadrans lub minuty. Dzięki integracji z naszym grafikiem pracy system pozwala na monitorowanie spóźnień, nadgodzin, wyjść przed czasem i przyjść przed czasem. Zapomnij o starych metodach zbierania obecności i wypróbuj nasz nowoczesny system.