Zatrudnianie studentów na umowę zlecenie – co musisz wiedzieć?

Zatrudnienie studenta na umowę zlecenie to popularne rozwiązanie wśród pracodawców, którzy chcą elastycznie uzupełnić braki kadrowe i jednocześnie zoptymalizować koszty zatrudnienia. Dzięki temu modelowi współpracy zleceniobiorca zyskuje możliwość zdobycia pierwszego doświadczenia zawodowego, a pracodawca – oszczędności w zakresie składek ZUS. W artykule wyjaśniamy, na czym dokładnie polega umowa zlecenie studenta, jakie korzyści niesie dla obu stron oraz jak wygląda kwestia sprawdzenia i potwierdzenia statusu studenta.

Czym jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenie należy do najczęściej stosowanych przez przedsiębiorców form umów cywilnoprawnych. Jej regulacje zawarte są w art. 734–751 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 734 § 1 k.c. przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie.

Z przepisów Kodeksu cywilnego wynikają również istotne zasady, o których każdy przedsiębiorca powinien pamiętać. Zgodnie z art. 735 k.c. zlecenie ma charakter odpłatny, chyba że strony wprost postanowią inaczej. Z kolei art. 746 k.c. przewiduje, że zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca mogą wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie, przy czym w określonych sytuacjach wykonawcy należy się zwrot poniesionych kosztów lub część umówionego wynagrodzenia. Umowa zlecenie nie podlega przepisom Kodeksu pracy, co oznacza większą swobodę w ustalaniu warunków współpracy, w tym zakresu obowiązków czy sposobu wykonywania zadań.

Od 1 stycznia 2017 roku w każdej umowie zleceniu musi być zapewniona minimalna stawka godzinowa, która zmienia się co roku i obecnie wynosi 30,50 zł brutto za godzinę pracy. Obowiązek ten został wprowadzony ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Umowa zlecenie a umowa o pracę

Należy również podkreślić, że umowa zlecenie nie może być stosowana jako zamiennik umowy o pracę. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli w ramach współpracy występuje podporządkowanie pracownika, określony czas i miejsce świadczenia pracy oraz obowiązek osobistego jej wykonywania, to mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, niezależnie od tego, jak strony nazwały umowę. Zawarcie zlecenia w sytuacji, gdy powinna zostać podpisana umowa o pracę, może skutkować interwencją Państwowej Inspekcji Pracy i nałożeniem sankcji na pracodawcę.

Dowiedz się więcej o zatrudnieniu studenta na umowie o pracę.

Jakie są korzyści zatrudnienia studenta na umowę zlecenie?

Zawarcie umowy zlecenia ze studentem to rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcy znacząco obniżyć koszty prowadzenia działalności. Największą zaletą tej formy współpracy jest brak obowiązku opłacania składek ZUS za studenta do 26. roku życia. Dzięki temu firma płaci wyłącznie umówione wynagrodzenie, a kwota brutto jest równa kwocie netto. Dla biznesu oznacza to realne oszczędności, a dla studenta – wyższe zarobki.

Umowa zlecenie daje także dużą elastyczność. Można ją łatwiej rozwiązać niż umowę o pracę, a jej charakter dobrze sprawdza się w przypadku zadań sezonowych, dorywczych czy wymagających większej swobody. Studenci są dodatkowo często dyspozycyjni poza standardowymi godzinami pracy – w weekendy i popołudniami – co pozwala dopasować ich grafik do potrzeb firmy.

Z punktu widzenia samego studenta korzyści są równie wyraźne. Otrzymuje on pełne wynagrodzenie bez potrąceń na ZUS, ma możliwość zdobycia pierwszego doświadczenia zawodowego i zbudowania portfolio, a jednocześnie zachowuje elastyczność, która pozwala mu pogodzić naukę z pracą. Współpraca w tej formie sprzyja też nawiązywaniu kontaktów w branży, które mogą okazać się bezcenne w dalszej karierze.

Zatrudnienie studenta a składki ZUS

Wszystkie opisane korzyści wynikają jednak wyłącznie z posiadania statusu studenta. To właśnie on przesądza o tym, czy przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r., status studenta:

• rozpoczyna się w dniu immatrykulacji i złożenia ślubowania,
• wygasa w dniu ukończenia studiów (co w praktyce oznacza dzień obrony pracy dyplomowej) lub w dniu skreślenia z listy studentów.

Należy też pamiętać, że przywileje związane z nieoskładkowaniem umowy zlecenia i zwolnieniem z podatku PIT dotyczą wyłącznie osób do 26. roku życia. Nawet jeśli zleceniobiorca nadal studiuje, po przekroczeniu tego wieku przedsiębiorca zatrudniający go na umowie zleceniu ma obowiązek odprowadzania pełnych składek i podatków.

Potwierdzenie statusu studenta a zatrudnienie na umowie zlecenia

Przedsiębiorca, który zatrudnia studenta na podstawie umowy zlecenia, powinien zadbać o posiadanie aktualnego dokumentu potwierdzającego jego status. Najpewniejszym i najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest zaświadczenie o statusie studenta wydane przez dziekanat uczelni, które jednoznacznie potwierdza, że dana osoba w określonym czasie korzysta z praw studenckich. Dokument ten warto przechowywać w aktach, ponieważ w razie kontroli ZUS stanowi dowód, że przedsiębiorca miał podstawy do nieodprowadzania składek.

Kiedy przysługuje status studenta?

Warto podkreślić, że nie każda forma kształcenia daje prawo do korzystania z przywilejów związanych z umową zleceniem. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, status studenta przysługuje wyłącznie osobom kształcącym się na studiach pierwszego stopnia, drugiego stopnia oraz jednolitych magisterskich. Słuchacze studiów podyplomowych nie mają statusu studenta i w przypadku zatrudnienia na umowie zleceniu podlegają pełnemu oskładkowaniu. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku doktorantów – uczestnicy szkół doktorskich mają inny status prawny, ale nie są studentami w rozumieniu ustawy, co wyłącza ich z przywilejów w zakresie zwolnienia z ubezpieczeń społecznych.

Zatrudnienia studenta a ulgi podatkowe

Korzystne zasady rozliczeń dotyczą młodych osób nie tylko w kontekście składek ZUS, ale także podatku dochodowego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych każda osoba, która nie ukończyła 26 lat, może skorzystać z ulgi dla młodych (tzw. zerowy PIT). Zwolnione z podatku dochodowego są przychody do kwoty 85 528 zł rocznie uzyskane z umowy o pracę, stosunku służbowego, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umowy zlecenia. Co ważne, ulga ta przysługuje niezależnie od posiadania statusu studenta – wystarczy spełnić kryterium wieku i rodzaju umowy.

Pilnowanie statusu studentów, kontrolowanie minimalnej stawki godzinowej i prowadzenie dokumentacji wymaga od pracodawcy dużej uwagi. Błędy w tym zakresie mogą oznaczać konieczność zapłaty zaległych składek i dodatkowych kosztów. W praktyce najłatwiej uniknąć problemów, korzystając z narzędzi, które automatyzują rozliczanie czasu pracy i wspierają obsługę kadr. Przykładem jest Kadromierz – system, który pozwala w prosty sposób planować grafik pracy, ewidencjonować godziny i rozliczać pracowników zatrudnionych m.in. na umowie zleceniu. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że rozliczenia są zgodne z obowiązującymi przepisami, a zarządzanie zespołem – także studentami – staje się szybsze i bardziej przejrzyste.