Usprawiedliwianie nieobecności w pracy – jak powinno się odbywać?

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy to istotny aspekt zarządzania zasobami ludzkimi, który wpływa na funkcjonowanie firmy oraz relacje między pracownikiem a pracodawcą. W niniejszym artykule przyjrzymy się, co mówią przepisy o usprawiedliwianiu nieobecności oraz wyjaśnimy, jak powinno przebiegać informowanie pracodawcy o nieobecnościach i jakie dokumenty są niezbędne, aby nieobecność została usprawiedliwiona.

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy a Kodeks pracy

Zgodnie z art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien być określony w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu, powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o sposobach usprawiedliwiania nieobecności (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że pracodawca może ustalić własne zasady dotyczące usprawiedliwiania nieobecności m.in. wydłużyć termin lub określić sposób, w jaki ma to się odbywać np. przez aplikację z elektronicznymi wnioskami urlopowymi.

Jeśli jednak takich informacji brakuje lub jeśli dokumenty informują o tym, że zasady są zgodne z przepisami prawa pracy, oznacza to, że to właśnie do nich należy się stosować.

Kiedy pracodawca usprawiedliwia nieobecność w pracy?

Pracodawca ma obowiązek usprawiedliwiać nieobecności pracowników z przyczyn, które zostały wyszczególnione przez prawo pracy, ale także może dobrowolnie uznać nieobecności za usprawiedliwione, jeśli zaakceptuje ich przyczynę. Mówi o tym rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy:

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie,
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Udokumentowanie nieobecności w pracy

Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem, dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin – w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny,
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka, wystosowane przez:
  • organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony,
  • organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego,
  • sąd,
  • prokuraturę,
  • policję,
  • organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia.

Ponadto dowodami pracowników będących rodzicami mogą być także:

• oświadczenie pracownika o nieprzewidzianym zamknięciu żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza – w przypadku konieczności sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem (dotyczy rodziców lub opiekunów prawnych dzieci do lat 8),
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, stwierdzającego niezdolność do pracy (konieczna jest także umowa z nianią lub opiekunem). Dotyczy rodziców lub opiekunów prawnych dzieci do lat 3.

Dowiedz się, jakie są konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Termin usprawiedliwienia nieobecności w pracy

Termin usprawiedliwiania nieobecności w pracy zależy od tego, czy nieobecność była planowana. Jeżeli zatem przyczyna nieobecności była:

• z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia – pracownik powinien wcześniej uprzedzić pracodawcę o przewidywanym okresie nieobecności w pracy i jej przyczynie,
• nagła i nieplanowana – pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Niedotrzymanie wyżej wymienionego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, które uniemożliwiły pracownikowi dotrzymanie terminu. Dotyczy to zwłaszcza obłożnej choroby połączonej z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Wówczas powiadomienia należy dokonać najpóźniej w drugim dniu od ustania przyczyny uniemożliwiającej terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności.

Sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy ustala się w przepisach wewnątrzzakładowych np. regulaminie pracy. Oznacza to, że każda firma może określić swoje własne zasady dotyczące zawiadamiania pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy. Jeśli jednak tego nie zrobi, obowiązują przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi zawiadomienia dokonuje się:

• osobiście,
• przez inną osobę,
• telefonicznie,
• drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego,
• za pośrednictwem innego środka łączności np. SMS, e-mailem itp.

Sprawdź, jakie są sposoby potwierdzania obecności w pracy.

Najlepsze sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Bez wątpienia jednym z najbardziej skutecznych sposobów usprawiedliwiania nieobecności są elektroniczne wnioski urlopowe. Dzięki nim pracownik może zgłosić nieobecność na swoim własnym telefonie, a informacja ta błyskawicznie dociera do pracodawcy. Oprócz zgłoszeń możliwe jest także dołączanie skanów dokumentów usprawiedliwiających nieobecność.

Elektroniczne wnioski urlopowe dostępne są w programie Kadromierz – wypróbuj je i wiele innych funkcji podczas darmowego okres próbnego.