Jak zaplanować grafik pracy w sezonie urlopowym?

Planowanie grafiku pracy w sezonie urlopowym to nie lada wyzwanie dla każdego menedżera. W tym okresie wielu pracowników planuje swoje urlopy, co może prowadzić do trudności w utrzymaniu ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa. Efektywne zarządzanie grafikiem pracy jest kluczowe, aby zapewnić płynne funkcjonowanie firmy oraz umożliwić pracownikom korzystanie z zasłużonego wypoczynku. W niniejszym artykule przedstawię praktyczne wskazówki, jak efektywnie planować grafik pracy, wykorzystując sprawdzone metody i nowoczesne narzędzia.

Grafik pracy w sezonie urlopowym

Planowanie grafiku w okresie urlopowym wymaga szczególnej uwagi, gdyż nieefektywne zarządzanie może prowadzić do przestoju w działalności firmy lub przeciążenia pozostałych pracowników. Kluczowe jest zatem stworzenie strategii, która zrównoważy potrzeby biznesowe z indywidualnymi oczekiwaniami pracowników w kwestii urlopów. Oto przydatne wskazówki, które pomogą Ci lepiej zarządzać czasem pracy w tym okresie.

1. Stwórz plan urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem

Według art. 163 Kodeksu pracy w zakładach pracy gdzie działa zakładowa organizacja związkowa, urlopy powinny być udzielone zgodnie z planem urlopów. W przypadku braku związków zawodowych w firmie lub gdy nie wyrażą oni zgody, wówczas terminy urlopu wypoczynkowego powinny być ustalone w porozumieniu z pracownikami.

Jednak zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku zaplanowanie urlopów powinno odbyć się odpowiednio wcześnie, aby móc dobrze przygotować się na sezon urlopowy. Zbierz zatem od wszystkich pracowników wnioski o urlop wypoczynkowy obejmujący minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych już z końcem poprzedniego roku lub na początku nowego. W planie urlopowym weź pod uwagę wnioski pracowników i dostosuj je tak, aby zapewnić normalny tok pracy i ciągłość operacyjną.

Sprawdź, jak stworzyć plan urlopów.

2. Staraj się, aby urlopy pracowników nie nakładały się na siebie

Akceptując wnioski urlopowe, staraj się zwracać uwagę na to, czy przypadkiem urlopy nie nakładają się na siebie w zbyt dużej ilości. Jeśli większość pracowników zechcę skorzystać z czasu wolnego np. w sierpniu, możesz mieć problem z zachowaniem ciągłości operacyjnej. Z tego względu zaproponuj pracownikowi, który w późniejszym czasie złożył wniosek, przesunięcie terminu urlopu na inny dogodny dla niego czas.

Oprócz planu urlopów pamiętaj także o nagłych nieobecnościach, takich jak L4 czy urlop na żądanie, które mogą pojawić się w najmniej oczekiwanym momencie.

3. Planuj grafik w sezonie urlopowym odpowiednio wcześnie

Jak wiadomo z Kodeksu pracy, pracodawca powinien sporządzić harmonogram czasu pracy i przekazać go do wiadomości pracowników z minimum tygodniowym wyprzedzeniem. Warto jednak zadbać o wcześniejsze jego przygotowanie i udostępnienie – zwłaszcza w sezonie urlopowym. Ponadto, jeśli okres rozliczeniowy wynosi więcej niż 1 miesiąc, dobrą praktyką może okazać się stworzenie grafiku pracy w sezonie urlopowym od razu na 2 miesiące. Dzięki temu pracownicy będą mogli swobodnie zaplanować swój czas wolny dostosowany do harmonogramu. W ten sposób można ograniczyć ilość nagłych nieobecności.

4. Weź pod uwagę dyspozycyjność pracowników

Mimo tego, że zbieranie dyspozycyjności pracowników przed planowaniem rozkładu czasu pracy, jest nieobowiązkowe, to jednak warto to robić. Pracownikom pracującym w nieregularnych dniach i godzinach trudniej jest planować czas wolny. Z tego względu często muszą wykorzystać urlop na sprawy bieżące, które zajmują krótką część dnia np. wizyta u dentysty. Jeśli zaczniesz zbierać dyspozycyjność, możesz zaplanować ten dzień danemu pracownikowi w grafiku na drugą zmianę. Jeśli ma on umówioną wizytę u dentysty na 11.00, to zaplanuj mu czas pracy na 13.00. Z kolei, jeśli wiesz, że pracownik w weekend idzie na jakąś uroczystość np. ślub, to w poniedziałek zaplanuj grafik na popołudnie lub ustal czas pracy dopiero na wtorek. Unikniesz w ten sposób nagłych nieobecności pracowników, którzy mieli być obecni w danym dniu w pracy, podczas gdy inni przebywają na urlopach wakacyjnych.

5. Przygotuj się na niespodziewane nieobecności

Bez względu na wszystko, dobrze jest przygotować się na niespodziewane nieobecności i zadbać o to, aby szybko zareagować. Czas wakacyjny to okres kuszący korzystaniem z pięknej pogody – wypoczynkiem na plaży, grillem czy spontanicznych wyjazdów. Nagły urlop na żądanie osoby, na którą nie ma zastępstwa, może doprowadzić nawet do nieotwarcia lokalu w danym dniu.

Poza tym okres wakacyjny nie wyklucza także możliwości korzystania ze zwolnień lekarskich. Mimo że w tym czasie chorób jest zdecydowanie mniej, to za to mogą występować wzmożone zwichnięcia lub złamania czy osłabienie z powodu przegrzania i odwodnienia.

Jednak czy można przygotować się na takie okoliczności, a jeśli tak, to w jaki sposób? Otóż rozwiązaniem jest Kadromierz – program do grafików pracy online. Posiada on wiele przydatnych funkcji m.in. wymiana zmian między pracownikami czy powiadomienia o nieobecnościach (poprzez złożone wnioski pracowników w aplikacji lub niezarejestrowanie obecności w programie RCP). Wówczas jeśli pracownik nie będzie mógł pojawić się w pracy, samodzielnie wymieni się zmianą z kolegą z zespołu w aplikacji zainstalowanej na swoim telefonie. Jeśli nie będzie to możliwe, złoży odpowiedni wniosek np. UŻ, o którym błyskawicznie zostaniesz poinformowany i będziesz mógł szybko zareagować.

6. Zastosuj premie za obecność

Jeśli obawiasz się braków personelu w sezonie urlopowym – rozważ wprowadzenie premii finansowej za przepracowanie całego miesiąca. Może okazać się to skuteczną metodą na eliminacje niepotrzebnych nieobecności, z których tak naprawdę pracownik nie musiał wcale korzystać akurat w danym dniu.

7. Zadbaj o odpowiednią komunikację

Efektywna komunikacja jest kluczowa w każdym przedsiębiorstwie, nie tylko podczas zarządzania czasem pracy w czasie urlopowym. Należy zatem zadbać o jej klarowność. Użycie elektronicznych systemów do zarządzania czasem pracy, takich jak Kadromierz, może okazać się bardzo pomocne. Aplikacja pozwala na szybkie rozpowszechnianie informacji oraz łatwe wprowadzanie zmian. Niezwłocznie po stworzeniu i opublikowaniu grafiku pracy w systemie, pracownik otrzymuje powiadomienie z gotowym rozkładem czasu pracy. To samo dotyczy wszelkich zmian naniesionych w grafiku. Nie trzeba wysyłać wiadomości od każdego pracownika z osobna, ponieważ dzieje się to automatycznie.

Podsumowanie

Układanie grafiku pracy w sezonie urlopowym jest zadaniem wymagającym, ale dzięki odpowiedniej strategii można skutecznie zorganizować czas pracy, zapewniając ciągłość operacyjną i nie przeciążając obecnych pracowników. Kluczowe jest ustalanie czasu wolnego pracowników w planie urlopów, wczesne przekazywanie informacji i odpowiednia komunikacja.