Zapotrzebowanie na pracownika – jak prognozować?

Efektywne tworzenie grafiku pracy wymaga od pracodawców uwzględnienia rzeczywistego zapotrzebowania na personel. Chodzi tutaj o określenie liczby pracowników niezbędnych do wykonywanej pracy w tym samym czasie. W tym artykule dowiesz się, jak prognozować zapotrzebowanie na pracowników oraz jak precyzyjnie je obliczyć.

Czynniki wpływające na zapotrzebowanie na pracowników

Zapotrzebowanie na pracownika jest dynamiczne i zależy od wielu zmiennych, które mogą znacząco wpływać na liczbę wymaganych osób na danej zmianie. Na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas układania grafiku pracy?

Sezonowość

Wiele branż doświadcza wahań zapotrzebowania na pracowników w zależności od pory roku. Przykładowo, sklepy detaliczne, centra handlowe, a nawet usługi gastronomiczne odnotowują wzrost liczby klientów w okresie świątecznym czy podczas sezonów wyprzedaży. Z kolei w branży turystycznej czy hotelarskiej, letnie miesiące i okresy wakacyjne generują większe zapotrzebowanie na personel.

Analiza danych historycznych

Ruch klientów czy liczba zleceń nie jest równomierna w ciągu całego tygodnia. Podstawą do przewidywania zapotrzebowania na pracowników jest analiza danych z poprzednich okresów. Warto przejrzeć statystyki sprzedaży i liczby obsłużonych gości w różnych dniach tygodnia, a także w poszczególnych miesiącach. Na przykład w wielu restauracjach liczba gości znacząco wzrasta w weekendy, wieczorami, czy w okresie świątecznym. Analiza tych danych pozwala zidentyfikować regularne wzorce i dostosować grafik pracy do spodziewanej liczby klientów.

Promocje i wydarzenia specjalne

Organizowanie specjalnych promocji, wyprzedaży czy wydarzeń firmowych, takich jak konferencje, targi czy premiery produktów, może znacznie zwiększyć liczbę klientów w krótkim okresie. W takich sytuacjach niezbędne jest tymczasowe zwiększenie liczby pracowników, aby sprostać wzmożonemu ruchowi i utrzymać wysoki standard obsługi klienta.

Zapotrzebowanie na pracownika – wzór

Zapotrzebowanie na pracownika można obliczyć, stosując prosty wzór, który uwzględnia liczbę zadań do wykonania oraz efektywność pracy jednego pracownika. Podstawowy wzór to:

Z = C ÷ P

• Z – zapotrzebowanie na pracowników
• C – całkowita liczba jednostek pracy (np. liczba produktów do wyprodukowania, klientów do obsłużenia)
• P – produktywność jednego pracownika, czyli liczba jednostek pracy, którą pracownik jest w stanie wykonać w określonym czasie

Obliczanie zapotrzebowania na pracowników – przykład

Wyobraźmy sobie restaurację działającą w centrum miasta, gdzie zapotrzebowanie na pracowników jest bardzo zróżnicowane w ciągu dnia, ze względu na różne natężenie ruchu klientów w poszczególnych godzinach. Restauracja otwiera się o 8:00 rano i zamyka o 22:00, a największy ruch klientów przypada na godziny śniadaniowe (8:00–11:00) oraz popołudniowe (15:00–20:00). W pozostałych godzinach ruch jest znacznie mniejszy.

Załóżmy, że w czasie śniadania restauracja obsługuje średnio 80 klientów na godzinę, a w godzinach popołudniowych – 120 klientów na godzinę. Każdy kelner jest w stanie obsłużyć około 20 klientów na godzinę, co obejmuje przyjęcie zamówienia, serwowanie posiłków i obsługę dodatkowych potrzeb gości.

Obliczmy zatem zapotrzebowanie na kelnerów w poszczególnych godzinach:

• Śniadanie (8:00–11:00):
• Średnio 80 klientów na godzinę ÷ 20 klientów obsługiwanych przez jednego kelnera na godzinę = 4 kelnerów
• Godziny popołudniowe (15:00–20:00):
  Średnio 120 klientów na godzinę ÷ 20 klientów obsługiwanych przez jednego kelnera na godzinę = 6 kelnerów

W godzinach poza szczytem, na przykład między 11:00 a 15:00, restauracja może obsługiwać około 30 klientów na godzinę. W takim przypadku wystarczy 2 kelnerów, aby utrzymać płynność obsługi.

W sumie restauracja powinna zapewnić większą liczbę kelnerów w godzinach szczytu, aby sprostać zapotrzebowaniu, podczas gdy w spokojniejszych porach dnia liczba personelu może być zredukowana. W praktyce menedżerowie mogą także uwzględnić dodatkowe czynniki, takie jak przerwy lub specjalne wydarzenia, które mogą wpływać na zapotrzebowanie na personel w określonych godzinach.

Grafik na podstawie zapotrzebowania na pracowników

Obecnie istnieje wiele narzędzi i aplikacji, które mogą wspierać menedżerów restauracji w planowaniu grafików pracy. Takie systemy często korzystają z algorytmów, które na podstawie danych historycznych i bieżących prognoz sugerują optymalną liczbę pracowników na danej zmianie.

Jednym z nowoczesnych rozwiązań, które warto rozważyć, jest Kadromierz. To narzędzie pozwala na automatyczne układanie grafiku pracy na podstawie rzeczywistego zapotrzebowania. Pierwszym krokiem jest zbieranie informacji, takich jak liczba zamówień czy ruch klientów w poszczególnych dniach i godzinach. Dane te można następnie zaimportować do programu, który na ich podstawie tworzy optymalny grafik pracy.

Dzięki Kadromierzowi przedsiębiorstwa mogą skutecznie dostosowywać liczebność zespołu do zmieniających się potrzeb, co przekłada się na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz satysfakcję klientów. Automatyzacja procesu planowania nie tylko oszczędza czas, ale także redukuje ryzyko błędów, które mogą wyniknąć z ręcznego tworzenia harmonogramów.

Załóż konto i wypróbuj planowanie grafiku na podstawie zapotrzebowania na pracowników już dziś!