Struktura organizacyjna firmy – jak powinna wyglądać?

Rozwijasz swoją firmę i zatrudniasz coraz więcej pracowników? Nie zapomnij zadbać o schemat organizacyjny firmy. Dobrze zaprojektowana i przejrzysta struktura organizacyjna ułatwia komunikację, pozwala uniknąć chaosu oraz sprzyja efektywnemu zarządzaniu. Z artykułu dowiesz się, czym jest struktura organizacyjna, jakie są jej elementy, poznasz najpopula rniejsze przykłady struktur oraz wskazówki, jak stworzyć własny schemat organizacyjny przedsiębiorstwa.

Czym jest struktura organizacyjna firmy?

Struktura organizacyjna firmy to formalna hierarchia jednostek i komórek organizacyjnych, która porządkuje sposób działania przedsiębiorstwa. Określa ona podział stanowisk, zakres obowiązków i odpowiedzialności, a także pokazuje zależności pomiędzy pracownikami i działami. Najczęściej przedstawia się ją w formie graficznej – jako schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, który w prosty i przejrzysty sposób ilustruje hierarchię, kierunki komunikacji i podział zadań.

Elementy struktury organizacyjnej

Na tym tle warto odróżnić dwa podstawowe elementy. Komórka organizacyjna to najmniejsza część struktury – zespół tworzony przez lidera i jego podwładnych, odpowiedzialny za realizację konkretnych zadań. Jednostka organizacyjna obejmuje z kolei szerszy zakres działań, np. dział sprzedaży, oddział regionalny czy cały pion, który łączy w sobie kilka komórek. Wspólnie tworzą one wewnętrzną strukturę organizacyjną.

Na strukturę składają się również elementy formalne, które nadają jej spójność:

• regulamin organizacyjny – określa kompetencje i zasady współpracy,
• opis stanowisk pracy – definiuje odpowiedzialność i wymagania wobec pracowników,
• schemat organizacyjny firmy – przedstawia struktury firmy i kierunki raportowania w sposób wizualny.

Korzyści z optymalizacji struktury organizacyjnej

Kiedy wszystkie te elementy działają razem, powstaje zaprojektowana struktura organizacyjna, która spełnia kilka funkcji:

• jasno wyznacza zasady zarządzania i odpowiedzialności,
• usprawnia przepływ informacji,
• ułatwia delegowanie obowiązków,
• przyspiesza podejmowanie decyzji.

Dzięki temu odpowiednia struktura organizacyjna staje się nie tylko narzędziem porządkującym firmę, ale też gwarancją większej elastyczności struktury organizacyjnej i jej dostosowania do zmieniających się warunków biznesowych.

Rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw

Istnieje wiele modeli, które umożliwiają efektywne zarządzanie strukturą organizacyjną firmy. Najczęściej dzieli się je ze względu na:

• rozpiętość kierowania i liczbę szczebli zarządzania (struktura organizacyjna płaska, struktura organizacyjna smukła),
• sposób zarządzania i zakresu odpowiedzialności (liniowa struktura organizacyjna, struktura organizacyjna funkcjonalna, struktura organizacyjna liniowo-sztabowa).

Trzecią kategorię stanowią podstawowe typy struktur organizacyjnych, które najczęściej spotykamy w nowoczesnych przedsiębiorstwach. Należą do nich m.in.: struktura projektowa (zadaniowa), struktura organizacyjna macierzowa, struktura organizacyjna hybrydowa czy struktura organizacyjna dywizjonalna.

Oczywiście nie są to wszystkie możliwe rozwiązania. Spotkać można także modele bardziej złożone, np. strukturę organizacyjną wirtualną charakterystyczną dla firm działających w pełni online. Niezależnie od tego, na jaką formę się zdecydujemy, ważne jest, by wybór struktury organizacyjnej odpowiadał realnym potrzebom firmy.

Poniżej znajdziesz omówienie najpopularniejszych struktur organizacyjnych.

Struktura organizacyjna płaska

W płaskiej strukturze organizacyjnej wszyscy pracownicy podlegają bezpośrednio jednemu menedżerowi, bez dodatkowych szczebli zarządzania. Dzięki temu decyzje podejmowane są szybko, a komunikacja przebiega sprawniej niż w rozbudowanych hierarchiach.

Płaska struktura organizacyjna sprzyja samodzielności pracowników, inicjatywie i bezpośredniemu przepływowi informacji. Jej zaletą są także niskie koszty utrzymania kadry kierowniczej. Najczęściej spotyka się ją w małych firmach, start-upach i nowo powstałych działalnościach, gdzie liczy się elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany.

Struktura organizacyjna smukła

Struktura smukła opiera się na wielu szczeblach zarządzania. W takim modelu występuje rozbudowana hierarchia, a nadzór nad pracownikami sprawuje duża liczba menedżerów średniego i niższego szczebla. Dzięki temu struktura smukła pozwala na dokładniejszą kontrolę pracy zespołów i daje większe możliwości awansu w ramach organizacji.

Do jej zalet należy przede wszystkim ścisły nadzór i możliwość bieżącego korygowania działań pracowników. Wadą natomiast bywa dłuższy przepływ informacji oraz mniejsza elastyczność – przy wielu poziomach zarządzania decyzje podejmowane są wolniej. Z tego względu struktura organizacyjna smukła częściej występuje w dużych przedsiębiorstwach, które cenią stabilność i hierarchiczny porządek.

Liniowa struktura organizacyjna

Liniowa struktura organizacyjna to jeden z podstawowych modeli zarządzania. Każdy pracownik podlega w niej jednemu przełożonemu, a ten z kolei raportuje do wyższej instancji. Dzięki takiej hierarchii łatwo określić odpowiedzialność i ścieżkę raportowania – wiadomo, kto podejmuje decyzje i kto za co odpowiada.

Do zalet tego rozwiązania należy przejrzystość i prostota, a także szybkie podejmowanie decyzji. Liniowa struktura organizacyjna dobrze sprawdza się w mniejszych przedsiębiorstwach i firmach o stabilnym charakterze, choć w większych organizacjach może prowadzić do nadmiernego obciążenia kadry kierowniczej.

Struktura organizacyjna funkcjonalna

Funkcjonalna struktura organizacyjna zakłada podział zadań według specjalizacji. W takim modelu pracownicy odpowiadają przed kilkoma kierownikami – każdy z nich jest ekspertem w innej dziedzinie, np. marketingu, finansach czy produkcji. Dzięki temu obowiązki rozkładają się równomiernie, a pracownicy mogą korzystać z wiedzy specjalistów.

Ten typ struktury zwiększa efektywność i pozwala lepiej wykorzystywać kompetencje zespołu. Wadą bywa jednak ryzyko konfliktów wynikających z podlegania kilku przełożonym naraz. Funkcjonalna struktura organizacyjna najczęściej spotykana jest w średnich i dużych firmach, które potrzebują wyraźnego podziału specjalizacji.

Struktura organizacyjna liniowo-sztabowa

Struktura organizacyjna liniowo-sztabowa łączy w sobie elementy układu liniowego i funkcjonalnego. Na szczycie hierarchii stoi menedżer odpowiedzialny za kierowanie pracownikami, a w podejmowaniu decyzji wspiera go sztab specjalistów pełniących funkcje doradcze. Pracownicy liniowi nadal podlegają bezpośrednim przełożonym, ale menedżerowie mają dodatkowe wsparcie ekspertów.

Dzięki temu model ten pozwala lepiej przygotowywać decyzje strategiczne, a jednocześnie zachowuje klarowną hierarchię. Minusem może być większa złożoność komunikacji oraz wolniejsze reagowanie na zmiany. Struktura organizacyjna liniowo-sztabowa jest chętnie wykorzystywana w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach, gdzie liczy się stabilność i dostęp do specjalistycznej wiedzy.

Struktura projektowa (zadaniowa)

Struktura projektowa opiera się na zespołach tworzonych do realizacji określonych projektów lub zadań. Pracownicy są przydzielani do zespołów na czas trwania projektu, a po jego zakończeniu mogą zostać przeniesieni do nowych zadań. Dzięki temu firma zyskuje elastyczność i możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby rynku.

Tego typu rozwiązanie sprzyja innowacyjności i integracji pracowników z różnych działów, ale wymaga sprawnego koordynowania pracy wielu zespołów równocześnie. Struktura projektowa najczęściej wykorzystywana jest w branżach kreatywnych, IT czy budownictwie.

Struktura organizacyjna macierzowa

Struktura organizacyjna macierzowa łączy w sobie elementy struktury funkcjonalnej i projektowej – pracownicy jednocześnie podlegają kierownikowi działu oraz menedżerowi projektu. Do zalet tego modelu należy większa współpraca między działami, możliwość szybkiego wdrażania innowacji oraz elastyczne zarządzanie projektami. Wadą bywa natomiast ryzyko konfliktów kompetencyjnych, gdy pracownik musi raportować do dwóch przełożonych. Struktura organizacyjna macierzowa jest chętnie stosowana w firmach działających globalnie oraz w sektorach, gdzie projekty wymagają udziału wielu specjalistów.

Struktura organizacyjna hybrydowa

Struktura organizacyjna hybrydowa to model, który łączy w sobie elementy różnych struktur – np. liniowej, funkcjonalnej czy macierzowej – tworząc rozwiązanie dopasowane do specyfiki danej firmy. Jej największą zaletą jest elastyczność: przedsiębiorstwo może korzystać z najlepszych cech kilku systemów jednocześnie.

Struktura organizacyjna dywizjonalna

Struktura organizacyjna dywizjonalna polega na podziale przedsiębiorstwa na samodzielne jednostki. Mogą one być wydzielone np. według produktów, usług, rynków geograficznych lub grup klientów. Każda dywizja działa jak mniejsza firma w ramach całej organizacji, posiadając własne zasoby i kierownictwo.

Taki model zwiększa niezależność poszczególnych jednostek i pozwala lepiej dopasować ofertę do rynku. Minusem bywa powielanie działań w różnych dywizjach, co może prowadzić do wyższych kosztów. Struktura organizacyjna dywizjonalna jest popularna w dużych korporacjach i międzynarodowych koncernach, które funkcjonują w wielu branżach lub regionach.

Jak wygląda projektowanie struktury organizacyjnej?

Projektowanie i wdrażanie struktury organizacyjnej to proces, który wymaga analizy, planowania i konsekwencji. Nie wystarczy narysowanie prostego schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa – aby struktura faktycznie działała, trzeba dopasować ją do potrzeb firmy i zadbać o jej systematyczne rozwijanie.

Cały proces można podzielić na kilka etapów:

• określenie celów firmy – zdefiniowanie misji i priorytetów organizacji; cele warto podzielić na strategiczne i operacyjne, aby łatwiej przełożyć je na zadania konkretnych zespołów,

• analiza stanowisk pracy – dokładne przyjrzenie się każdemu stanowisku pozwala ustalić zakres obowiązków, odpowiedzialności i kompetencji,

• projektowanie schematu organizacyjnego firmy – stworzenie graficznej struktury organizacyjnej firmy, która pokazuje, kto jest przełożonym, jak przebiega komunikacja oraz jakie są zależności między działami.,

• wdrożenie regulaminu organizacyjnego – formalne spisanie zasad, które regulują funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Na tym jednak proces się nie kończy. Wraz z rozwojem firmy potrzebne jest także dostosowanie struktury organizacyjnej do nowych wyzwań – np. tworzenie dodatkowych działów, zmiana systemu raportowania czy usprawnienie komunikacji.

Nie ma jednej idealnej recepty na schemat organizacyjny firmy – wszystko zależy od wielkości przedsiębiorstwa, jego celów i charakteru pracy zespołu. Ważne jednak, by schemat był przejrzysty, wspierał komunikację i pozwalał na sprawne podejmowanie decyzji. To właśnie dzięki niemu firma może rosnąć i efektywnie działać na rynku.

A jeśli chcesz dodatkowo ułatwić sobie zarządzanie personelem, warto sięgnąć po nowoczesne narzędzia. Kadromierz wspiera przedsiębiorców w codziennych zadaniach – od układania grafiku pracy, przez ewidencję czasu pracy, aż po elektroniczne wnioski urlopowe.

Skorzystaj z darmowego okresu próbnego i przekonaj się, jak Kadromierz może usprawnić organizację w Twojej firmie.