Struktura organizacyjna firmy – jak powinna wyglądać?

Rozwijasz swoją firmę i zatrudniasz coraz więcej pracowników? Nie zapomnij zadbać o strukturę organizacyjną w firmie. Porządek w hierarchii i zasobach ludzkich to kluczowy element prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Bez względu na to, czy mówimy o małej firmie, czy wielkiej korporacji, dobrze zaprojektowana struktura organizacyjna może znacząco poprawić wydajność pracy i przepływ informacji.

Czym jest struktura organizacyjna firmy?

Struktura organizacyjna firmy to formalna hierarchia jednostek i komórek organizacyjnych w firmie. Określa ona podział stanowisk, uprawnień i odpowiedzialności, a także obrazuje systematyczne obowiązki oraz zależności między poszczególnymi pracownikami. Właściwie zaprojektowana struktura daje jasny obraz, kto jest odpowiedzialny za konkretne zadania oraz kto jest przełożonym w danym dziale. Taka przejrzystość w strukturze zapewnia konkretny podział obowiązków oraz ułatwia ich nadzorowanie.

Komórka organizacyjna a jednostka organizacyjna

Na samym wstępie warto poznać różnice między jednostką organizacyjną a komórką. Otóż za komórki organizacyjne przyjmuje się wszelkie zespoły w firmie, które składają się z leadera i jego podwładnych. Natomiast jednostki organizacyjne to szersze pojęcie, które odnosi się do dowolnej części struktury organizacyjnej odpowiedzialnej za dane działania, np. działy, oddziały czy cały pion w strukturze organizacyjnej.

Elementy struktury organizacyjnej

Typowa struktura organizacji firmy składa się z trzech kluczowych elementów:

1. Regulamin organizacyjny – jest to dokument, który w sposób zintegrowany reguluje porządek w firmie, określając kompetencje każdej z jednostek.
2. Opis stanowisk pracy – określa wymagania kwalifikacyjne, zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnienia dla poszczególnych stanowisk.
3. Schemat organizacyjny – jest to graficzne przedstawienie struktury firmy, które ułatwia zrozumienie zależności między pracownikami.

Funkcje struktury organizacyjnej

Każda struktura organizacyjna firmy powinna spełniać pewne założenia:

• określać strukturę zarządzania – czyli kto odpowiada za dany dział lub grupę pracowników;
• informować o zakresie obowiązków – czyli jakie zadania należą do danego działu, kierownika czy pracownika;
• ustalać przepływ informacji – czyli kto z kim powinien się kontaktować w danej sprawie;
• przedstawiać uprawnienia decyzyjne – czyli jakie przywileje mają konkretne osoby.

Struktury organizacyjne – rodzaje

Są różne typy struktur organizacyjnych, które możemy podzielić w zależności od wielu kryteriów. Wyróżnia się m.in.:

a) podział ze względu na rozpiętość kierowania i liczbę szczebli zarządzania:

• struktura płaska,
• struktura smukła;

b) podział klasyczny:

• struktura liniowa,
• struktura funkcjonalna,
• struktura liniowo-sztabowa;

c) podstawowe typy struktur organizacyjnych:

• struktura projektowa (zadaniowa),
• struktura macierzowa,
• struktura hybrydowa,
• struktura dywizjonalna.

To oczywiście nie wszystkie rodzaje struktur organizacyjnych. Istnieje jeszcze wiele innych kryteriów podziału oraz typów struktur. Z tego względu wszystkich zainteresowanych zachęcamy do przestudiowania zarządzania, a tutaj omówimy tylko najpopularniejsze modele.

Każda z przedstawionych typów struktur organizacyjnych pasuje do innego rodzaju przedsiębiorstwa, w zależności od wielkości firmy, rodzaju działalności czy poszczególnych stanowisk pracowników, którzy są w niej zatrudniani.

Struktura płaska

Struktura płaska to najprostsza struktura organizacyjna firmy. Charakteryzuje się występowaniem jednego menadżera, któremu podlega reszta pracowników. Brak na niej szczebli zarządzania, bo wszyscy odpowiadają jednemu kierownikowi. Jest to model, który sprzyja dużej samodzielności decyzyjnej pracowników, szybkiemu przepływowi informacji, niskim kosztom utrzymania kadry kierowniczej i inicjatywie wśród pracowników. Płaska struktura organizacyjna spotykana jest najczęściej w małych firmach lub w nowo powstałych działalnościach.

Struktura smukła

W strukturze smukłej wyróżniamy wiele szczebli zarządzania. W takim przypadku występuje duża liczba menadżerów różnego stopnia, którzy kierują małymi zespołami. Zaletą tej struktury organizacyjnej jest możliwość dokładnego nadzoru pracowników i bezpośredni wpływ na jego pracę oraz duże szanse na awans pionowy. Wadami struktury smukłej jest długi przepływ informacji oraz trudności w dostosowywaniu się do zmian np. podczas nagłej nieobecności jakiegoś pracownika następuje przerwa w realizacji danych działań.

Struktura liniowa

Struktura liniowa to jedna z podstawowych struktur organizacyjnych. Wyróżnia się tym, że pracownicy podlegają wielu kierownikom, a każdy z kierowników specjalizuje się w konkretnej dziedzinie. Skład tej struktury to trzy rodzaje stanowisk: dyrektor, kierownik i pracownik. Każdy z pracowników ma swojego bezpośredniego przełożonego, który z kolei ma nad sobą dyrektora. Zasada ta pozwala na efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów, obniżenie ogólnych kosztów, szybkie podejmowanie decyzji, klarowną ścieżkę awansu i łatwość sprawowania kontroli i nadzoru.

Struktura funkcjonalna

Struktura funkcjonalna cechuje się obecnością specjalistycznych działów z kierownikami (specjalistami) na czele. W strukturze funkcjonalnej każdy pracownik odpowiada przed kilkoma kierownikami – specjalistami danych dziedzin, a specjaliści – przed dyrektorem. W razie jakiegoś konkretnego problemu pracownik może zgłosić się o pomoc do odpowiedniego kierownika. Ten model jest rozbudowaną strukturą liniową, który umożliwia podział odpowiedzialności na parę osób i wykorzystanie umiejętności tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

Struktura liniowo-sztabowa

Struktura organizacyjna liniowo-sztabowa jest hierarchicznym modelem, który łączy w sobie cechy struktury funkcjonalnej i liniowej. W tym przypadku menadżer znajduje się na szczycie hierarchii danego działu (pracowników liniowych), ale jest wpierany przez sztab specjalistów. Pracownicy liniowi podlegają bezpośrednio przełożonym, a sztabowi pełnią funkcję doradców i specjalistów, nie kierując bezpośrednio działaniami operacyjnymi. Władza decyzyjna jest skoncentrowana u góry hierarchii, a komunikacja zazwyczaj płynie od góry do dołu. Struktura ta jest często stosowana w korporacjach o hierarchicznym charakterze, ale może być mniej elastyczna wobec zmian i innowacji.

Wprowadzanie struktury organizacyjnej

Projektowanie i wprowadzanie struktury organizacyjnej to proces, który wymaga szczegółowego planowania i analizy. Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które mogą pomóc w tym procesie:

1. Określenie celów firmy – pierwszym krokiem jest określenie celów firmy i podział ich na mniejsze, bardziej szczegółowe cele.
2. Analiza stanowisk pracy – należy dokładnie przeanalizować wszystkie stanowiska pracy w firmie, określić ich zakres obowiązków oraz odpowiedzialności.
3. Projektowanie schematu organizacyjnego – na tej podstawie można następnie zaprojektować schemat organizacyjny, który pokazuje strukturę firmy w sposób graficzny.
4. Wprowadzanie regulaminu organizacyjnego – ostatnim krokiem jest wprowadzenie regulaminu organizacyjnego, który reguluje zasady funkcjonowania firmy i określa kompetencje poszczególnych jednostek.

Podsumowanie

Prawidłowo zaprojektowana i wdrożona struktura organizacyjna przedsiębiorstwa może przynieść wiele korzyści. Pomaga zorganizować pracę, przyspiesza przepływ informacji i zwiększa wydajność. Warto zainwestować czas i wysiłek w stworzenie skutecznej struktury organizacyjnej, która pozwoli firmie efektywnie realizować swoje cele i rozwijać się na rynku.

Oprócz wprowadzenia struktury organizacji firmy zachęcamy także do korzystania z innych rozwiązań, które pomagają w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa np. różnego rodzaju narzędzia i aplikacje do planowania pracy. Kadromierz oferuje wiele funkcjonalności dla pracodawców i pracowników m.in. grafik pracy online, ewidencję czasu pracy czy elektroniczne wnioski urlopowe. Skorzystaj z darmowego okresu próbnego i dowiedz się, czy aplikacja jest odpowiednia dla Twojej firmy.