Skróty w grafiku pracy i w ewidencji czasu pracy

Skróty w grafiku pracy i ewidencji czasu pracy to nieodłączny element zarządzania czasem pracy w każdej firmie. Ułatwiają one szybką identyfikację różnych typów nieobecności, rodzajów urlopów i innych ważnych informacji dotyczących pracowników. Wprowadzenie odpowiednich skrótów pozwala na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi oraz na szybki przegląd sytuacji kadrowej. Sprawdź, jak stosować oznaczenia w grafiku pracy oraz w ewidencji czasu pracy.

Skróty w grafiku pracy a RODO

Podczas tworzenia grafiku pracy trzeba pamiętać o kilku istotnych kwestiach związanych z prawem. Mowa tu nie tylko o Kodeksie pracy, który zobowiązuje pracodawcę m.in. do zapewnienia pracownikowi odpowiedniego odpoczynku dobowego i tygodniowego, ale też o Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO.

Zgodnie z RODO w grafiku dostępnym dla wszystkich pracowników lub dla grupy pracowników nie powinno się zamieszczać m.in. informacji o przebywaniu pracownika na zwolnieniu lekarskim. To dlatego, że danych osobowych dotyczących stanu zdrowia pracownika nie można udostępniać osobom trzecim. W takiej sytuacji, aby oznaczyć usprawiedliwioną nieobecność pracownika, warto używać neutralnych oznaczeń i skrótów.

Przykłady oznaczeń w grafiku pracy

Przepisy nie narzucają konkretnego formatu grafiku pracy. Może on być sporządzony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. To samo dotyczy oznaczeń grafiku pracy – stosowane skrótów jest kwestią indywidualną, dopasowaną do potrzeb firmy. Ważne jednak, aby były czytelne a dokument, w którym występują, zawierał legendę, która te skróty rozwija.

• NP (nieobecność planowana) – używane do oznaczania każdej zaplanowanej nieobecności, niezależnie od jej przyczyny,
• NU (nieobecność usprawiedliwiona) – służy do ogólnego oznaczenia nieobecności usprawiedliwionej, np. z powodu wizyty lekarskiej lub innych obowiązków osobistych, bez szczegółowego wskazywania przyczyny,
• W (wolne) – neutralne oznaczenie dnia wolnego, które nie podaje powodu, dlaczego pracownik nie jest obecny.

Wielu pracodawców stosuje także oznaczenia, które pomagają w łatwym zarządzaniu grafikami, jak np.:

• WN, N – oznacza dni wolne od pracy niedziele,
• WŚ, Ś – używane do oznaczenia dni wolnych wynikających z ustawowych świąt,
• W5, DW5 – stosowane w celu oznaczenia dni wolnych wynikających z przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy,
• WH, H, DWH – oznacza dzień harmonogramowo wolny.

Skróty oznaczające szczegółowe rodzaje absencji np. zwolnienie lekarskie (np. ZL, CH, L4, ZLA) mogą  być stosowane w wewnętrznych systemach HR, do których mają dostęp tylko osoby upoważnione do przetwarzania tego typu danych. Natomiast w ogólnodostępnym grafiku powinny być zastąpione bardziej ogólnym terminem.

Skróty w ewidencji czasu pracy a przepisy prawne

W ewidencji czasu pracy można stosować bardziej szczegółowe skróty. Zgodnie z § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, prowadzi się ją oddzielnie dla każdego pracownika. W ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się w szczególności informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Podczas tworzenia ewidencji czasu pracy danego pracownika można skorzystać ze skrótów, aby była bardziej czytelna i jednocześnie zgodna z wymaganiami Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Przykładowe skróty w ewidencji czasu pracy 

Poniżej znajdziesz przykłady gotowych skrótów, które możesz zastosować w ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych w Twoim zakładzie pracy:

1) Oznaczenia czasu pracy:

• NM, WM – normatyw miesięczny, wymiar czasu do przepracowania w danym miesiącu,
• PL – plan, liczba godzin zaplanowana do przepracowania,
• RZ – czas rzeczywisty, liczba godzin faktycznie wypracowana.

2) Oznaczenia rodzaju godzin przepracowanych:

• ZW – godziny zwykłe, wynikające z wypracowania zaplanowanego grafiku,
• N – godziny nocne,
• 50% – godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej, uprawniające do dodatku + 50%,
• 100% – godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej, uprawniające do dodatku +100%,
• ŚT – godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy tygodniowej,
• D – godziny wynikające ze zleconego dyżuru.

3) Oznaczenia dni wolnych:

• Ś, WŚ – święto,
• N, WN – wolna niedziela,
• DWŚ – dzień wolny za święto,
• DWN – dzień wolny za niedzielę,
• DW5, W5 – dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• H, WH, DWH – dzień wolny harmonogramowo.

4) Oznaczenia rodzajów absencji:

• UW – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy),
• UŻ, UWŻ – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku),
• OP2 – 2 dni/16 godzin opieki nad dzieckiem do lat 14, wynikającej z kodeksu pracy,
• UB – urlop bezpłatny,
• NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, np. wyjścia do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie,
• NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna, np. w celu honorowego oddania krwi,
• NN – nieobecność nieusprawiedliwiona
• SZK, SZ – urlop szkoleniowy
• UOK, OK – urlop okolicznościowy, np. z powodu ślubu lub pogrzebu,
• ZW, CH – zwolnienie lekarskie
• OR – opieka nad członkiem rodziny (na podstawie zwolnienia lekarskiego)
• OD – opieka nad dzieckiem (na podstawie zwolnienia lekarskiego)
• REH – mświadczenie rehabilitacyjne,
• UM, MAC – urlop macierzyński,
• ROD, RODZ – urlop rodzicielski,
• OJC – urlop ojcowski,
• WYCH – urlop wychowawczy,

Takie skróty ułatwiają zarządzanie ewidencją czasu pracy i pomagają zachować przejrzystość w dokumentacji. Ważne jest, aby skróty były jasne i zrozumiałe zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.

Własne skróty i typy urlopów w Kadromierzu

Kadromierz oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania czasem pracy, w tym możliwość korzystania z elektronicznych wniosków urlopowych oraz definiowania własnych skrótów i typów urlopów. Ta funkcjonalność pozwala firmom na lepsze dostosowanie systemu ewidencji czasu pracy do indywidualnych potrzeb organizacyjnych, co może znacznie ułatwić zarządzanie absencjami pracowników oraz wprowadzić większą przejrzystość i kontrolę nad procesami związanymi z czasem pracy. Załóż konto i sprawdź, jak może wyglądać grafik pracy dostosowany do potrzeb Twojej firmy.