Skróty w grafiku pracy i w ewidencji czasu pracy
Przeczytaj w: 3 minuty
ostatnia aktualizacja: 16/07/2024
Skróty w grafiku pracy i ewidencji czasu pracy to nieodłączny element zarządzania czasem pracy w każdej firmie. Ułatwiają one szybką identyfikację różnych typów nieobecności, rodzajów urlopów i innych ważnych informacji dotyczących pracowników. Wprowadzenie odpowiednich skrótów pozwala na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi oraz na szybki przegląd sytuacji kadrowej. Sprawdź, jak stosować oznaczenia w grafiku pracy oraz w ewidencji czasu pracy.
Sprawdź, co znajdziesz w artykule:
Skróty w grafiku pracy a RODO
Podczas tworzenia grafiku pracy trzeba pamiętać o kilku istotnych kwestiach związanych z prawem. Mowa tu nie tylko o Kodeksie pracy, który zobowiązuje pracodawcę m.in. do zapewnienia pracownikowi odpowiedniego odpoczynku dobowego i tygodniowego, ale też o Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO.
Zgodnie z RODO w grafiku dostępnym dla wszystkich pracowników lub dla grupy pracowników nie powinno się zamieszczać m.in. informacji o przebywaniu pracownika na zwolnieniu lekarskim. To dlatego, że danych osobowych dotyczących stanu zdrowia pracownika nie można udostępniać osobom trzecim. W takiej sytuacji, aby oznaczyć usprawiedliwioną nieobecność pracownika, warto używać neutralnych oznaczeń i skrótów.
Przykłady oznaczeń w grafiku pracy
Przepisy nie narzucają konkretnego formatu grafiku pracy. Może on być sporządzony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. To samo dotyczy oznaczeń grafiku pracy – stosowane skrótów jest kwestią indywidualną, dopasowaną do potrzeb firmy. Ważne jednak, aby były czytelne a dokument, w którym występują, zawierał legendę, która te skróty rozwija.
- NP (nieobecność planowana) – używane do oznaczania każdej zaplanowanej nieobecności, niezależnie od jej przyczyny,
- NU (nieobecność usprawiedliwiona) – służy do ogólnego oznaczenia nieobecności usprawiedliwionej, np. z powodu wizyty lekarskiej lub innych obowiązków osobistych, bez szczegółowego wskazywania przyczyny,
- W (wolne) – neutralne oznaczenie dnia wolnego, które nie podaje powodu, dlaczego pracownik nie jest obecny.
Wielu pracodawców stosuje także oznaczenia, które pomagają w łatwym zarządzaniu grafikami, jak np.:
- WN, N – oznacza dni wolne od pracy niedziele,
- WŚ, Ś – używane do oznaczenia dni wolnych wynikających z ustawowych świąt,
- W5, DW5 – stosowane w celu oznaczenia dni wolnych wynikających z przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy,
- WH, H, DWH – oznacza dzień harmonogramowo wolny.
Skróty oznaczające szczegółowe rodzaje absencji np. zwolnienie lekarskie (np. ZL, CH, L4, ZLA) mogą być stosowane w wewnętrznych systemach HR, do których mają dostęp tylko osoby upoważnione do przetwarzania tego typu danych. Natomiast w ogólnodostępnym grafiku powinny być zastąpione bardziej ogólnym terminem.
Skróty w ewidencji czasu pracy a przepisy prawne
W ewidencji czasu pracy można stosować bardziej szczegółowe skróty. Zgodnie z § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, prowadzi się ją oddzielnie dla każdego pracownika. W ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się w szczególności informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Podczas tworzenia ewidencji czasu pracy danego pracownika można skorzystać ze skrótów, aby była bardziej czytelna i jednocześnie zgodna z wymaganiami Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przykładowe skróty w ewidencji czasu pracy
Poniżej znajdziesz przykłady gotowych skrótów, które możesz zastosować w ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych w Twoim zakładzie pracy:
1) Oznaczenia czasu pracy:
- NM, WM – normatyw miesięczny, wymiar czasu do przepracowania w danym miesiącu,
- PL – plan, liczba godzin zaplanowana do przepracowania,
- RZ – czas rzeczywisty, liczba godzin faktycznie wypracowana.
2) Oznaczenia rodzaju godzin przepracowanych:
- ZW – godziny zwykłe, wynikające z wypracowania zaplanowanego grafiku,
- N – godziny nocne,
- 50% – godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej, uprawniające do dodatku + 50%,
- 100% – godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej, uprawniające do dodatku +100%,
- ŚT – godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy tygodniowej,
- D – godziny wynikające ze zleconego dyżuru.
3) Oznaczenia dni wolnych:
- Ś, WŚ – święto,
- N, WN – wolna niedziela,
- DWŚ – dzień wolny za święto,
- DWN – dzień wolny za niedzielę,
- DW5, W5 – dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
- H, WH, DWH – dzień wolny harmonogramowo.
4) Oznaczenia rodzajów absencji:
- UW – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy),
- UŻ, UWŻ – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku),
- OP2 – 2 dni/16 godzin opieki nad dzieckiem do lat 14, wynikającej z kodeksu pracy,
- UB – urlop bezpłatny,
- NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, np. wyjścia do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie,
- NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna, np. w celu honorowego oddania krwi,
- NN – nieobecność nieusprawiedliwiona
- SZK, SZ – urlop szkoleniowy
- UOK, OK – urlop okolicznościowy, np. z powodu ślubu lub pogrzebu,
- ZW, CH – zwolnienie lekarskie
- OR – opieka nad członkiem rodziny (na podstawie zwolnienia lekarskiego)
- OD – opieka nad dzieckiem (na podstawie zwolnienia lekarskiego)
- REH – mświadczenie rehabilitacyjne,
- UM, MAC – urlop macierzyński,
- ROD, RODZ – urlop rodzicielski,
- OJC – urlop ojcowski,
- WYCH – urlop wychowawczy,
Takie skróty ułatwiają zarządzanie ewidencją czasu pracy i pomagają zachować przejrzystość w dokumentacji. Ważne jest, aby skróty były jasne i zrozumiałe zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.
Własne skróty i typy urlopów w Kadromierzu
Kadromierz oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania czasem pracy, w tym możliwość korzystania z elektronicznych wniosków urlopowych oraz definiowania własnych skrótów i typów urlopów. Ta funkcjonalność pozwala firmom na lepsze dostosowanie systemu ewidencji czasu pracy do indywidualnych potrzeb organizacyjnych, co może znacznie ułatwić zarządzanie absencjami pracowników oraz wprowadzić większą przejrzystość i kontrolę nad procesami związanymi z czasem pracy. Załóż konto i sprawdź, jak może wyglądać grafik pracy dostosowany do potrzeb Twojej firmy.