Rozporządzenie w sprawie dokumentacji szkolnej

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie dokumentacji przebiegu nauczania ujednolica zasady dotyczące wielu aspektów dotyczących placówek oświaty. Sprawdź, co się zmienia i jakie zasady dotyczą poszczególnych instytucji.

Publiczne przedszkola

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. zakłada, że przedszkola mają obowiązek, prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania (pracy wychowawczo-dydaktycznej) dla każdego oddziału. Wychowawcy powinni wpisać do dziennika zajęć imiona i nazwiska dzieci w porządku alfabetycznym razem z datą urodzenia i adresami zamieszkania, jeśli są inne od tych rodziców. Mają także obowiązek zebrania i rozpisania adresów e-mail rodziców, ich numery telefonów oraz godziny przyprowadzania i odprowadzania dziecka z przedszkola. Wychowawcy mają również wypisywać tematy przeprowadzanych zajęć i potwierdzać je podpisem.

Jeśli przedszkole prowadzone jest w podmiocie leczniczym, dane wypisuje się w porządku chronologicznym według przyjęcia do niego dzieci.

Publiczne szkoły podstawowe

Pracownicy szkoły podstawowej powinni prowadzić księgę ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i szkolnego zamieszkałych w obwodzie szkoły. Według Ministra Edukacji Narodowej do tej księgi powinni wpisać:

• imię (imiona) i nazwiska,
• datę i miejsce urodzenia,
• PESEL,
• adres zamieszkania dziecka,
• imiona i nazwiska rodziców oraz ich adresy zamieszkania rodziców, jeśli są inne niż ten dziecka.

Wszystkie informacje powinny zostać wpisane według roku urodzenia dziecka. Dodatkowo mają obowiązek wpisać takie dane jak:

• przedszkole lub inną formę wychowania przedszkolnego,
• (jeśli dotyczy) przedszkole za granicą lub przy przedstawicielstwie innego Państwa w Polsce,
• (jeśli dotyczy) miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• spełnienie przez dziecko rocznego obowiązku przedszkolnego poza przedszkolem lub w innej formie wychowania przedszkolnego,
• odroczenie spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego,
• (w przypadku dziecka z niepełnosprawnością) odroczenie spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego na rzecz kształcenia specjalnego,
• szkoła (w tym szkoła za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego Państwa w Polsce) lub miejsce realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dziecko spełnia obowiązek szkolny,
• spełnianie obowiązku szkolnego poza szkołą.

W przypadku spełniania obowiązku szkolnego lub przedszkolnego poza placówką musi znajdować się także zezwolenie dyrektora.

Młodzieżowy ośrodek wychowawczy i inne ośrodki

W rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej zawarto również informacje o przebiegu nauczania ucznia z:

• młodzieżowego ośrodka wychowawczego,
• specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego,
• specjalnego ośrodka wychowawczego,
• młodzieżowego ośrodka socjoterapii,
• ośrodka rewalidacyjno-wychowawczego,
• placówki zapewniającą opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki.

Pracownicy powyższych instytucji powinni prowadzić księgę uczniów. Dokumentacja przebiegu nauczania powinna zawierać:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę i miejsce urodzenia,
• PESEL,
• adres zamieszkania,
• imiona i nazwiska rodziców,
• adresy zamieszkania rodziców (jeśli są różne od tego wychowanka),
• datę przyjęcia do placówki,
• datę i przyczynę skreślenia z listy wychowanków,
• nazwę i adres placówki, do której został(-a) przeniesiony(-a).

Jeśli jesteś pracownikiem jednej z takich placówek, powinieneś/powinnaś takiej dokumentacji dokonywać chronologicznie według dat przyjęcia wychowanków do ośrodka. Inaczej sprawa wygląda jednak w przypadku uczniów w młodzieżowym ośrodku wychowawczym. Informacje w księdze uczniów powinny zostać uzupełnione chronologicznie, zgodnie z datą otrzymania przez dyrektora placówki skierowania nieletniego do ośrodka. Każdy z wychowawców powinien prowadzić dziennik lekcyjny, w którym będzie dokumentować zajęcia prowadzone z wychowankami w danym roku szkolnym. Dodatkowo powinny się tam znaleźć informacje dotyczące:

• zajęć prowadzonych w poszczególnych dniach,
• plan pracy z wychowankami,
• tygodniowe założenia wychowawcze,
• realizacji planu zajęć,
• uwag o wychowankach,
• informacji o kontaktach z rodziną wychowanka.

W dzienniku zajęć w specjalnym ośrodku wychowawczym powinien znaleźć się adres szkoły i oddział, do którego dziecko uczęszcza. Ponadto musi być tam informacja o nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, śródroczne oraz roczne oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych. Do tego powinna zostać wpisana roczna i śródroczna ocena z zachowania.

Szkoły branżowe i policealne

W przypadku branżowych szkół I stopnia oraz jakiejkolwiek szkoły policealnej pracownicy nie wpisują danych rodziców, jeśli słuchacz lub uczeń jest pełnoletni. W przypadku zmiany szkoły powinni oni dostać kopię arkusza ocen ucznia/słuchacza poświadczoną zgodnością z oryginałem przez dyrektora szkoły policealnej lub branżowej.

Arkusz ocen

W arkuszu ocen ucznia powinieneś/powinnaś zawrzeć informacje odpowiednie do tych znajdujących się w księdze uczniów, słuchaczy, dzienniku lekcyjnym, protokołach egzaminów semestralnych, protokołach egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych. Dodatkowo powinny tam się znaleźć informacje z protokołów sprawdzianów oraz wiadomości, protokołów z prac komisji powołanej w celu ustalenia rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania, protokołów zebrań rady pedagogicznej, informacji o wynikach egzaminu ósmoklasisty lub o zwolnieniu z tego egzaminu przez dyrektora Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej.

Nie możesz też zapomnieć o egzaminie potwierdzającym kwalifikacje w zawodzie oraz tym samym z dodatkiem danych części egzaminu i innych dokumentach potwierdzających dane podlegające wpisowi. Każdy nauczyciel wypełniający dokument powinien złożyć swój podpis potwierdzający zgodność z dokumentami, które załączył. Arkusze ocen należy wypełnić ręcznie lub elektronicznie.

Księgi uczniów w postaci elektronicznej

Jeśli organ prowadzący szkołę wyrazi zgodę na prowadzenie dokumentów takich jak księga uczniów, księga ewidencji, księga słuchaczy i wychowanków, mogą one być sporządzane w formie elektronicznej. Dzieci rozpoczynające naukę w placówce zgodnie z rokiem rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania w postaci elektronicznej, powinny mieć dokumenty w takiej też postaci. Ta sama zasada dotyczy słuchaczy. Dzieci lub słuchacze, którzy rozpoczęli naukę jeszcze w trakcie prowadzenia ewidencji papierowo, zostają przeniesieni do systemu elektronicznego.

Prowadząc dziennik elektroniczny, należy:

• rejestrować historię zmian i ich autorów,
• umożliwić bezpłatny dostęp rodzicom w zakresie dotyczącym ich dzieci,
• zachować selektywność do danych stanowiących dziennik elektroniczny,
• zabezpieczyć dostęp do danych przed dostępem osób nieuprawnionych,
• zabezpieczyć dane przed uszkodzeniem lub ich utratą.

System, przez który dokonuje się prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, powinien mieć możliwość wyeksportowania dokumentów w formie XML.

Wpis paszportu do księgi uczniów i słuchacza szkoły

Jeśli dziecko, uczeń, wychowanek lub słuchacz nie posiada numeru PESEL, do dokumentów wspomnianych wcześniej wpisuje się serię i numer paszportu. Jeśli dana osoba nie posiada paszportu, powinieneś/powinnaś wypisać dane z innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Dyrektor szkoły i jego kompetencje

Dyrektor ma prawo do ustalenia kolejności wpisu uczniów do dziennika lekcyjnego lub księgi uczniów. Może on także zezwolić na spełnianie przez dziecko uczęszczające do szkoły podstawowej, obowiązku szkolnego w innej formie. Dokumentacja przebiegu nauczania dotycząca indywidualnego programu lub toku nauki, spełniania przez dziecko obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem, spełniania przez ucznia obowiązku szkolnego poza szkołą wymaga zezwolenia dyrektora.

Dyrektora szkoły może powołać komisję, która ma ustalić skalę zniszczeń w przypadku pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych. Powinien o tym poinformować kuratora oświaty i organ prowadzący szkołę. Dyrektor przedszkola szkoły i placówki edukacyjnej ponosi odpowiedzialność prawną za odpowiednie prowadzenie dokumentacji dotyczącej uczniów.