Rejestrator czasu pracy – jak wybrać odpowiedni?

Rejestrator czasu pracy to urządzenie lub oprogramowanie, które służy do monitorowania godzin pracy pracowników. Jego celem jest zbieranie informacji o tym, kiedy pracownicy zaczynają i kończą pracę, a także o przerwach i nadgodzinach. Są szczególnie przydatne w firmach, które chcą lepiej zarządzać czasem pracy, zoptymalizować koszty i poprawić efektywność. W artykule omówimy, w jakie funkcje wyposażone są rejestratory czasu pracy oraz przedstawimy korzyści z ich stosowania.

Czym jest rejestrator czasu pracy?

Rejestrator czasu pracy (RCP) to urządzenie lub system służący do rejestrowania czasu pracy pracowników. Pozwala na monitorowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą kontrolować obecność pracowników w czasie rzeczywistym, zastępując w ten sposób tradycyjne, papierowe listy obecności oraz ręcznie tworzoną ewidencję czasu pracy. W ten sposób rejestrator oszczędza pracodawcom mnóstwo czasu oraz eliminuje ryzyko błędów, powstających przy ręcznych czynnościach.

Rodzaje rejestratorów czasu pracy

Rejestratory czasu pracy mogą wykorzystywać różne technologie, takie jak skanery kodów QR, karty magnetyczne, czytniki linii papilarnych, a nawet rozpoznawanie twarzy. Wybór odpowiedniego urządzenia czy systemu powinien być dostosowany do przedsiębiorstwa. Wszak nie każda metoda rejestracji sprawdzi się w każdej firmie.

1. Rejestrator czasu pracy na kod PIN

Jest to najprostszy i najbardziej podstawowy model rejestratora czasu pracy. W funkcję potwierdzania obecności za pomocą kodu PIN wyposażone jest niemal każde tego typu urządzenie – wystarczy, aby posiadało klawiaturę lub ekran dotykowy. Wówczas rejestracja obecności pracownika odbywa się poprzez wpisanie unikalnego kodu PIN. Ta metoda może być skuteczna w małych firmach, gdzie zaufanie między pracodawcą a pracownikami jest na wysokim poziomie, a czas poświęcony na wpisywanie kodu PIN przez pracowników nie utrudnia końca zmiany.

2. Rejestrator czasu pracy na kartę zbliżeniową

Rejestratory czasu pracy na kartę zbliżeniową wykorzystują technologię RFID lub NFC. Pracownicy mogą zarejestrować swój czas pracy, zbliżając kartę do terminala. Technologia ta jest szybka i bezdotykowa, więc znacznie skraca czas na potwierdzanie obecności. Z tego właśnie względu jest niezwykle popularna w zakładach produkcyjnych, gdzie występuje duża liczba pracowników jednocześnie kończących zmianę. Wówczas odbijanie się na koniec zmiany nie prowadzi do kolejek powodowanych zbyt długotrwałym wpisywaniem kodów PIN czy pomyłką podczas ich wpisywania.

3. Rejestratory czasu pracy z kamerą

Rejestratory czasu pracy z kamerą umożliwiają rejestrację obecności pracowników poprzez zdjęcie czy krótki zapis wideo. Dzięki temu możliwa jest nie tylko kontrola czasu pracy, ale także weryfikacja danej osoby. Rozwiązanie to jest szczególnie przydatne w firmach, które chcą zwiększyć poziom bezpieczeństwa na terenie zakładu. Oprócz tego zaleca się je także tam, gdzie dochodzi do fałszywych odbić tzn. jeśli jeden pracownik odbija kartę za drugiego lub wpisuje jego kod PIN.

4. Rejestratory czasu pracy na odcisk palca

Rejestratory czasu pracy na odcisk palca to rodzaj biometrycznego systemu, który wykorzystuje linie papilarne pracowników do rejestracji czasu pracy. Jest to jedno z najbezpieczniejszych rozwiązań, które minimalizuje ryzyko fałszowania danych. Rejestratory te są popularne w firmach, które wymagają wysokiej dokładności i kontroli obecności.

Sprawdź, jak przetwarzać dane biometryczne pracownika zgodnie z prawem.

5. Aplikacja do rejestrowania czasu pracy z GPS

Aplikacje na telefon do rejestrowania czasu pracy z GPS to opcja dedykowana między innymi pracownikom zdalnym oraz mobilnym. Umożliwia rejestrację czasu pracy na prywatnych telefonach, a dzięki lokalizacji GPS możliwe jest weryfikowanie miejsca, w którym pracownik rozpoczyna i kończy zmianę.

Rejestrowanie czasu pracy z Kadromierzem

Zastanawiasz się jaki rejestrator czasu pracy wybrać? Kadromierz umożliwia wiele metod potwierdzania obecności pracowników za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do internetu – tabletu, komputera czy smartfonu. Wystarczy zainstalować na nim aplikację Kadromierza, aby móc zamienić dane urządzenie w rejestrator czasu pracy. Następnie pozostaje tylko wybrać dogodną metodę weryfikacji obecności: kod PIN, kod QR, Barcode, czytnik NFC, fotorejestrację czy GPS. W każdej chwili także możesz zmienić wybraną metodę i zastosować inną lub włączyć dodatkowe opcje.

Zarejestrowane dane natychmiast zbierane są w systemie, a lista obecności aktualizowana jest w czasie rzeczywistym. Z tego względu pracodawca może w każdej chwili i z dowolnego miejsca na świecie zweryfikować obecność, absencje, spóźnienia czy nawet nadgodziny.

Oprócz tego za pomocą danych automatycznie tworzona jest ewidencja czasu pracy. Wystarczy zatwierdzić obecności, a plik gotowy będzie do druku lub eksportu.

Sprawdź program RCP w Kadromierzu i zamień dowolne urządzenie w rejestrator czasu pracy.

Dlaczego warto korzystać z rejestratora czasu pracy?

Rejestratory czasu pracy mają wiele zalet, które sprawiają, że są one nieocenionym narzędziem w zarządzaniu zespołem. Oto niektóre z najważniejszych korzyści:

• Lista obecności online – Rejestrator czasu pracy umożliwia tworzenie listy obecności online, która jest dostępna dla menadżerów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie, czy pracownicy są obecni, pracują zdalnie, są na urlopie, bądź L4 z każdego miejsca na świecie. Eliminuje to konieczność ręcznego sporządzania list obecności, co zmniejsza ryzyko błędów oraz oszczędza czas, który można przeznaczyć na inne zadania.
• Automatyczne tworzenie ewidencji czasu pracy – Za pomocą systemu rejestracji czasu pracy automatyzuje się tworzenie ewidencji czasu pracy. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania danych, co oszczędza mnóstwo czasu oraz ogranicza ryzyko ludzkich błędów.
• Większa efektywność pracowników – Pracownicy, mając świadomość, że ich czas jest monitorowany, nie wychodzą z pracy przed czasem oraz unikają spóźnień. W efekcie zwiększa się motywacja do efektywnego wykorzystywania czasu i zmniejsza się ryzyko nadużyć.
• Kontrola kosztów pracy – Wykorzystując precyzyjne dane o czasie pracy, pracodawcy mogą weryfikować bieżące koszty związane z wynagrodzeniami pracowników. Pozwala to na lepsze zarządzanie budżetem oraz optymalizację procesów zatrudnienia. Jeśli w którymś z obszarów generowane są nadmierne koszty, możliwe jest ich szybkie zidentyfikowanie.
• Szybsze rozliczanie czasu pracy – Dane dotyczące przepracowanego czasu pracy pracowników można błyskawicznie wyeksportować do programów kadrowo-płacowych, w których wyliczane jest wynagrodzenie. Dzięki temu działy kadrowe i księgowe nie muszą ręcznie sprawdzać i wprowadzać danych, co oszczędza czas i redukuje obciążenie administracyjne.
• Lepsze planowanie i zarządzanie zespołem – Dzięki dokładnym informacjom dotyczącym godzin pracy, obecności oraz absencji pracowników, menadżerowie mają lepsze narzędzie do planowania pracy zespołu. Pozwala to na optymalne tworzenie grafików pracy, dostosowanie liczby pracowników do aktualnych potrzeb operacyjnych oraz unikanie nadgodzin, lub niedoboru personelu. W efekcie możliwe jest zwiększenie efektywności i lepsze dostosowanie zasobów ludzkich do rzeczywistych potrzeb firmy.