Ponowne zatrudnienie pracownika – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy budzi wiele wątpliwości m.in. w zakresie prowadzenia akt osobowych, zlecenia badań lekarskich czy regulacji dotyczących umów o pracę na czas określony. Zrozumienie tych kwestii jest istotne zarówno dla pracowników, którzy rozważają powrót do poprzedniego miejsca pracy, jak i dla pracodawców planujących ponownie zatrudnić byłego pracownika. Sprawdź, co warto wiedzieć na temat ponownego zatrudnienia.

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy a Kodeks pracy

Kodeks pracy nie zawiera zakazu powtórnego nawiązania stosunki pracy z byłym pracownikiem. Co ważne, ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy nie musi odbywać się na tych zasadach. Warto pamiętać, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, strony umowy mogą ustalić inne warunki zatrudnienia (nawet jeśli będą one mniej korzystne niż wcześniej). Do ponownego zatrudnienia może dojść jedynie za zgodą obu stron – pracodawca nie ma obowiązku zatrudnienia byłego pracownika.

Są jednak wyjątki od tej reguły. Pracodawca musi przywrócić do pracy pracownika z powodu:

• orzeczenia sądu pracy,
• powrotu po tymczasowym aresztowaniu (jeśli pracownikowi nie udowodniono winy).

Dobrą praktyką (choć nieobowiązkową) jest także ponowne zatrudnianie pracownika, który:

• powrócił do pracy po długotrwałej nieobecności (np. z powodu choroby trwającej dłużej niż 3 miesiące),
• został objęty zwolnieniami grupowymi (jeśli pracodawca ponownie zatrudnia na jego stanowisko).

Orzeczenie sądu pracy

Ponowne zatrudnienie pracownika przez tego samego pracodawcę może nastąpić w wyniku orzeczenia sądu pracy. Najczęstszym przypadkiem takiego powrotu do pracy jest wydanie przez sąd decyzji o przywróceniu pracownika do jego poprzedniego stanowiska z uwagi na:

• nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę – jeżeli sąd stwierdzi, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony było bezpodstawne, lub naruszało przepisy dotyczące wypowiadania umów o pracę,
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z naruszeniem przepisów – sąd orzeka przywrócenie pracownika do pracy, gdy umowę o pracę rozwiązano bez wypowiedzenia z naruszeniem właściwych przepisów.

Warto zaznaczyć, że pracodawca może odmówić ponownego zatrudnienia pracownika, jeżeli po przywróceniu do pracy pracownik nie zgłosi gotowości podjęcia obowiązków w ciągu 7 dni, chyba że opóźnienie wynikało z okoliczności niezależnych od pracownika.

Długotrwała nieobecność pracy

Pracodawca powinien ponownie zatrudnić pracownika, jeśli ten został zwolniony bez wypowiedzenia z powodu:

• choroby trwającej dłużej niż 3 miesiące (jeśli był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy) lub choroby trwającej dłużej niż okres pobierania zasiłku (jeśli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy) albo w przypadku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,
• usprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej ponad miesiąc z innych ważnych powodów.

Pracownik powinien zgłosić gotowość do pracy, gdy przyczyna nieobecności ustanie. Jest to możliwe jedynie w okresie 6 miesięcy od rozwiązania umowy.

Tymczasowe aresztowanie

Jeśli postępowanie karne zakończyło się umorzeniem lub wyrokiem uniewinniającym, pracownik ma prawo do powrotu do pracy, o ile zgłosi gotowość do pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia. Wyjątki od tego przepisu obejmują przypadki umorzenia postępowania z powodu przedawnienia lub amnestii, a także warunkowe umorzenie postępowania.

Zwolnienie z przyczyn niedotyczących pracowników

Ustawa z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników wyróżnia dwa typy zwolnień: zwolnienia grupowe i indywidualne.

Zwolnienie grupowe występuje, gdy w ciągu okresu nieprzekraczającego 30 dni zwolnienie dotyczy:

• co najmniej 10 pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• min. 10% pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,
• przynajmniej 30 pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

O zwolnieniach indywidualnych możemy mówić, gdy obejmują one mniejszą liczbę pracowników.

Jeśli pracodawca ogłasza rekrutację na stanowiskach, które wcześniej objął zwolnieniami grupowymi, powinien rozważyć możliwość ponownego zatrudnienia zwolnionych pracowników. Może to zrobić pod warunkiem, że zgłoszą oni chęć powrotu do pracy w jego zakładzie w ciągu roku od daty zakończenia zatrudnienia. Tego rodzaju działanie ma zastosowanie jedynie w sytuacji zwolnień grupowych.

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy na czas określony

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy na czas określony wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Niezależnie od długości przerw w zatrudnieniu, pracodawca nie może podpisać kolejnej umowy na czas określony z pracownikiem, jeśli:

• łączny okres zatrudnienia na czas określony przekroczył 33 miesiące,
• pracodawca podpisał z pracownikiem 3 umowy na czas określony.

Po spełnieniu jednego z tych warunków umowa na czas określony z automatu staje się umową na czas nieokreślony.

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy na okres próbny

Ponowne podpisanie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne w dwóch przypadkach. Po pierwsze, jeśli pracownik ma zostać zatrudniony do wykonywania innej pracy niż wcześniej. Po drugie, możliwe jest ponowne zatrudnienie na okres próbny, ale wyłącznie po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia poprzedniej umowy o pracę lub jej wygaśnięcia, o ile pracownik ma być ponownie zatrudniony do wykonywania tego samego rodzaju pracy.

Ponowne zatrudnienie pracownika po przejściu na emeryturę

Przejście na emeryturę i pobieranie wynagrodzenia za pracę wymagają odpowiednich formalności. Osoba pragnąca skorzystać ze świadczenia emerytalnego musi najpierw zakończyć dotychczasowe zatrudnienie i złożyć wniosek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Aby ZUS mógł rozpatrzyć wniosek, przyszły emeryt musi pozostać bezrobotny przez co najmniej jeden dzień.

Niektórzy pracownicy decydujący się na emeryturę z myślą o dalszym zatrudnieniu obawiają się, że czas oczekiwania na decyzję ZUS czy załatwienie całej procedury wpłynie na możliwość podjęcia ponownej pracy. Jednakże zgodnie z przepisami, ponowne zatrudnienie pracownika po przejściu na emeryturę może nastąpić już dzień po złożeniu wniosku emerytalnego.

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Przechowywanie akt osobowych pracownika przez okres 10 lub 50 lat stanowi obowiązek pracodawcy. Wśród przechowywanej dokumentacji powinny się znaleźć takie dokumenty jak umowy o pracę, dokumenty dotyczące korzystania z urlopów rodzicielskich, ale także lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę czy ewidencja czasu pracy. Dlatego wśród pracodawców często pojawia się pytanie: jakie dokumenty przy ponownym zatrudnieniu pracownika należy dostarczyć, skoro większość w nich nadal jest przechowywana w firmowym archiwum?

1 stycznia 2019 roku wprowadzono nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy. Te regulacje stosuje się do umów zawartych po tym właśnie terminie.

Główna zmiana polega na tym, że pracodawcy mają możliwość kontynuowania dokumentacji pracowniczej, gdy pracownik zostanie zatrudniony ponownie. Oznacza to, że pracownik nie musi dostarczać dokumentów, które już znajdują się w jego aktach osobowych, co znacząco ułatwia ponowne zatrudnienie pracownika.

Jednakże, jeśli ponowne zatrudnienie pracownika następuje po upływie 10 lat od zakończenia wcześniejszego stosunku pracy, pracodawca zobowiązany jest do przygotowania nowej dokumentacji. Dotyczy to także pracowników, których akta osobowe były prowadzone na starych zasadach, tj. gdy ich stosunek pracy rozpoczął się przed 1 stycznia 2019 roku.

Sprawdź, ile wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy – badania lekarskie

Osoby zatrudniane ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o identycznych warunkach pracy nie są zobowiązane do przechodzenia wstępnych badań lekarskich, jeżeli nowa umowa zostanie podpisana w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy.

Podobnie, osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na to samo stanowisko, które posiadają aktualne orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach analogicznych do opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, nie muszą poddawać się ponownym badaniom lekarskim, jeśli zatrudniający stwierdzi, że warunki te są porównywalne do tych występujących na danym stanowisku pracy. Warto jednak zaznaczyć, że wyłącza się z tego wyjątku osoby przyjmowane do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Ponowne zatrudnienie pracownika – jak liczyć okres wypowiedzenia?

Podczas ustalania długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę należy uwzględnić wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, bez względu na przerwy w pracy. Okres wypowiedzenia umowy o pracę, zarówno na czas nieokreślony, jak i określony, jest uzależniony od czasu, przez jaki pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy:

• jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie,
• jeśli pracownik pracował co najmniej 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc,
• po zatrudnieniu przez co najmniej 3 lata, okres wypowiedzenia umowy to 3 miesiące.