Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy 10, a kiedy 50 lat?

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zagadnienie przechowywania akt osobowych i dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników budzi wiele pytań – kiedy należy przechowywać dokumenty przez 10 lat, a kiedy okres ten się wydłuża do 50 lat? Sprawdź, jak długo przechowuje się dokumentację pracowniczą.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, składa się z akt osobowych pracownika oraz pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Obejmuje takie elementy jak umowy o pracę, zaświadczenia dotyczące zatrudnienia, informacje dotyczące warunków pracy, awansów, świadectwa pracy czy też wszelkie dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi pracownika. Regularne i właściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz umożliwia śledzenie historii zatrudnienia pracowników na przestrzeni lat.

Przechowywanie akt pracowniczych

Na akta osobowe pracownika składają się:

• dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• dokumenty dotyczące zawarcia stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika – np. umowy o pracę, dokumenty dotyczące korzystania z urlopów rodzicielskich czy skierowania na badania lekarskie,
• dokumenty o zakończeniu stosunku pracy – np. wypowiedzenia umowy o pracę, dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop czy kopia świadectwa pracy,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej pracownika bądź innej odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
• dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub obecnością w jego organizmie innych środków działających podobnie do alkoholu.

Każda z tych części akt osobowych pracownika musi być przechowywana w sposób uporządkowany, chronologiczny i skrupulatnie numerowany, co zapewnia klarowność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Należy ją prowadzić osobno dla każdego z pracowników. Wśród dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się:

• dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy – m.in. ewidencja czasu pracy, szczegółowe informacje na temat pracy w porze nocnej, godzin nadliczbowych oraz dni wolnych od pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży oraz ich pranie i konwersację.

Zgodnie z przepisami prawa, pracodawca ponadto zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą, tak aby uniknąć zniszczenia, uszkodzenia lub dostępu osób nieupoważnionych do tych dokumentów.

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z polskim Kodeksem pracy, może odbywać się w postaci tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej. Kluczowe jest zagwarantowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności dokumentów, zapewniając jednocześnie ich bezpieczeństwo przed uszkodzeniem czy zniszczeniem.

Dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzony oraz przechowywany w systemie teleinformatycznym, który gwarantuje szereg istotnych aspektów, takich jak ochrona przed uszkodzeniem, integralność treści, stały dostęp dla uprawnionych osób, rejestracja dostępu i zmian oraz możliwość skutecznego wyszukiwania dokumentów na podstawie metadanych.

Zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej obejmuje stosowanie procedur zabezpieczania dokumentacji oraz systemów ich przetwarzania, stałe monitorowanie zagrożeń, zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa, bieżącą kontrolę oraz okresowe oceny skuteczności tych środków. Ponadto, przygotowanie planów przechowywania dokumentacji na dłuższą metę, w tym migracja do nowych nośników danych czy formatów, stanowi istotny element dbałości o ciągłość dostępu do dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – 10 czy 50 lat?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia pracownika. Dokumentację należy przechowywać przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony:

• 1 stycznia 2019 roku lub później,
• między 1999 a 2018 rokiem, pod warunkiem złożenia stosownego oświadczenia i raportu informacyjnego do ZUS za osoby zatrudnione w tym okresie.

Natomiast pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku dokumentacja powinna być przechowywana przez 50 lat, niezależnie od ich aktualnego statusu zawodowego.

W sytuacji rozwiązania stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać zatrudnionemu informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – 10 lub 50 lat – wraz ze świadectwem pracy. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej może zostać przekazana pisemnie lub drogą elektroniczną. Pracodawca powinien również poinformować o możliwości odbioru wspomnianych dokumentów bądź o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Co ważne, pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego po zakończeniu okresu przechowywania.

W przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, pracodawca jest zobowiązany przechowywać ją do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania. Ponadto, jeśli pracodawca zostanie powiadomiony o wszczęciu postępowania lub wytoczeniu powództwa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wydłuża się o 12 miesięcy.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – przykład

Aby poprawnie wyliczyć ten okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, stosuje się różne kryteria. W przypadku dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania, okres ten liczymy od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy z danym pracownikiem. Natomiast dla dokumentacji, okres ten liczy się od dnia, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy.

Przykład 1.

Daniel zakończył swoją pracę w firmie 15 lipca 2022 roku. Jego koleżanka Paulina zakończyła pracę w tej samej firmie 30 listopada. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentacja związana z ich zatrudnieniem podlega 10-letniemu okresowi przechowywania. W przypadku tej kategorii dokumentacji okres przechowywania zaczyna się od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Zatem, zarówno dla dokumentacji Daniela, jak i Pauliny, okres przechowywania liczy się od 31 grudnia 2022 roku.

Przykład 2.

Anna zakończyła pracę 25 marca 1990 roku. Jej dokumentacja podlega dłuższemu, 50-letniemu okresowi przechowywania. W przypadku tej kategorii dokumentacji okres przechowywania liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Dla dokumentacji Anna, okres przechowywania zaczyna się od 25 marca 1990 roku. W przypadku jej kolegi z pracy Adama, który rozwiązał umowę z tym samym pracodawcą 16 kwietnia 1995 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy liczyć od 16 kwietnia 1995 roku.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej – konsekwencje

Brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej lub robienie tego w nieprawidłowy sposób może prowadzić do poważnych konsekwencji. Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca jest zobowiązany do właściwego dokumentowania i przechowywania akt osobowych pracowników. Niestosowanie się do przepisów dotyczących przechowywania dokumentów pracowniczych, ich zawartości czy terminów przechowywania może być interpretowane jako naruszenie przepisów prawa pracy. W skrajnych przypadkach naruszenie tych zasad może prowadzić do kar finansowych, zwłaszcza gdy kontrolujące organy stwierdzą poważne nieprawidłowości lub gdy pracodawca nie podejmie działań naprawczych mimo upomnień czy zaleceń organów kontrolnych. Grzywna nałożona przez Państwową Inspekcję Pracy może wynieść nawet od 1 tys. zł do nawet 30 tys. złotych.