Jak zarządzać czasem pracy pracowników?

Planowanie czasu pracy to zmora niejednego właściciela firmy lub kierownika działu. Proces ten wymaga poświęcenia uwagi, a także długich godzin za biurkiem, gdy próbuje się znaleźć najlepszą możliwą konfigurację. Do tego dochodzą urlopy, choroby oraz zróżnicowane zapotrzebowanie na siłę roboczą. Jak sobie z tym wszystkim poradzić?

Planowanie czasu pracy pracowników – przejdź na wyższy level!

Tradycyjne podejście do ustalania grafiku pracy coraz mniej pasuje do dzisiejszych realiów. Dawniej harmonogram ustalało się z ołówkiem w ręku, kreśląc i poprawiając kolejne zapiski na kartce papieru. Zajmowało to sporo czasu, a na końcu całego procesu – jak na złość – pojawiał się jeden z pracowników i zgłaszał chęć skorzystania z urlopu dokładnie wtedy, na kiedy przewidziano dla niego pracę na pełnej zmianie. Na szczęście dziś mamy dostępny Kadromierz, który pozwala zaplanować grafik pracy z uwzględnieniem preferencji poszczególnych pracowników. Jeżeli jeden z nich chce wyjść w czwartek wcześniej, wystarczy że zaznaczy odpowiednie pole w aplikacji mobilnej na swoim smartfonie. Jeśli któraś z osób godzi pracę zawodową z nauką, może ona wprowadzić swój plan zajęć do Kadromierza, a ten uwzględni dostępne godziny każdego dnia tygodnia.

Wyślij grafiki SMSem!

Kolejna zaleta wirtualnego systemu do planowania czasu pracy, to możliwość wysłania grafików SMSem lub za pośrednictwem specjalnej aplikacji. Oszczędza się w ten sposób czas – pracownik może od razu wyświetlić na swoim urządzeniu plan pracy na najbliższe dni, a nie musi odwiedzać kierownika i omawiać z nim poszczególnych pozycji w harmonogramie. Przydaje się to w najróżniejszych sytuacjach – niespodziewana choroba nie będzie już teraz problemem. Kierownik dowie się o niej niezwykle szybko, a wszystkie zmiany będzie można uwzględnić w grafiku i poinformować o tym pozostałych pracowników.

Planuj prace oraz wyznaczaj cele

Jak pokazują wyniki badań, przeprowadzanych na wielu pracownikach z przeróżnych zakątków globu, duże znaczenie dla skuteczności pracy ma wyznaczanie celów. Będzie to zarówno określenie czasu, w jakim dana osoba ma wykonać zadanie, jak i ilości czynności, które przypadną jej w udziale. W przypadku pracy w call-center będzie to liczba połączeń, dla przedstawiciela handlowego należy natomiast określić liczbę wizyt u potencjalnych klientów. Pracownik w fabryce będzie z kolei dużo bardziej skoncentrowany, gdy wyznaczy się mu oczekiwaną liczbę produktów, które musi przetworzyć (nawet jeśli na co dzień wykonuje dość żmudne, monotonne czynności). Warto określać cele na dany dzień, tydzień, miesiąc, a nawet rok. Ważne jednak, by pozostawać elastycznym i brać pod uwagę wszystkie uwarunkowania pracy na danym stanowisku.

Pamiętaj o rezerwach

Planując czas pracy, weź pod uwagę nieprzewidziane okoliczności. Zawsze może się zdarzyć awaria lub może do firmy spłynąć wielkie zamówienie, które spowoduje konieczność uruchomienia wszystkich zasobów. Jeżeli zaplanujesz swój grafik w 100 proc. i nie pozostawisz rezerw, nie będziesz w stanie zareagować na jakiekolwiek nagłe sytuacje.

comments powered by Disqus