Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej?

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej to temat, który regularnie powraca w rozmowach między pracodawcami a pracownikami. W 2025 roku podobnie jak w latach ubiegłych kwestia ta pozostaje aktualna i budzi wiele pytań. Czym dokładnie jest ekwiwalent za pranie, jakie są obowiązki pracodawcy w tym zakresie i ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Obowiązek zapewnienia odzieży i obuwia roboczego

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom obuwie i odzież roboczą, jeśli są one wymagane w zakładzie pracy ze względów BHP. Zasady ich przyznawania wynikają z art. 237⁷ Kodeksu pracy. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy i ma na celu ochronę zdrowia oraz życia pracowników. Oprócz zapewnienia odpowiedniej odzieży i obuwia, pracodawca jest również odpowiedzialny za utrzymanie tej odzieży w należytym stanie. Obejmuje to m.in.: regularne pranie, konserwację, naprawę, odpylanie czy odkażanie.

Zgodnie z art. 237⁷ Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do nieodpłatnego dostarczenia pracownikom odzieży roboczej i obuwia roboczego, spełniając wymagania określone w Polskich Normach tj.:

• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy,
• w przypadku gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu.

Żaden pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez odpowiedniej odzieży roboczej i obuwia roboczego, jeśli są one przewidziane na danym stanowisku.

Sprawdź, czym są środki ochrony indywidualnej.

Pranie odzieży roboczej

Pranie odzieży roboczej pracowników należy do obowiązków pracodawcy. W przypadku, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży, przepisy prawne dopuszczają sytuację, w której pracownik sam wykonuje tę czynność. Wówczas pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży w wysokości kosztów poniesionych z tego tytułu.

Co istotne, to rozwiązanie nie obejmuje odzieży, która ulega skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi czy materiałami biologicznie zakaźnymi w zakładzie pracy. W takich sytuacjach pracodawca nie może powierzyć prania pracownikowi.

Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży?

Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie jest określona w przepisach prawnych. Z tego względu pracodawcy sami muszą obliczyć szacunkowe koszty za wykonywanie wskazanych czynności. Ustalanie wysokości ekwiwalentu za pranie, powinno być poprzedzone sprawdzeniem kosztów poniesionych przez pracownika, takich jak:

• koszt wody,
• koszty energii elektrycznej,
• koszty środków do prania,
• rodzaj i ilość odzieży roboczej,
• rodzaj zabrudzenia,
• koszty czasu i pracy pracownika na wykonanie prania.

W praktyce pracodawcy najczęściej określają ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jednorazowo, a następnie niezmiennie wypłacają pracownikom ustaloną kwotę comiesięcznie lub cokwartalnie. Oczywiście stawkę należy aktualizować po każdym wzroście wydatków spowodowanym np. wzrostem cen energii.

Podatek od ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

Ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy, który podlega zwolnieniu z opodatkowania. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznym.

Oprócz tego, że przychód za ekwiwalent wyłączony jest z podatku dochodowego, nie podlega także składkom na ubezpieczenia społeczne.

Jak wyliczyć ekwiwalent za pranie?

Wyliczenie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w 2025 roku może być skomplikowane, ze względu na zmieniające się ceny mediów i środków piorących. Ogólna zasada jest taka, że kwota musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odpowiadać rzeczywistym kosztom prania odzieży roboczej.

Wyliczanie ekwiwalentu za pranie rozpoczyna się od sprawdzenia stawek za poszczególne elementy składowe wykonania prania, to jest m.in.: cena wody i energii u najpopularniejszego dostawcy na danym obszarze, średnia cena środków piorących, średnie zużycie wody i energii elektrycznej przez pralkę, częstotliwość prania i szacunkowy czas, który pracownik poświęci na pranie odzieży. Wszystkie dane należy zsumować, a następnie podać przybliżony wynik.

Zobacz, ile wynosi minimalna krajowa 2025.

Podsumowanie

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w 2025 roku pozostaje istotnym elementem rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem. Jego prawidłowe ustalenie wymaga odpowiednich obliczeń, w których należy zsumować koszty zmienne poniesione przez pracownika. Warto pamiętać, że całkowita kwota powinna być adekwatna do rzeczywistych potrzeb prania i ponoszonych wydatków.