10 powodów, aby przenieść swój grafik pracy do Internetu

Jeżeli kiedykolwiek jednym z Twoich obowiązków było planowanie grafiku pracy, to z pewnością nie była to Twoja ulubiona czynność zawodowa. Przede wszystkim dlatego, że stworzenie grafiku, który usatysfakcjonuje wszystkich podwładnych jest niezmiernie trudne. Ponadto – jest to zajęcie nużące, powtarzalne i bardzo czasochłonne.

Choć w ostatnich latach technologia coraz śmielej zastępuję tradycyjną kartkę papieru, chociażby poprzez takie rozwiązania jak program Excel czy Kalendarz Google, to wciąż nie są to rozwiązania dedykowane grafikowi pracy. Wciąż brakuje najważniejszego elementu – sposobu do komunikowania się z pracownikami, który pozwoli na sugerowane zmiany, zapisanie absencji czy wysyłanie powiadomień o zmienionych planie pracy.

Stworzyliśmy infografikę na podstawie przeprowadzonej przez nas ankiety i ogólnodostępnych badań rynkowych. Według zebranych danych, aż 55% osób tworzy grafik pracy w programie MS Excel, a 34,7% na kartce papieru(!).

Dodatkowo, tworząc grafik pracy powinniśmy pamiętać o całym szeregu zobowiązań prawnych, które nakłada na nas Kodeks Pracy. Oprócz tego, przy tworzeniu grafiku pracy musimy zebrać dyspozycyjności wszystkich pracowników, stale informować pracowników o wprowadzonych modyfikacjach, wielokrotnie upewniać się czy wszystkie zmiany zostały poprawnie obsadzone – jednym słowem, jest to masa pracy dla managera.

W stanach zjednoczonych już od prawie 10 lat popularne są systemy tworzenia grafiku pracy w Internecie. W związku z tym, że każdy, od pracownika do managera ma do niego dostęp przez cały czas i z każdego miejsca na ziemi, pozwalają one na znacznie wydajniejsze planowanie grafiku pracy, a przede wszystkim ułatwiają proces komunikacji pracownik<->manager. Poniżej znajdziesz 10 powodów, dla których warto przenieść grafik pracy do chmury i ułatwić pracę sobie oraz Twoim pracownikom.

1. Lepsza komunikacja manager<->pracownik

Zebranie dyspozycyjności pracowników, powiadomienie o nowym lub zmienionym grafiku pracy, informacje o chorobach czy dniach wolnych i wiele innych, wymaga od Ciebie utrzymania stałego kontaktu z pracownikami. Zazwyczaj wykorzystywane są takie kanały do komunikacji jak SMS, telefon, mail, Facebook. Jeżeli korzystasz z programów do układania grafiku pracy online, to Twoi pracownicy mogą ustalić swój preferowany czas pracy z poziomu smartfona lub wysłać zapytanie o zastępstwo czy dzień wolny. Ty natomiast , możesz wysyłać powiadomienia wewnątrz aplikacji, SMS lub mail o aktualnym harmonogramie pracy. Cały proces komunikacji jest znacznie prostszy, co doskonale odzwierciedla nasza ilustracja poniżej.

2. Optymalizacja kosztów/czasu pracy

Układając harmonogram zyskujesz wgląd w prognozę czasu pracy i kosztów pracy pracowników, stanowisk czy wybranej lokalizacji. Dzięki temu możesz odpowiednio zoptymalizować te koszta, np. poprzez redukcję/zwiększenie załogi.

3. Dostęp z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu

Zarówno Ty jak i Twoi pracownicy otrzymujecie dostęp do aktualnego grafiku pracy z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Czy zdarzają się Tobie telefony od pracowników, którzy zapominają na kiedy mają zaplanowaną kolejną zmianę w pracy? Teraz, wystarczy dostęp do smartfona i w każdej chwili, każdy Twój pracownik może sprawdzić swój plan pracy.

4. Możliwość dokonywania szybkich zmian i powiadomienia pracowników

Zaplanowany grafik pracy nie powinien ulegać zmianie, ale wszyscy dobrze wiemy, że bardzo często się to zdarza. Grafik pracy żyje swoim własnym życiem, a w trakcie miesiąca pracownicy wielokrotnie proszą nas o zmianę w ich grafiku pracy, zmienia się pogoda od której jest zależne obsadzenie stanowisk i wiele innych. Dzięki aplikacją online, jesteś w stanie łatwo dokonać modyfikacji w harmonogramie i wysłać automatyczne powiadomienie o zmodyfikowanym grafiku pracy.

5. Korzyść dla pracowników

Takie rozwiązanie to również szereg korzyści dla pracownika, który ma zawsze aktualny grafik pracy, informację o nadchodzącym wydarzeniach czy szkoleniach w firmie – pod ręką. Czasy rynku pracodawcy powoli mijają, zastępowane przez tak zwany “rynek pracownika”, w którym to podwładni dyktują warunki – dlatego też takie narzędzie daj im możliwość sugerowania zastępstw lub wygodnego ustalenia preferowanego czasu pracy. Jest także jednym z bonusów uprzyjemniających pracę.

6. Automatyczne weryfikacja z przepisami Kodeksu Pracy

Podczas planowania miesiąca pracy musimy pamiętać nie tylko o zachowaniu odpowiedniego wymiaru czasu pracy, ale również o spełnieniu wszystkich reguł Kodeksu Pracy. Zweryfikowanie planu ze wspomnianymi regułami dla 5 osób nie koniecznie jest czasochłonne, ale problem pojawia się kiedy tych pracowników jest 20, 50 czy 100. Niektóre programy do układania grafiku pracy, automatycznie zwracają informację o przekroczeniu przepisów KP w momencie dodania zmiany.Program Kadromierz jest dopasowany do polskich reguł czasu pracy, dzięki czemu zyskasz pewność, że ułożony plan jest zgodny z prawem.

7. Ewidencja godzin pracownika

Na podstawie ułożonego grafiku pracy zwracana jest szczegółowa ewidencja godzin pracownika. Od 1 stycznia 2017 roku obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy również umowy o zlecenie, a więc jednego z najpopularniejszych rozwiązań w firmach gastronomicznych. Na rynku znajdziesz również aplikację, które łączą grafik pracy online z prostym systemem Rejestracji Czasu Pracy, dzięki czemu ewidencja godzin jest tworzona na podstawie zarejestrowanych wejść/wyjść pracownika.

8.Oszczędność czasu

Wszystkie wymienione wyżej korzyści sprowadzają się do oszczędności – czasu i pieniędzy na procesie tworzenia grafiku. W procesie korzystania z grafiku pracy online, bardzo dużo rzeczy zostało uproszczone – to pracownicy deklarują swoją dostępność, wiele systemów automatycznie tworzy najbardziej optymalny grafik, dodatkowo system informuje o wszystkich nieobsadzonych zmianach.

9. Tworzenie grafiku pracy dla wielu lokalizacji jednocześnie

Jeżeli zarządzasz wieloma lokalizacjami jednocześnie i zmagasz się z rotacją miejsc pracy, proces planowania jest jeszcze bardziej utrudniony. Systemy zarządzania pracownikami w chmurze takie jak Kadromierz, pozwalają na układanie grafiku pracy dla wielu lokalizacji z poziomu jednego konta. Nawet jeżeli pracownik rotuje swoje miejsca pracy unikniesz niepożądanych konfliktów.

10. Dopasowane do każdego przedsiębiorstwa

Niezależnie od ilości pracowników, lokalizacji czy stanowisk, oprogramowanie do tworzenia grafiku pracy jest narzędziem, które z pewnością dostosujesz do specyfikacji Twojej firmy. Programy te umożliwiają zaproszenie pracowników do systemu i nadanie im odpowiedniego poziomu dostępu. Dzięki temu utworzysz strukturę organizacyjną i wydelegujesz odpowiednie czynności do odpowiednich osób.

Jeżeli zdecydujesz się przejść na grafik pracy online, to z pewnością nigdy nie wrócisz do swoich starych metod planowania czasu pracy pracowników. Następnym razem gdy zaczniesz układać grafik pracy w Excelu lub na kartce papieru, pomyśl o skorzystaniu z naszego darmowego okresu próbnego. Jest to inwestycja, która opłaci się już od pierwszego dnia.

Zainteresowaliśmy Cię?

Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz