Osoba siedzi przed laptopem, jedną rękę ma na klawiaturze, drugą notuje coś w zeszycie.

10 powodów, aby przenieść swój grafik pracy do Internetu

Planowanie grafiku pracy nie należy do ulubionych czynności zawodowych. Przede wszystkim dlatego, że stworzenie grafiku, który usatysfakcjonuje wszystkich podwładnych, jest niezmiernie trudne. Ponadto, jest to zajęcie nużące, powtarzalne i bardzo czasochłonne.

Choć w ostatnich latach technologia coraz śmielej zastępuje tradycyjną kartkę papieru, chociażby poprzez takie rozwiązania jak program Excel czy Kalendarz Google, to wciąż nie są to rozwiązania dedykowane grafikowi pracy. Nadal brakuje sposobu na usprawnienie komunikacji, który pozwoli na sugerowane zmiany, zapisanie absencji czy wysyłanie powiadomień o zmienionym planie pracy.

Stworzyliśmy ikonografikę na podstawie przeprowadzonej przez nas ankiety i ogólnodostępnych badań rynkowych. Według zebranych danych aż 55% osób tworzy grafik pracy w programie MS Excel, a 34,7% na kartce papieru (!).

Ikonografika "Na jaki okres czasu tworzony jest grafik pracy?" Odpowiedzi: miesiąc - 61,2%, dwa tygodnie - 12,2%, tydzień - 28,6%, inne - 28,6%.

Dodatkowo, tworząc grafik pracy powinniśmy pamiętać o całym szeregu zobowiązań prawnych, które nakłada na nas Kodeks pracy. Oprócz tego, przy tworzeniu grafiku pracy musimy zebrać dyspozycyjność wszystkich pracowników, stale informować ich o wprowadzonych modyfikacjach, wielokrotnie upewniać się czy wszystkie zmiany poprawnie obsadzono — jednym słowem, jest to masa pracy dla managera. Jak ułożyć grafik pracy? Sprawdź!

W Stanach Zjednoczonych już od prawie 10 lat popularne są systemy tworzenia grafiku pracy w Internecie. W związku z tym, że każdy pracownik ma do niego dostęp przez cały czas i z każdego miejsca na Ziemi, pozwalają one na znacznie wydajniejsze planowanie grafiku pracy, a przede wszystkim ułatwiają proces komunikacji pracownik—manager. Poniżej znajdziesz 10 powodów, dla których warto przenieść grafik pracy do chmury i ułatwić pracę sobie oraz Twoim pracownikom.

1. Lepsza komunikacja manager—pracownik

Zebranie dyspozycyjności pracowników, powiadomienie o nowym lub zmienionym grafiku pracy, informacje o chorobach czy dniach wolnych i wiele innych wymaga od Ciebie utrzymania stałego kontaktu z pracownikami. Zazwyczaj do komunikacji wykorzystywane są takie kanały jak: SMS, telefon, mail, Facebook. Jeżeli korzystasz z programów do układania grafiku pracy online, to Twoi pracownicy mogą ustalić swój preferowany czas pracy z poziomu smartfona lub wysłać zapytanie o zastępstwo czy dzień wolny. Ty natomiast, możesz wysyłać powiadomienia wewnątrz aplikacji, SMS lub mail o aktualnym harmonogramie pracy. Cały proces komunikacji jest znacznie prostszy, co doskonale odzwierciedla nasza ilustracja poniżej.

Ikonografika ukazująca uproszczenie układania grafiku pracy dzięki programowi Kadromierz.

2. Optymalizacja kosztów/czasu pracy

Układając harmonogram, zyskujesz wgląd w prognozę czasu pracy i kosztów pracy pracowników, stanowisk czy wybranej lokalizacji. Dzięki temu możesz odpowiednio zoptymalizować te koszta, np. poprzez redukcję/zwiększenie załogi.

3. Dostęp z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu

Zarówno Ty jak i Twoi pracownicy otrzymujecie dostęp do aktualnego grafiku pracy z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Czy zdarzają Ci się telefony od pracowników, którzy zapominają na kiedy mają zaplanowaną kolejną zmianę w pracy? Teraz wystarczy dostęp do smartfona i w każdej chwili, każdy Twój pracownik może sprawdzić swój plan pracy.

4. Możliwość dokonywania szybkich zmian i powiadomienia pracowników

Zaplanowany grafik pracy nie powinien ulegać zmianie, ale wszyscy dobrze wiemy, że bardzo często się to zdarza. Grafik pracy żyje swoim własnym życiem, a w trakcie miesiąca pracownicy wielokrotnie proszą nas o zmianę w ich grafiku pracy, zmienia się pogoda, od której jest zależne obsadzenie stanowisk i wiele innych. Dzięki aplikacjom online, jesteś w stanie łatwo dokonać modyfikacji w harmonogramie i wysłać automatyczne powiadomienie o zmodyfikowanym grafiku pracy.

Telefon z powiadomieniem Kadromierza o zmianie grafiku.

5. Korzyść dla pracowników

Takie rozwiązanie to również szereg korzyści dla pracownika, który ma zawsze pod ręką aktualny grafik pracy, informacje o nadchodzących wydarzeniach czy szkoleniach w firmie. Czasy rynku pracodawcy powoli mijają zastępowane przez tak zwany „rynek pracownika”, w którym to podwładni dyktują warunki. Dlatego też takie narzędzie daje im możliwość sugerowania zastępstw lub wygodnego ustalenia preferowanego czasu pracy. Jest także jednym z bonusów uprzyjemniających pracę.

6. Automatyczne weryfikacja z przepisami Kodeksu pracy

Podczas planowania miesiąca pracy musimy pamiętać nie tylko o zachowaniu odpowiedniego wymiaru czasu pracy, ale również o spełnieniu wszystkich reguł Kodeksu pracy. Zweryfikowanie planu ze wspomnianymi regułami dla 5 osób niekoniecznie jest czasochłonne, ale problem pojawia się przy większej liczbie pracowników. Niektóre programy do układania grafiku pracy automatycznie zwracają informację o przekroczeniu przepisów KP w momencie dodania zmiany. Program Kadromierz jest dopasowany do polskich reguł czasu pracy, dzięki czemu zyskasz pewność, że ułożony plan jest zgodny z prawem.

7. Ewidencja godzin pracownika

Na podstawie ułożonego grafiku pracy zwracana jest szczegółowa ewidencja godzin pracownika. Od 1 stycznia 2017 roku obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy również umowy o zlecenie, a więc jednego z najpopularniejszych rozwiązań w firmach gastronomicznych. Na rynku znajdziesz aplikacje, które łączą grafik pracy online z prostym systemem Rejestracji Czasu Pracy. Dzięki temu ewidencja godzin jest tworzona na podstawie zarejestrowanych wejść/wyjść pracownika.

8. Oszczędność czasu

Wszystkie wymienione wyżej korzyści sprowadzają się do oszczędności czasu i pieniędzy przy tworzeniu grafiku. Proces korzystania z grafiku pracy online jest o wiele łatwiejszy — to pracownicy deklarują swoją dostępność, a wiele systemów automatycznie tworzy najbardziej optymalny grafik, dodatkowo system informuje o wszystkich nieobsadzonych zmianach.

9. Tworzenie grafiku pracy dla wielu lokalizacji jednocześnie

Jeżeli zarządzasz wieloma lokalizacjami jednocześnie i zmagasz się z rotacją miejsc pracy, proces planowania jest jeszcze bardziej utrudniony. Systemy zarządzania pracownikami w chmurze, takie jak Kadromierz, pozwalają na układanie grafiku pracy dla wielu lokalizacji z poziomu jednego konta. Nawet jeżeli pracownik rotuje swoje miejsca pracy, unikniesz niepożądanych konfliktów.

10. Dopasowane do każdego przedsiębiorstwa

Niezależnie od liczby pracowników, lokalizacji czy stanowisk, oprogramowanie do tworzenia grafiku pracy jest narzędziem, które z pewnością dostosujesz do specyfikacji Twojej firmy. Programy te umożliwiają zaproszenie pracowników do systemu i nadanie im odpowiedniego poziomu dostępu. Dzięki temu utworzysz strukturę organizacyjną i wydelegujesz odpowiednie czynności do odpowiednich osób.

Jeżeli zdecydujesz się przejść na grafik pracy online, z pewnością nigdy nie wrócisz do swoich starych metod planowania czasu pracy pracowników. Następnym razem, gdy zaczniesz układać grafik pracy w Excelu lub na kartce papieru, pomyśl o skorzystaniu z naszego darmowego okresu próbnego. Jest to inwestycja, która opłaci się już od pierwszego dnia.

Wypróbuj za darmo

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.