Ewidencja środków trwałych – jak ją przeprowadzić?

Niektórzy przedsiębiorcy mają obowiązek dokonywania ewidencji środków trwałych. Termin ten oznacza rejestrowanie zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych przez przedsiębiorstwo. Nie każda firma musi prowadzić ewidencję środków trwałych. Dowiedz się, kiedy jest ona obowiązkowa i jak powinna wyglądać prawidłowo prowadzona ewidencja.

Czym są środki trwałe?

Środki trwałe to składniki majątku przedsiębiorstwa. Żeby jakieś dobro mogło zostać wpisane do środków trwałych, musi być zdatne do użytkowania w działalności gospodarczej przez minimum rok, a jego wartość powinna być wyższa niż 10 000 zł. Środki trwałe to nie tylko urządzenia, maszyny, czy pojazdy, ale również budynki, lokale, grunty oraz inwentarz żywy (zwierzęta hodowlane).

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych?

Ustawowy obowiązek ewidencjonowania środków trwałych został wprowadzony w 2019 r. na mocy rozporządzenia Ministra Finansów o księdze przychodów i rozchodów. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców prowadzących:

• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

W praktyce ewidencja środków trwałych powinna być prowadzona przez osoby wykonujące działalność gospodarczą, które rozliczają się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub są na ryczałcie.

Jak dokonać wpisu do ewidencji środków trwałych?

Ustawodawca nie przewidział dokładnego wzoru prowadzenia ewidencji środków trwałych. Taki dokument może być sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej. Niemniej, zgodnie z art. 22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinien zawierać następujące dane:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

W celu wprowadzenia danego dobra do środków trwałych firmy koniecznej jest określenie jego wartości początkowej. Jest to inaczej cena zakupu oraz koszty uzyskania, takie jak np. koszty transportu, koszty ubezpieczenia, opłaty skarbowe czy notarialne, a także inne wydatki bezpośrednio związane z zakupem. Warto pamiętać, że w celu obliczenia wartości początkowej należy używać cen netto (pomniejszonych o podatek VAT) kosztów uzyskania. Koszt samego zakupu natomiast należy liczyć w cenie brutto.

W przypadku samodzielnego wytworzenia środka trwałego jego wartość określa się na podstawie sumy wszystkich kosztów związanych z produkcją. Mowa tutaj o kosztach takich jak np. koszty składników wytwórczych, wynagrodzenie pracowników, opłaty za usługi zewnętrzne.

W sytuacji, gdy nie da się jednoznaczne określić wartości początkowej (np. gdy przedmiot dostaje się w spadku), ustawodawca przewidział możliwość wyceny danego środka, porównując go do innych podobnych dostępnych na rynku. W ostateczności istnieje również możliwość skorzystania z wyceny biegłego rzeczoznawcy, jednak koszta z tym związane ponosi przedsiębiorca.

Amortyzacja środków trwałych

?Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest konieczne, jeśli przedsiębiorca chce korzystać z możliwości ich amortyzowania. Amortyzacja środków trwałych polega na rozłożeniu zużycia danego środka w czasie na podstawie tzw. odpisów amortyzacyjnych. Takie działanie pozwala na obniżenie należnego podatku dochodowego. Istnieją trzy sposoby amortyzacji środków trwałych:

• amortyzacja metodą liniową – najpopularniejsza metoda amortyzacji. Zgodnie z nią środek trwały ulega równomiernemu zużyciu przez cały okres jego użytkowania. Występuje stała wysokość odpisów amortyzacyjnych. Stawki amortyzacyjne zostały określone w załączniku 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
  • w niektórych sytuacjach istnieje możliwość podwyższenia stawki amortyzacyjnej. Zwykle ma to miejsce w przypadku używanego sprzętu (takiego, który przed wprowadzeniem do firmy był użytkowany przez co najmniej 6 miesięcy). Przedsiębiorca musi odpowiednio wykazać, że dany środek faktycznie był wcześniej użytkowany, jeśli chce korzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej;
• amortyzacja metodą degresywną – zakłada, że wartość środka trwałego spada najszybciej w początkowych okresach jego użytkowania. Wówczas odpisy amortyzacyjne są najwyższe i stopniowo zmniejszają się wraz z upływem czasu;
• amortyzacja jednorazowa – dotyczy wybranych grup środków trwałych i pozwala na jednorazowe zamortyzowanie całego zużycia. Chcąc jednorazowo zamortyzować sprzęt, należy pamiętać, że musi on być fabrycznie nowy. Limit jednorazowej amortyzacji wynosi 100 000 zł.