4 sposoby na efektywność w pracy

Nadchodzący weekend, upalna pogoda za oknem lub coś mniej przyjemnego, jak kłopoty w domu – to wszystko rozprasza naszą uwagę. Trudno skupić się na obowiązkach, gdyż tylko wyczekujemy, kiedy nadejdzie upragniona godzina i wreszcie będzie można opuścić biuro. Zapewne zna to każdy z autopsji i dobrze wie, jak to oddziałuje na zaangażowanie w pracy. Zobacz, w jaki sposób możesz poprawić swoją efektywność.

Wielozadaniowość to mit

Powszechnie uważa się, że wykonywanie kilku czynności jednocześnie zwiększa efektywność i szybkość pracy. Pracownik umiejący jednocześnie obsługiwać klienta, pisać na komputerze, przygotowywać kawę dla kierownika i rozmawiać przez telefon byłby prawdziwym skarbem.

Byłby, gdyby to było możliwe. W rzeczywistości robiąc kilka rzeczy naraz, żadna z nich nie będzie dobrze wykonana, nawet jeśli czasowo wyjdzie nieco szybciej. Lepiej skupić się na jednym zadaniu, skończyć je i zabrać się za kolejne. Tylko wtedy, zarówno Ty, jak i Twój pracodawca zyskacie pewność dobrze zrobionej pracy. Badania przeprowadzone na uniwersytecie w Utah jasno udowadniają, że osoby koncentrujące się na jednym zadaniu są efektywniejsze od tych, którzy nie potrafią ustawić priorytetów.

Organizacja czasu wpływa na efektywność

Kolejnym ważnym punktem w celu podniesienia efektywności jest umiejętność dobrego zarządzania czasem. Odbierasz e-maile od klientów? Rób to w określonych godzinach np. przed rozpoczęciem pracy i na zakończenie, żeby nie rozpraszać się co chwilę nowymi wiadomościami. Wyłącz Facebooka, YouTube i inne rozpraszacze, które utrudnią Ci skupienie. Ważne są również regularne przerwy, nawet 5-minutowe, a zamiast papierosa lepiej zrobić kilka przysiadów i skłonów, by rozruszać mięśnie i dotlenić mózg. W organizacji czasu (nie tylko pracy, również w życiu codziennym) warto wykorzystywać regułę 2 minut, mówiącą o tym, że jeśli coś zajmuje poniżej 2 minut, trzeba to zrobić od razu i nie odkładać na później. Drobne czynności nie będą się w ten sposób kumulować, co przełoży się na lepszą efektywność.

Środowisko pracy jest istotne

A co z otoczeniem? Zgodnie z powiedzeniem „bałagan na biurku, bałagan w głowie” warto zadbać o to, by w miejscu pracy panował porządek, a ułożenie przedmiotów było zoptymalizowane. Często sięgasz po jakieś dokumenty? Przechowuj je w szafce obok biurka, a nie na drugiej stronie pomieszczenia.

Ważne jest także dbanie o naturalne światło, a więc w miarę możliwości, biurko powinno znajdować się pod oknem, by jak najdłużej być wystawionym na promienie słoneczne, zamiast męczyć oczy sztucznym światłem żarówki. A jeśli już jesteś skazany na takie warunki, postaraj się, aby promienie żarówki były zbliżone barwą do światła naturalnego.

Perfekcjonizm jest dobry, ale…

Chcesz jak najlepiej wykonać zadanie? Nie możesz ścierpieć, gdy coś nie pasuje do Twojej idealnej wizji? Pomyśl, co jest ważniejsze estetyka czy ogół pracy? Skupianie się na nieistotnych detalach tylko po to, by wszystko ładnie i idealnie wyglądało, sprawi, że nigdy nie skończysz. Zawsze coś będzie wymagało poprawy, dopieszczenia, edycji lub ustawienia. Często aż do przesady.