Prośby grafikowe – jak ułatwić sobie zbieranie dostępności?

Układanie grafików to jedno z tych zadań, które potrafią pochłonąć mnóstwo czasu i nerwów – szczególnie w zespołach pracujących zmianowo lub elastycznie. Ręczne zbieranie dostępności przez wiadomości, arkusze i notatki szybko prowadzi do chaosu i pomyłek. Sprawdź, co warto wiedzieć na temat próśb grafikowych.

Umowa zlecenia a prośby grafikowe

Zleceniobiorca nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, lecz osobą świadczącą usługi na podstawie art. 734–751 Kodeksu cywilnego. Z tego względu zleceniodawca nie może stosować wobec niego takich samych zasad podporządkowania jak w przypadku pracownika – nie występuje tu więc klasyczne podporządkowanie organizacyjne jak przy umowie o pracę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy), gdzie pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.

Dzięki temu zleceniobiorca ma większą swobodę w decydowaniu, kiedy i jak wykona powierzone mu zadania, o ile tylko wywiąże się z obowiązku. W związku z tym zleceniodawca nie może narzucić mu konkretnego grafiku, a jedynie zaproponować dostępne godziny, do których zleceniobiorca może się zgłosić, i dopiero na tej podstawie stworzyć harmonogram pracy.

Jeśli zleceniodawca bez konsultacji ze zleceniobiorcą narzuca konkretne godziny, miejsce i sposób wykonywania zadań, a osoba zatrudniona wykonuje je regularnie pod jego kierownictwem – może dojść do sytuacji, w której umowa zlecenia zostanie zakwestionowana. Zgodnie z art. 22 § 1¹ KP, jeżeli stosunek pracy wykazuje cechy typowe dla umowy o pracę, to niezależnie od nazwy umowy, uznaje się go za stosunek pracy. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub sporu sądowego, zleceniodawca może zostać zobowiązany do przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę, z pełnymi konsekwencjami finansowymi: koniecznością wypłaty zaległych składek ZUS, urlopów, dodatków za nadgodziny i innych świadczeń wynikających z Kodeksu pracy.

Z tego względu opieranie harmonogramu pracy na dobrowolnie zgłoszonej dostępności zleceniobiorców ma podwójną wartość. Po pierwsze, usprawnia organizację zmian i pozwala lepiej dopasować grafik do realnych możliwości zespołu. Po drugie potwierdza, że współpraca odbywa się na zasadach zgodnych z przepisami Kodeksu cywilnego, a nie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy taka dokumentacja może być ważnym argumentem przemawiającym za prawidłową kwalifikacją zawartej umowy.

Umowa o pracę a prośby grafikowe

W przypadku umowy o pracę pracodawca zobowiązany jest do organizowania pracy pracowników zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 KP stosunek pracy opiera się na wykonywaniu pracy określonego rodzaju, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, pod jego kierownictwem. W związku z tym to pracodawca decyduje o rozkładzie czasu pracy i ustala, kiedy pracownik ma świadczyć pracę. W wielu przypadkach oznacza to konieczność tworzenia harmonogramu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 3 KP grafik pracy powinien być ustalany na co najmniej 1 miesiąc i przekazywany pracownikowi nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego. Natomiast w sytuacji, gdy pracownicy wykonują pracę w stałych godzinach i dniach tygodnia, harmonogram nie jest wymagany – stały rozkład czasu pracy może być określony np. w umowie o pracę, regulaminie pracy lub obwieszczeniu. W takim przypadku pracodawca nie musi tworzyć odrębnych grafików miesięcznych, o ile nie dochodzi do żadnych zmian w ustalonym rozkładzie.

Choć pracodawca nie ma prawnego obowiązku konsultowania grafiku z pracownikiem, to coraz więcej firm decyduje się na zbieranie tzw. próśb grafikowych. Powody są proste: uwzględnienie dyspozycyjności pracowników zwiększa ich satysfakcję i zaangażowanie, zmniejsza liczbę nieobecności i rotację, a jednocześnie ułatwia ułożenie bardziej realistycznego i efektywnego grafiku. Zbieranie próśb grafikowych nie ogranicza uprawnień pracodawcy – nadal to on podejmuje ostateczną decyzję o kształcie harmonogramu – ale pozwala lepiej dopasować potrzeby organizacyjne do możliwości zespołu.

Prośby grafikowe pracowników – jak usprawnić ich zbieranie?

Choć zbieranie próśb grafikowych pracowników ma wiele zalet, układanie grafiku pracy zgodnie z dyspozycyjnością pracowników potrafi być czasochłonne. Im większy zespół, tym większe ryzyko chaosu – nieaktualne pliki, zmiany wysyłane SMS-em, ciągłe pytania o zmiany i dostępność. Z kolei zmiana grafiku w ostatniej chwili, brak informacji zwrotnej od pracowników czy nieuwzględnione ograniczenia mogą prowadzić do dezorganizacji pracy, niezadowolenia zespołu, a nawet błędów prawnych. Jednak dobrze zorganizowany system zbierania dostępności może zaoszczędzić wiele godzin pracy i ograniczyć liczbę nieporozumień.

Aby usprawnić ten proces, warto zastosować kilka zasad:

• wyznacz konkretny termin na zgłaszanie dostępności, aby uniknąć zmian w ostatniej chwili,
• ustal jednolitą formę komunikacji – najlepiej jedną platformę, na której wszyscy pracownicy mogą zgłaszać swoje prośby grafikowe,
• wprowadź przejrzyste zasady dotyczące priorytetów – np. kto ma pierwszeństwo przy zmianach, czy dostępność jest wiążąca, i w jakich sytuacjach można ją zmieniać,
• korzystaj z narzędzi, które porządkują dane i dają wgląd w całość dostępności w czasie rzeczywistym.

Najlepsze efekty osiąga się, gdy zamiast ręcznego zbierania próśb wprowadzi się system zautomatyzowany, zintegrowany z planowaniem grafiku – taki jak Kadromierz.

Efektywny harmonogram pracy z Kadromierzem

Dzięki Kadromierzowi układanie grafiku pracy na podstawie próśb grafikowych staje się szybkie i zgodne z przepisami. System automatycznie zbiera zgłoszenia dostępności od pracowników i prezentuje je w przejrzystej formie, dostępnej dla menedżera w czasie rzeczywistym.

Podczas układania harmonogramu Kadromierz aktywnie wspiera planowanie, informując o:

• nieobsadzonych zmianach,
• potencjalnych kolizjach między zmianami a zgłoszoną dostępnością,
• przekroczeniach norm czasu pracy,
• naruszeniach odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Dzięki temu menedżerowie mogą tworzyć grafiki, które realnie odpowiadają na potrzeby pracowników i wymagania biznesu, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów formalnych. Sporządzony grafik pracy można opublikować jednym kliknięciem, a pracownicy otrzymają powiadomienie w aplikacji lub na e-mail – bez konieczności wysyłania osobnych wiadomości czy aktualizowania arkuszy.

Przetestuj Kadromierz i zobacz, jak szybko i wygodnie możesz uwzględniać prośby grafikowe pracowników w Twojej firmie.