Przegląd kasy fiskalnej – co musisz o nim wiedzieć?

Prowadzenie działalności gospodarczej, w której stosuje się kasy fiskalne, wymaga przestrzegania określonych obowiązków. Jednym z nich jest regularny przegląd techniczny kasy fiskalnej. Niewywiązywanie się z tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Oto najważniejsze informacje, które powinieneś znać na ten temat.

Czym jest przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd kasy fiskalnej to regularna kontrola techniczna urządzenia przeprowadzana przez uprawniony serwis. Jej celem jest sprawdzenie, czy kasa działa poprawnie, rejestruje sprzedaż w sposób prawidłowy oraz czy spełnia wymogi określone w przepisach. W ramach przeglądu sprawdzane są m.in.:

• stan pamięci fiskalnej,
• poprawność działania wyświetlacza i klawiatury,
• czytelność wydruków,
• stan obudowy urządzenia.

Regularny przegląd kasy fiskalnej jest konieczny, aby zapobiegać awariom, które mogłyby zakłócić codzienną pracę przedsiębiorstwa. Poprawne działanie kasy fiskalnej jest również istotne ze względu na generowanie raportu fiskalnego miesięcznego, który stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT.

Czy przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy?

Tak, przegląd techniczny kasy fiskalnej jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy, który korzysta z tego typu urządzenia. Obowiązek przeglądu kasy fiskalnej nakłada na przedsiębiorców ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111 ust. 4 podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą kas fiskalnych muszą poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przegląd powinien być przeprowadzany co najmniej raz na dwa lata. Terminy te liczy się od daty ostatniego przeglądu lub od daty fiskalizacji kasy. Co więcej, przedsiębiorca musi dokonać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy i skierować ją do przeglądu. Warto pamiętać, że obowiązek serwisu dotyczy wszystkich rodzajów kas fiskalnych – zarówno tradycyjnych, jak i online. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji, które omówimy poniżej.

Czy przegląd kasy fiskalnej jest konieczny w trakcie zawieszenia działalności?

Przegląd kasy fiskalnej nie jest konieczny w trakcie zawieszenia działalności, o czym stanowi § 54 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Natomiast przedsiębiorca nie może prowadzić w tym czasie sprzedaży i nie tworzy raportu kasowego. Po wznowieniu działalności gospodarczej należy przeprowadzić obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Kto wykonuje przegląd kasy fiskalnej?

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy dokonuje właściwy serwis, który posiada odpowiedni zakres wiedzy i stosowne uprawnienia.

Według § 2 ust. 22 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących podmiotem prowadzącym przegląd może być:

1. producent krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis,
2. podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis,
3. podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy.

Ponadto podmiot dokonujący sprzedaży kasy rejestrującej jest obowiązany przekazać aktualny wykaz uprawnionych podmiotów, które prowadzą serwis, wraz z adresami punktów, w których są wykonywane usługi serwisowe dla danego typu kasy.

Wymiana modułu fiskalnego a przegląd kasy fiskalnej

Moduł fiskalny kasy lub pamięć fiskalna (w przypadku kasy fiskalnej online) są odpowiedziane za przechowywanie informacji o wszystkich dokonanych transakcjach. Mają jednak ograniczoną pojemność. W sytuacji, gdy pamięć urządzenia się zapełni, przedsiębiorca nie ma możliwości wystawiania kolejnych paragonów fiskalnych, przez co nie może rejestrować sprzedaży.

W takim wypadku należy wymienić moduł fiskalny lub pamięć fiskalną. Wtedy obowiązkowy przegląd techniczny kasy należy wykonać maksymalnie do dwóch lat od dnia wymiany, ponieważ ponowna fiskalizacja kasy po wymianie przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego.

Jak przebiega obowiązkowy przegląd techniczny kasy?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej powinien obejmować sprawdzenie:

• stanu i liczby plomb kasy,
• stanu obudowy kasy,
• czytelności wydruku kasy,
• programu pracy kasy, programu do odczytu pamięci, programu archiwizującego (w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii),
• poprawności działania kasy w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych,
• efektywności działania wyświetlacza,
• stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy,
• poprawności ustawień zegara kasy.

Przy zakończeniu przeglądu technicznego kasy do obowiązków serwisu należy:

• dokonanie wpisu do książki kasy jego wyniku,
• zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej (w przypadku kas online),
• dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych,
• załączenie kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, łącznie z wydrukiem raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Przegląd kasy fiskalnej po terminie

Jeśli przedsiębiorca nie przeprowadzi przeglądu kasy fiskalnej w wymaganym terminie, naraża się na naruszenie przepisów. Przegląd po terminie nie unieważnia obowiązku jego przeprowadzenia – należy to zrobić jak najszybciej, aby zminimalizować potencjalne skutki prawne i finansowe.

Według art. 145a ust. 13 ustawy o VAT podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących z elektronicznym i papierowym zapisem kopii są zobowiązane składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykazy obowiązkowych przeglądów technicznych tych kas w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Należy zatem z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować przegląd kasy fiskalnej. Warto zadbać o przestrzeganie terminów przeglądów, korzystając z przypomnień oferowanych przez serwisy kas fiskalnych. Takie rozwiązanie pomaga uniknąć przegapienia terminu kolejnego przeglądu.

Kara za brak przeglądu kasy fiskalnej

Niedopełnienie obowiązku przeglądu kasy fiskalnej może skutkować karami finansowymi. Jedną z kar, które mogą zostać nałożone w takiej sytuacji, jest zwrot ulgi, która przysługuje podatnikom przy zakupie kas fiskalnych. Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu kwot uzyskanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Obowiązek zwrotu następuje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Ponadto z powodu braku przeglądu kasy fiskalnej, przedsiębiorca może zostać poddany karze finansowej. Zgodnie z art. 145 ust. 6 ustawy o VAT za brak poddania kasy fiskalnej obowiązkowemu przeglądowi technicznemu urząd skarbowy może nałożyć karę pieniężną w wysokości 300 zł. Kara ta musi zostać uregulowana przez przedsiębiorcę w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji o jej nałożeniu bez dodatkowego wezwania.

W skrajnych przypadkach brak przeglądu może zostać uznany za umyślne działanie mające na celu unikanie obowiązków podatkowych, co może prowadzić do dodatkowej kontroli skarbowej i ewentualnych poważniejszych konsekwencji.

Podsumowanie

Regularny przegląd kasy fiskalnej to nie tylko obowiązek prawny, ale również inwestycja w sprawne funkcjonowanie działalności. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o terminach przeglądów, a także korzystać z usług wykwalifikowanych serwisów. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do kar finansowych i problemów z urzędami skarbowymi, dlatego warto traktować go z należytą uwagą. Zapewnienie zgodności z przepisami to nie tylko kwestia formalności, ale także budowania wizerunku rzetelnego przedsiębiorcy.