Ewidencja czasu wykonywania zlecenia – omówienie + wzór

Ewidencjonowanie czasu pracy na umowie zlecenie budzi wiele wątpliwości wśród zleceniodawców. To dlatego, że w Kodeksie cywilnym nie znajdziemy żadnej informacji na ten temat. Przepisy dotyczące ewidencji godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usługi przedstawione zostały bowiem w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu.  W tym artykule wyjaśniamy zatem, czy ewidencja czasu pracy umowy zlecenie jest obowiązkowa w świetle przepisów i w jaki sposób powinna być prowadzona.

Czy ewidencjonowanie czasu pracy na umowie zlecenie jest obowiązkowe?

Jeszcze do niedawna ewidencja godzin wykonywania zlecenia nie była obowiązkowa. Jednak wraz z wprowadzeniem w 2017 roku minimalnej stawki godzinowej dla umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, w przepisach pojawiły się informacje o konieczności potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia.

Od tej pory w sytuacji kontroli zleceniodawca zobowiązany jest przedstawić dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, aby udowodnić przestrzeganie przepisów o minimalnej stawce godzinowej. To z kolei możliwe jest między innymi dzięki dokładnie prowadzonej ewidencji czasu pracy.

Ile wynosi minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia lub świadczenia usług?

Przed rozpoczęciem zlecenia obie strony powinny zawrzeć umowę i uwzględnić w niej wynagrodzenie wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej. Jej wysokość jest ustalana corocznie. Od lipca 2024 roku świadczącemu usługi przysługuje wynagrodzenie minimalne w wysokości 28,10 zł brutto za godzinę pracy, a w 2025 stawka ta wzrosła do 30,50 zł brutto za godzinę.

Jak ewidencjonować czas pracy zleceniobiorcy?

Według art. 8b ust. 1 Ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę strony umowy zlecenia lub świadczenia usług powinny określić w umowie, w jaki sposób będzie odbywać się potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Możliwości oczywiście jest wiele. Najpopularniejsze formy to papierowa lista obecności oraz elektroniczna rejestracja czasu pracy.

Jeśli jednak takie zapisy nie znajdą się w umowie, wówczas to zleceniobiorca zobowiązany jest przedstawić zleceniodawcy informacje o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. W praktyce może to być zarówno krótkie oświadczenie, jak i zestawienie godzin pracy, a forma dowolna – pisemna lub elektroniczna.

Przechowywanie ewidencji czasu wykonywania zlecenia

Zgodnie z art. 8c wcześniej wspomnianej ustawy przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywać przez 3 lata:

• dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług,
• dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Co istotne, wspomniane 3 lata liczone są od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy na umowie zlecenie

Przepisy prawne nie określają kary za brak ewidencji godzin wykonywania zlecenia. Natomiast ustawa o minimalnym wynagrodzeniu określa karę za brak wypłacania minimalnej stawki godzinowej. Wynosi ona od 1000 zł do 30 000 zł.

W związku z tym, aby zleceniodawca prawidłowo wypłacał wynagrodzenie zleceniobiorcy, powinien prowadzić rejestr przepracowanych godzin. 

Czy zawsze konieczne jest prowadzenie ewidencji godzin pracy zleceniobiorców?

Zgodnie z art. 8b ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, przepisów dotyczących ewidencjonowania godzin pracy zleceniobiorcy nie stosuję się w przypadku skierowania takich osób do wykonania zlecenia lub świadczenia usług na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Wówczas to po stronie pracodawcy użytkownika, a nie agencji pracy tymczasowej, leży odpowiedzialność prowadzenia ewidencji godzin pracy zleceniobiorców.

Oprócz tego istnieje pewna grupa osób wykonujących zlecenie lub świadczących usługi, których przepisy o minimalnej stawce godzinowej nie obowiązują. Są to:

• osoby, które otrzymują wynagrodzenie prowizyjne (tzn. uzależnione od wyników) i same decydują o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług,
• osoby, które sprawują opiekę całodobową nad osobami lub grupą osób nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba, np. opiekunowie wycieczek.

Dokładne informacje zostały przedstawione w art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu.

Ewidencja czasu pracy umowa zlecenie – wzór

Jeśli chcesz prowadzić rejestr godzin realizacji zlecenia, możesz skorzystać z poniższego wzoru.

Ewidencja czasu wykonywania zlecenia.docx Ewidencja czasu wykonywania zlecenia.pdf

Ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy w Kadromierzu

W przypadku umowy zlecenia lub o świadczenie usług zdecydowanie korzystniejsze staje się korzystanie z programów do rejestrowania i ewidencji czasu pracy. Takim programem jest Kadromierz, dzięki któremu nie tylko zarejestrujesz każdą godzinę wykonania zlecenia, ale również wygenerujesz gotowy raport o liczbie przepracowanych godzin. Następnie możesz go wydrukować lub przesłać do programów kadrowo-płacowych.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy dostępna dzięki korzystaniu z aplikacji Kadromierz to szczególnie wygodny i bezpieczny sposób potwierdzania liczby godzin zarówno dla zleceniodawcy, jak i pracownika świadczącego usługi na podstawie umowy zlecenia lub świadczenia usług.

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Łukasz Dej

Wypróbuj Kadromierza 14 dni za darmo, aby sprawdzić, jakie korzyści niesie za sobą elektroniczna ewidencja czasu pracy.