Rozkład czasu pracy – co należy o nim wiedzieć?

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Wyjątkowo, w każdym systemie czasu pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy. Kodeks pracy, wprowadzając pojęcia systemu i rozkładu czasu pracy, dopuszcza możliwość bardziej elastycznego czasu wykonania powierzonych zadań przez pracowników. Sprawdź, co warto wiedzieć o rozkładzie czasu pracy pracownika, a także jaki wpływ ma na niego system czasu pracy przyjęty w Twojej firmie.

Co to jest rozkład czasu pracy?

Rozkład czasu pracy to harmonogram określający, w jakich dniach i godzinach pracownik ma świadczyć pracę w danym okresie rozliczeniowym. Obejmuje on dni pracy, dni wolne od pracy, a także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Warto pamiętać także, że musi być on zgodny z systemem czasu pracy obowiązującym w danej firmie.

Termin rozkład czasu pracy funkcjonuje w dwóch znaczeniach. Po pierwsze, jako ogólny model organizacji czasu pracy w zakładzie pracy, co jest regulowane przez art. 150 Kodeksu pracy. Po drugie, jako indywidualny grafik pracy dla konkretnego pracownika, który określa jego godziny pracy w danym okresie rozliczeniowym.

System i rozkład czasu pracy – jakie są różnice?

Skoro już wiemy, czym jest rozkład czasu pracy, warto przyjrzeć się pojęciu systemu czasu pracy. Te dwa terminy, choć często stosowane razem w kontekście organizacji pracy, mają różne znaczenia. System czasu pracy odnosi się do ogólnych zasad, według których organizowana jest praca w zakładzie. Obejmuje on różne modele pracy, które mogą być stosowane w zależności od specyfiki firmy i rodzaju wykonywanych zadań. Wśród systemów czasu pracy wyróżniamy:

• podstawowy system czasu pracy (art. 129 KP),
• równoważny system czasu pracy (art. 135-137 KP),
• system pracy w ruchu ciągłym (art. 138 KP),
• systemu przerywanego czasu pracy (art. 139 KP),
• zadaniowy system czasu pracy (art. 140 KP),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP),
• system pracy weekendowej (art. 144 KP).

Stosowany system czasu pracy reguluje ogólne ramy, takie jak maksymalna liczba godzin pracy, minimalne przerwy, a także długość okresu rozliczeniowego. Na przykład w systemie równoważnym możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu do 12 – a w wyjątkowych sytuacjach 16 czy nawet 24 – godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Z kolei w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie pracy weekendowej, wykonywanie pracy możliwe będzie jedynie w piątki, soboty, niedziele i święta, a dobowy wymiar czasu pracy ulegnie przedłużeniu do maksymalnie 12 godzin.

Jak ustalić rozkład czasu pracy?

Zgodnie z art. 150 Kodeksu systemy i rozkłady czasu pracy można ustalić w jednym z dokumentów wewnątrzzakładowych, czyli w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

Wyjątkiem jest system przerywanego czasu pracy, który wprowadza się:

• w układzie zbiorowym pracy,
• w porozumieniu z zakładową organizacją związkową bądź przedstawicielami pracowników (jeśli w danym zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa),
• w umowie o pracę (u pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa).

Zapisy w układzie zbiorowym, regulaminie pracy czy też obwieszczeniu mogą przewidywać stałe rozkłady pracy albo wyznaczać ramy czasowe, w których pracodawca ma swobodę tworzenia grafików pracy. Na przykład mogą one określać, że czas pracy pracowników sklepu może być zaplanowany od poniedziałku do soboty (z uwzględnieniem stosownych odpoczynków) w przedziale godzinowym od 6:00 do 21:00.

Co ważne, w sytuacji, gdy w danym miesiącu – z powodu specyfiki rozkładu czasu pracy w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego – pracownik nie jest zobowiązany do świadczenia pracy, przysługuje mu wynagrodzenie. Jego wysokość nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, wynagrodzenie to ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Kiedy nie trzeba sporządzać rozkładu czasu pracy pracownika?

Zgodnie z art. 129 §4 pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy pracownika (grafiku pracy), jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia lub umowy o pracę (np. w firmie został wprowadzony stały rozkład czasu pracy),
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, biorąc pod uwagę normy czasu pracy (wówczas rozkład czasu pracy ustala pracownik),
• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140^1 KP,
• na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy.

Jak poinformować pracownika o rozkładzie czasu pracy?

Pracodawca, który jest zobowiązany do sporządzania grafików pracy, powinien przekazać rozkład czasu pracy pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem. Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy, harmonogram ten musi zostać dostarczony pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Grafik pracy powinien obejmować przynajmniej jeden miesiąc. Może być sporządzony zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej, w zależności od praktyk przyjętych w danym zakładzie pracy.

Elektroniczny rozkład czasu pracy – czy warto?

Elektroniczny rozkład czasu pracy przynosi wiele korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Przede wszystkim umożliwia łatwe i szybkie zarządzanie harmonogramami, eliminuje konieczność ręcznego tworzenia grafików, dzięki czemu oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Systemy takie jak Kadromierz automatyzują procesy planowania i monitorowania czasu pracy. Pracownicy mają stały dostęp do swoich grafików pracy online z poziomu aplikacji, a w przypadku zmian w harmonogramie automatycznie otrzymują powiadomienia, co daje pracodawcy pewność, że zatrudniony został skutecznie poinformowany, a ryzyko nieporozumień lub pominięcia informacji zostało zminimalizowane.